PAGE規(guī)范辦文制度一、總則（一）目的為加強公司/組織的規(guī)范化管理，提高辦文效率和質(zhì)量，確保文件處理工作的準確性、及時性和嚴肅性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，特制定本規(guī)范辦文制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間及與外部單位往來文件的辦理，包括但不限于公文、函件、報告、通知、請示、批復(fù)等各類文件。（三）基本原則1.合法性原則：辦文工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。2.準確性原則：文件表述應(yīng)準確清晰，避免歧義，數(shù)據(jù)準確無誤，引用法律法規(guī)及政策依據(jù)準確。3.及時性原則：及時處理文件，提高工作效率，確保文件不積壓、不延誤，緊急文件應(yīng)特事特辦。4.規(guī)范性原則：文件格式、排版、編號、簽署等應(yīng)符合規(guī)定要求，保持文件的一致性和規(guī)范性。5.保密性原則：嚴格遵守公司/組織的保密制度，對涉及機密、敏感信息的文件妥善保管，防止泄露。二、文件種類及定義（一）公文1.定義：公司/組織在行政管理活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。2.種類：主要包括決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀要等。（二）函件1.定義：公司/組織與外部單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項時使用的文書。2.種類：分為商洽函、詢問函、答復(fù)函、請求批準函、審批函等。（三）報告1.定義：向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問時使用的文書。2.種類：包括工作報告、情況報告、建議報告等。（四）通知1.定義：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。2.種類：有發(fā)布性通知、指示性通知、知照性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知等。（五）請示1.定義：向上級機關(guān)請求指示、批準時使用的文書。2.種類：根據(jù)請示內(nèi)容分為請求指示的請示、請求批準的請示等。（六）批復(fù)1.定義：答復(fù)下級機關(guān)請示事項時使用的文書。2.種類：針對不同請示內(nèi)容進行批復(fù)。三、文件格式（一）頁面設(shè)置1.紙張：一般采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54cm，左、右頁邊距為3.17cm。（二）字體字號1.標題：一般用二號宋體字，可根據(jù)文件內(nèi)容適當調(diào)整字號，但應(yīng)保持整體協(xié)調(diào)。2.正文：一般用三號仿宋體字。3.一級標題：用三號黑體字，序號用“一、”。4.二級標題：用三號楷體字，序號用“（一）”。5.三級標題：用三號仿宋體字加粗，序號用“1.”。6.四級標題：用三號仿宋體字，序號用“（1）”。（三）排版格式1.段落：每段首行縮進2個字符，行距一般為固定值28磅，可根據(jù)內(nèi)容適當調(diào)整。2.頁碼：一般位于頁面底部居中，格式為“第X頁共X頁”。（四）編號1.公文編號：按照公司/組織規(guī)定的編號規(guī)則進行編號，一般包括年份、發(fā)文順序號，如“[公司簡稱]〔XXXX〕XX號”。2.其他文件編號：根據(jù)文件性質(zhì)和管理需要自行設(shè)定編號規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。（五）簽署1.發(fā)文機關(guān)署名：一般用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文右下方。2.成文日期：用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），位于發(fā)文機關(guān)署名下一行，右空四字編排。3.印章：公文加蓋印章應(yīng)上不壓正文，下壓成文日期，騎年蓋月。聯(lián)合行文時，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。四、文件辦理流程（一）收文1.簽收登記公司/組織收發(fā)部門收到外部文件后，應(yīng)及時進行簽收，核對文件數(shù)量、份數(shù)、封裝等情況，并詳細登記文件的來源、文號、標題、密級、份數(shù)、日期等信息。對重要文件或緊急文件應(yīng)在收文登記簿上注明“加急”或“特急”字樣，并立即送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門閱辦。2.分發(fā)傳閱根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)分工，及時將文件分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門閱知。對于需要多個部門或人員傳閱的文件，應(yīng)按照規(guī)定的傳閱順序進行傳遞，確保文件傳閱的及時性和準確性。傳閱過程中應(yīng)做好登記，記錄傳閱人員姓名、時間等信息。3.擬辦承辦部門收到文件后，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和要求，提出初步辦理意見，填寫擬辦單，注明擬辦人、擬辦時間、擬辦意見等。擬辦意見應(yīng)明確具體，具有可操作性，能夠為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。對于涉及多個部門的文件，承辦部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同研究提出擬辦意見。4.批辦領(lǐng)導(dǎo)收到擬辦單后，應(yīng)認真閱讀文件，根據(jù)文件內(nèi)容和實際情況，做出明確的批示意見，如“同意”“不同意”“請[部門名稱]辦理”“請[部門名稱]會同[部門名稱]研究辦理”等，并簽署姓名和日期。對于重要文件或涉及重大事項的文件，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)人員進行專題研究，做出準確的批辦意見。5.承辦承辦部門按照領(lǐng)導(dǎo)批辦意見，認真組織實施文件辦理工作。承辦人員應(yīng)嚴格按照規(guī)定的時間、質(zhì)量要求完成任務(wù)，并及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理進展情況。對于需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)起草回復(fù)文稿，經(jīng)審核后報領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)?；貜?fù)文稿應(yīng)針對來文內(nèi)容進行準確答復(fù)，做到有理有據(jù)，語言規(guī)范。6.催辦為確保文件辦理工作按時完成，公司/組織應(yīng)建立催辦制度。催辦人員定期對文件辦理情況進行檢查和督促，及時了解承辦部門工作進展情況，對延誤辦理的部門和人員進行提醒和催辦。催辦過程中應(yīng)做好記錄，對多次催辦仍未辦理的文件，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取相應(yīng)措施加以解決。7.辦結(jié)歸檔文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將辦理結(jié)果反饋給相關(guān)部門和人員，并將文件及相關(guān)資料進行整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整，符合檔案管理要求，便于查閱和利用。公司/組織檔案管理部門應(yīng)定期對歸檔文件進行檢查和整理，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）發(fā)文1.擬稿公司/組織內(nèi)部各部門根據(jù)工作需要，確定發(fā)文內(nèi)容和主題后，由承辦人員負責(zé)起草文稿。擬稿應(yīng)做到內(nèi)容準確、條理清晰、語言規(guī)范、格式符合要求。擬稿過程中應(yīng)認真收集和整理相關(guān)資料，確保文件依據(jù)充分、數(shù)據(jù)準確。涉及多個部門的文件，主辦部門應(yīng)主動與相關(guān)部門協(xié)商溝通，共同研究起草文稿。2.審核文稿起草完成后，應(yīng)提交本部門負責(zé)人進行審核。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否與公司/組織整體工作部署相銜接，表述是否準確清晰，格式是否規(guī)范等。部門負責(zé)人審核通過后，將文稿送公司/組織綜合管理部門或相關(guān)審核機構(gòu)進行審核。審核機構(gòu)應(yīng)從文件的合法性、準確性、規(guī)范性、完整性等方面進行全面審核，提出審核意見。3.簽發(fā)根據(jù)審核意見，對文稿進行修改完善后，提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認真審閱文稿，對文件內(nèi)容和質(zhì)量負責(zé)，簽署明確的簽發(fā)意見。重要文件或涉及重大事項的文件，應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)集體研究討論后簽發(fā)。簽發(fā)后的文稿不得擅自修改，確需修改的，應(yīng)重新履行審核簽發(fā)程序。4.編號排版綜合管理部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿，按照公司/組織規(guī)定的編號規(guī)則進行編號，并對文件進行排版。排版應(yīng)嚴格按照文件格式要求進行，確保文件格式規(guī)范統(tǒng)一。5.校對印制文件排版完成后，應(yīng)進行校對。校對人員應(yīng)認真核對文稿內(nèi)容，確保排版準確無誤，避免出現(xiàn)錯別字、漏字、排版錯誤等問題。校對無誤后，按照規(guī)定的份數(shù)進行印制。印制過程中應(yīng)保證文件質(zhì)量，字跡清晰、頁面整潔、裝訂牢固。6.用印分發(fā)文件印制完成后，加蓋公司/組織印章。用印應(yīng)嚴格按照規(guī)定程序進行，確保印章使用的嚴肅性和規(guī)范性。綜合管理部門將加蓋印章的文件按照規(guī)定的分發(fā)范圍進行分發(fā)，并做好登記記錄。分發(fā)文件時應(yīng)確保文件準確無誤地送達收件人手中。五、文件管理（一）文件保管1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保文件的安全保管。2.對不同種類、不同密級的文件應(yīng)進行分類存放，便于查找和管理。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行整理和盤點，確保檔案的完整性和準確性。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的人員，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱文件的名稱、文號、借閱時間、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請表進行審核，對符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并將文件提供給借閱人員。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還文件，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或延長借閱時間。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱文件不得涂改、損壞、丟失，對涉及機密、敏感信息的文件應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。（三）文件銷毀1.對于已失去保存價值的文件，檔案管理部門應(yīng)定期進行清理和銷毀。銷毀文件應(yīng)填寫銷毀申請表，注明文件名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀操作。2.文件銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，在銷毀申請表上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)建立文件辦理工作監(jiān)督檢查機制，定期對各部門文件辦理情況進行檢查。檢查內(nèi)容包括文件辦理流程是否規(guī)范、辦理質(zhì)量是否符合要求、文件管理是否到位等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進行。檢查人員應(yīng)認真填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將文件辦理工作納入公司/組織績效考核