PAGE行政文件管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司行政文件管理，確保文件的有效傳達、執(zhí)行與保存，提高工作效率，規(guī)范工作流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各層級員工在行政文件的起草、審批、發(fā)布、執(zhí)行、歸檔、保管等環(huán)節(jié)的管理活動。（三）基本原則1.合法性原則：行政文件的制定與管理應符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準的要求，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。2.準確性原則：文件內(nèi)容應準確無誤，表述清晰，避免模糊、歧義或矛盾之處，以保證文件的有效執(zhí)行。3.時效性原則：及時傳達行政文件，確保員工能夠及時了解公司政策、工作要求等信息，提高工作效率。對于時效性較強的文件，應嚴格按照規(guī)定時間執(zhí)行。4.保密性原則：涉及公司機密、商業(yè)秘密等敏感信息的行政文件，應嚴格遵守保密規(guī)定，采取相應的保密措施，防止信息泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.公司制度類：包括公司章程、各項規(guī)章制度、管理辦法等，用于規(guī)范公司內(nèi)部管理和員工行為準則。2.行政指令類：上級領(lǐng)導或行政部門下達的工作指示、任務安排、通知等，具有明確的工作要求和執(zhí)行期限。3.會議紀要類：記錄公司各類會議討論的主要內(nèi)容、決議事項及工作安排，是會議精神傳達和落實的重要依據(jù)。4.報告請示類：下級部門向上級部門匯報工作進展、存在問題及解決方案，或請求上級部門給予指示、批準的文件。5.函件類：公司與外部單位、合作伙伴等之間往來的信函，用于溝通協(xié)調(diào)工作、商洽業(yè)務等。（二）文件編號1.編號規(guī)則公司制度類文件編號格式為：公司簡稱+“ZD”+年份+序號，如“XX公司ZD202301”，表示XX公司2023年第1號制度文件。行政指令類文件編號格式為：公司簡稱+“XZ”+年份+序號，如“XX公司XZ202302”，表示XX公司2023年第2號行政指令文件。會議紀要類文件編號格式為：公司簡稱+“JY”+年份+序號，如“XX公司JY202303”，表示XX公司2023年第3號會議紀要文件。報告請示類文件編號格式為：公司簡稱+“BG”+年份+序號，如“XX公司BG202304”，表示XX公司2023年第4號報告請示文件。函件類文件編號格式為：公司簡稱+“HJ”+年份+序號，如“XX公司HJ202305”，表示XX公司2023年第5號函件文件。2.編號管理文件編號由行政部門統(tǒng)一負責編制和管理，確保編號的唯一性和連續(xù)性。編號應在文件起草階段確定，并標注在文件首頁的右上角。三、文件起草與審批（一）起草要求1.內(nèi)容要求起草文件應明確文件主題、目的、適用范圍、具體內(nèi)容及執(zhí)行要求等，確保文件內(nèi)容完整、邏輯清晰。涉及業(yè)務流程、工作標準等內(nèi)容的文件，應詳細描述操作步驟、責任分工、時間節(jié)點等，以便員工準確理解和執(zhí)行。文件內(nèi)容應結(jié)合公司實際情況，具有可操作性和指導性，避免過于理論化或空洞。2.格式要求文件標題應簡潔明了，準確概括文件核心內(nèi)容，一般不超過20個字。正文應采用宋體、小四號字，行距為1.5倍，段落首行縮進2個字符。文件應按照章節(jié)、條款進行合理劃分，層次清晰，便于閱讀和理解。（二）審批流程1.部門內(nèi)部審批文件起草完成后，起草人應提交所在部門負責人進行審核。部門負責人應對文件內(nèi)容的準確性、完整性、合規(guī)性及可操作性進行全面審查，并提出修改意見。如文件涉及多個部門的工作，起草人應組織相關(guān)部門進行會簽，確保各部門對文件內(nèi)容達成共識。2.公司級審批經(jīng)部門內(nèi)部審批通過的文件，由部門負責人提交至行政部門。行政部門對文件格式、編號等進行審核后，提交公司分管領(lǐng)導進行審批。對于涉及公司重大決策、重要制度等文件，需經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長審批后方可發(fā)布。（三）審批意見處理1.修改完善：審批人提出的修改意見，起草人應認真對待，及時對文件進行修改完善，并將修改后的文件再次提交審批，直至審批通過。2.說明解釋：如起草人對審批意見有不同看法，應與審批人進行溝通，詳細說明理由。如仍無法達成一致，可提交上一級領(lǐng)導進行裁決。四、文件發(fā)布與執(zhí)行（一）發(fā)布方式1.紙質(zhì)文件發(fā)布：對于需要全體員工知曉的重要文件，行政部門應及時印發(fā)紙質(zhì)文件，并發(fā)放至各部門、各層級員工手中。2.電子文件發(fā)布：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式發(fā)布行政文件，方便員工隨時查閱和下載。發(fā)布電子文件時，應確保文件格式清晰、內(nèi)容完整，并在標題中注明文件編號和發(fā)布日期。（二）傳達要求1.及時傳達：行政部門應在文件審批通過后及時進行發(fā)布和傳達，確保員工能夠第一時間了解文件內(nèi)容。對于緊急文件，應采取加急方式傳達，確保文件在規(guī)定時間內(nèi)傳達到位。2.全員覆蓋：行政文件應傳達至公司全體員工，確保每位員工都能知曉公司政策、工作要求等信息。傳達過程中，應明確文件的傳達范圍和傳達方式，避免出現(xiàn)漏傳或誤傳的情況。（三）執(zhí)行監(jiān)督1.明確責任：各部門負責人是本部門行政文件執(zhí)行的第一責任人，應組織本部門員工認真學習文件內(nèi)容，明確工作任務和責任分工，確保文件要求得到有效落實。2.定期檢查：行政部門應定期對各部門行政文件的執(zhí)行情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。檢查內(nèi)容包括文件傳達情況、工作任務完成情況、執(zhí)行效果評估等。3.考核評價：將行政文件執(zhí)行情況納入員工績效考核體系，對執(zhí)行不力的部門和個人進行相應的考核扣分，確保文件執(zhí)行的嚴肅性和有效性。五、文件歸檔與保管（一）歸檔范圍1.公司制度類文件、行政指令類文件、會議紀要類文件、報告請示類文件、函件類文件等各類行政文件。2.文件起草過程中形成的初稿、修改稿、審核意見等相關(guān)資料。3.文件執(zhí)行過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄、報表、總結(jié)等資料。（二）歸檔要求1.分類整理：按照文件分類標準，對行政文件進行分類整理，確保文件歸檔有序。同一類文件應按照時間順序排列，便于查找和查閱。2.編號標注：在每份文件首頁右上角標注文件編號，同時在文件封面或目錄中注明文件名稱、編號、日期、起草部門、審批人等信息，以便快速定位和識別文件。3.電子歸檔：除紙質(zhì)文件歸檔外，還應進行電子文件歸檔。電子文件應按照紙質(zhì)文件的分類方式進行存儲，并建立相應的索引目錄，方便電子查閱和檢索。（三）保管期限1.長期保管：公司制度類文件、重要行政指令類文件、涉及公司重大決策和歷史資料等文件，應長期保管，保管期限不少于10年。2.定期保管：一般行政指令類文件、會議紀要類文件、報告請示類文件、函件類文件等，保管期限為35年。保管期限屆滿后，經(jīng)行政部門審核，報公司領(lǐng)導批準后可進行銷毀。（四）保管責任1.專人負責：行政部門應指定專人負責行政文件的歸檔與保管工作，確保文件保管的安全性和完整性。2.保管環(huán)境：文件保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保文件不受損壞。同時，應定期對文件進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理文件保管過程中出現(xiàn)的問題。六、文件查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司員工因工作需要查閱行政文件的，可在行政部門指定地點進行查閱。查閱時，應填寫《文件查閱登記表》，注明查閱文件名稱、編號、查閱日期、查閱人等信息。2.外部查閱：因業(yè)務合作、審計、法律糾紛等原因，外部單位需要查閱公司行政文件的，應提前向公司行政部門提出書面申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后方可查閱。查閱過程中，應安排專人陪同，并對查閱范圍和查閱方式進行嚴格限制，確保公司文件信息安全。（二）借閱規(guī)定1.內(nèi)部借閱：公司員工因工作需要借閱行政文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過7個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部借閱：原則上不允許外部單位借閱公司行政文件。如因特殊情況確需借閱的，應按照外部查閱的審批流程辦理，并與公司簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務，確保公司文件信息安全。（三）歸還要求1.按時歸還：借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借文件，如因特殊原因無法按時歸還，應提前向行政部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.檢查驗收：文件歸還時，行政部門應認真檢查文件的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失或信息泄露等情況，應及時追究借閱人的責任。七、文件保密與銷毀（一）保密措施1.密級劃分：根據(jù)文件內(nèi)容涉及公司機密、商業(yè)秘密等敏感信息的程度，將行政文件劃分為絕密、機密、秘密三個密級。絕密級文件為最重要的保密文件，如公司核心技術(shù)資料、財務數(shù)據(jù)等；機密級文件為涉及公司重要業(yè)務信息、客戶資料等；秘密級文件為一般性敏感信息，如公司內(nèi)部工作安排、會議紀要等。2.標識管理：對涉及保密的行政文件，應在文件首頁左上角標注相應的密級標識，并按照密級要求采取不同的保密措施。3.人員管理：接觸保密文件的人員應經(jīng)過嚴格的保密審查和培訓，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。同時，應限制保密文件的傳閱范圍，確保文件信息不被泄露。（二）銷毀程序1.鑒定審批：對于保管期限屆滿或已失去保存價值的行政文件，行政部門應組織相關(guān)人員進行鑒定，提出銷毀意見。經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后，方可進行銷毀處理。2.銷毀方式：根據(jù)文件的性質(zhì)和數(shù)量