PAGE規(guī)范行政會議制度一、總則（一）目的為了提高公司行政會議的效率和質量，規(guī)范會議流程，確保會議決策的科學性、準確性和有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類行政會議，包括但不限于公司例會、專題會議、臨時會議等。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應圍繞公司的中心工作和實際問題展開，注重實效，避免形式主義。2.民主集中原則：充分發(fā)揚民主，廣泛聽取各方意見，在民主的基礎上進行集中決策。3.精簡節(jié)約原則：嚴格控制會議規(guī)模、時間和費用，提高會議效率，節(jié)約會議資源。二、會議分類及職責分工（一）公司例會1.定義：公司例會是公司定期召開的綜合性會議，旨在總結工作、部署任務、溝通信息、協(xié)調(diào)工作。2.參會人員：公司領導、各部門負責人及相關人員。3.會議周期：每周[X]召開一次，如遇特殊情況可臨時調(diào)整。4.會議組織：由行政部門負責組織，提前通知參會人員會議時間、地點、議題等。5.主要職責：總經(jīng)理：主持會議，對公司的重大事項進行決策和部署。各部門負責人：匯報本部門上周工作進展、存在問題及下周工作計劃；聽取其他部門的工作匯報，提出意見和建議；協(xié)調(diào)解決部門間的工作矛盾和問題。行政部門：負責會議記錄、整理會議紀要，并及時傳達給相關人員。（二）專題會議1.定義：專題會議是針對公司某一專項工作或特定問題召開的會議，旨在深入研究、討論和解決相關問題。2.參會人員：根據(jù)會議議題確定，一般包括公司領導、相關部門負責人及專業(yè)人員。3.會議周期：根據(jù)工作需要不定期召開。4.會議組織：由相關部門負責組織，提前向行政部門提交會議申請，經(jīng)批準后組織實施。5.主要職責：會議召集部門：負責確定會議議題、參會人員、會議時間和地點；準備會議資料，組織會議討論；形成會議紀要，并負責跟蹤會議決議的執(zhí)行情況。參會人員：認真準備發(fā)言材料，積極參與會議討論，提出建設性意見和建議；按照會議決議，認真落實相關工作任務。（三）臨時會議1.定義：臨時會議是因工作需要臨時召開的會議，旨在及時解決突發(fā)問題或緊急事項。2.參會人員：根據(jù)會議內(nèi)容確定，一般為相關部門負責人及工作人員。3.會議周期：根據(jù)實際情況隨時召開。4.會議組織：由相關部門或領導提出申請，經(jīng)批準后由行政部門負責組織。5.主要職責：會議發(fā)起部門或領導：說明會議的緊急事項或問題，提出會議要求和期望。參會人員：迅速響應會議召集，認真聽取會議內(nèi)容，積極配合解決問題。三、會議流程（一）會議籌備1.確定會議議題：公司例會的議題由各部門提前一周提交給行政部門，行政部門匯總后報總經(jīng)理審定。專題會議的議題由相關部門根據(jù)工作需要提出，經(jīng)分管領導同意后報總經(jīng)理批準。臨時會議的議題由相關部門或領導直接提出。2.通知參會人員：行政部門根據(jù)會議議題和參會人員名單，提前[X]天以書面或電子形式通知參會人員會議的時間、地點、議題等。對于重要會議，應提前提醒參會人員做好準備。3.準備會議資料：會議召集部門負責準備會議所需的資料，如匯報材料、文件、數(shù)據(jù)等。資料應確保準確、完整、清晰，并提前發(fā)放給參會人員，以便其提前了解會議內(nèi)容，做好發(fā)言準備。（二）會議召開1.簽到入場：參會人員應提前到達會議地點，在簽到處簽到入場。會議開始前，行政部門應檢查參會人員的簽到情況，并及時向主持人報告。2.主持人開場：主持人介紹會議的目的、議程安排、參會人員等基本情況，宣布會議開始。3.匯報與討論：按照會議議程，各部門負責人或相關人員依次進行工作匯報，匯報應簡潔明了、重點突出，客觀反映工作進展、存在問題及下一步工作計劃。參會人員圍繞匯報內(nèi)容進行討論，充分發(fā)表意見和建議，共同分析問題，尋求解決方案。討論過程中應注重溝通與協(xié)作，避免出現(xiàn)爭吵和推諉現(xiàn)象。4.決策與部署：對于會議討論的事項，主持人應根據(jù)討論情況進行總結和歸納，提出決策意見。決策應充分考慮公司的整體利益和長遠發(fā)展，確保決策的科學性和合理性。總經(jīng)理對會議決策進行最終審定和部署，明確責任部門和責任人，提出工作要求和時間節(jié)點。（三）會議記錄1.記錄人員：公司例會和專題會議由行政部門指定專人負責會議記錄，臨時會議根據(jù)需要確定記錄人員。2.記錄內(nèi)容：會議記錄應包括會議名稱、時間、地點、參會人員、會議議程、匯報內(nèi)容、討論要點、決策意見、工作部署等詳細信息。記錄應準確、完整、客觀，確保能夠真實反映會議的全過程。3.記錄要求：記錄人員應認真傾聽會議內(nèi)容，及時記錄，不得遺漏重要信息。記錄完成后，應及時整理會議紀要，經(jīng)主持人審核后發(fā)送給參會人員。（四）會議紀要1.紀要撰寫：會議紀要由行政部門根據(jù)會議記錄撰寫，應突出會議的重點內(nèi)容、決策意見和工作部署，語言簡潔、條理清晰。2.紀要審核：會議紀要初稿完成后，應提交給主持人審核，經(jīng)審核無誤后發(fā)送給參會人員。3.紀要發(fā)放：會議紀要應在會議結束后[X]個工作日內(nèi)發(fā)放給參會人員，并抄送相關領導和部門。（五）會議決議執(zhí)行與跟蹤1.責任落實：各部門應根據(jù)會議決議，明確本部門的工作任務和責任人，制定具體的工作計劃和措施，并認真組織實施。2.進度跟蹤：行政部門負責對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查，定期向總經(jīng)理匯報。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應及時協(xié)調(diào)解決，并向相關領導反饋。3.結果反饋：各部門應在規(guī)定的時間內(nèi)將會議決議的執(zhí)行結果反饋給行政部門，行政部門匯總后向總經(jīng)理匯報。對于未按時完成或執(zhí)行不力的部門，應進行督促和問責。四、會議紀律（一）參會人員應遵守會議時間，提前到達會議地點，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議，應提前向主持人請假。（二）參會人員應認真傾聽會議內(nèi)容，不得交頭接耳、玩手機、打瞌睡等，保持良好的會議秩序。（三）參會人員應積極參與會議討論，充分發(fā)表意見和建議，但不得打斷他人發(fā)言，不得進行人身攻擊和惡意詆毀。（四）會議期間應關閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，如有緊急情況需要接聽電話，應到會議室外接聽，避免影響會議進行。（五）參會人員應嚴格遵守會議保密制度，對于會議討論的機密事項和尚未公開的信息，不得泄露給無關人員。五、會議費用管理（一）會議費用預算1.會議召集部門應根據(jù)會議的規(guī)模、時間、地點等因素，提前編制會議費用預算，報行政部門審核。2.會議費用預算應包括場地租賃、餐飲、交通、資料印刷、設備租賃等各項費用，并確保預算合理、準確。（二）費用報銷1.會議結束后，參會人員應及時整理會議費用報銷憑證，并按照公司財務制度的規(guī)定進行報銷。2.報銷憑證應包括發(fā)票、收據(jù)、清單等，確保憑證真實、合法、有效。3.行政部門負責對會議費用報銷進行審核，審核通過后報財務部門審批