PAGE訪客管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司/組織的安全管理，規(guī)范訪客行為，保障公司/組織正常的工作秩序和人員、財產安全，特制定本訪客管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于所有進入公司/組織辦公區(qū)域、生產區(qū)域、倉庫等場所的外部訪客。（三）基本原則1.安全第一原則：確保訪客的來訪活動不會對公司/組織的安全造成威脅。2.規(guī)范有序原則：引導訪客按照規(guī)定的流程和要求進行來訪登記等操作。3.服務至上原則：在保障安全的前提下，為訪客提供必要的協(xié)助和服務。二、訪客準入管理（一）預約制度1.所有外部人員來訪前，必須提前與公司/組織內相關接待部門或人員進行預約。預約方式可采用電話、郵件、即時通訊工具等。2.預約內容應包括訪客姓名、單位、聯(lián)系方式、來訪目的、預計來訪時間、預計停留時長等信息。3.接待部門或人員在收到預約申請后，應及時審核，對于不符合來訪要求或可能影響公司/組織正常工作秩序的預約，應予以拒絕，并說明理由。（二）臨時訪客處理1.對于未提前預約而臨時來訪的人員，門衛(wèi)或前臺工作人員應首先詢問其來訪事由和被訪對象。2.若被訪對象同意接待，門衛(wèi)或前臺工作人員應要求訪客填寫《臨時訪客登記表》，詳細記錄訪客信息，并與被訪對象取得聯(lián)系確認后，方可發(fā)放臨時訪客證允許其進入。3.若被訪對象不同意接待，應禮貌地向訪客說明情況，并請其離開公司/組織區(qū)域。三、訪客登記管理（一）登記流程1.訪客到達公司/組織大門或指定入口時，應主動向門衛(wèi)或前臺工作人員出示有效身份證件（如身份證、駕駛證等）。2.門衛(wèi)或前臺工作人員應仔細核對訪客身份證件信息，并與預約信息（如有）進行比對。3.確認無誤后，引導訪客填寫《訪客登記表》，內容包括訪客姓名、性別、年齡、單位、聯(lián)系方式、來訪時間、來訪事由、被訪部門/人員、預計離開時間等。4.在訪客填寫登記表過程中，工作人員應進行必要的指導和協(xié)助，確保信息填寫完整、準確。5.工作人員在登記表上加蓋“訪客登記專用章”，并為訪客發(fā)放臨時訪客證。臨時訪客證應注明訪客姓名、單位、有效期、訪問區(qū)域等信息。（二）登記信息審核1.門衛(wèi)或前臺工作人員在完成訪客登記后，應對登記信息進行初步審核，檢查信息是否完整、準確，有無明顯邏輯錯誤。2.對于存在疑問的登記信息，應及時與訪客或被訪對象進行溝通核實，確保登記信息真實可靠。3.每日工作結束后，應將當天的訪客登記記錄進行整理歸檔，以備后續(xù)查詢和統(tǒng)計分析。四、訪客證管理（一）訪客證發(fā)放1.訪客證應在訪客完成登記手續(xù)后，由門衛(wèi)或前臺工作人員按照規(guī)定樣式和內容進行制作并發(fā)放。2.訪客證應佩戴在訪客胸前明顯位置，以便于識別和管理。3.對于多人一同來訪的情況，應根據(jù)實際人數(shù)發(fā)放相應數(shù)量的訪客證。（二）訪客證回收1.訪客離開公司/組織時，應將訪客證交還給門衛(wèi)或前臺工作人員。2.工作人員在回收訪客證后，應檢查證件是否完好無損，如有損壞應記錄相關情況。3.對于未按時歸還訪客證的訪客，應通過電話或其他方式聯(lián)系其本人，要求其盡快歸還。若無法聯(lián)系到訪客，應及時與被訪對象溝通，了解訪客去向。（三）訪客證使用規(guī)定1.訪客應妥善保管訪客證，不得轉借、冒用他人訪客證。2.訪客證僅限在規(guī)定的訪問區(qū)域內使用，不得擅自進入其他未經授權的區(qū)域。3.如訪客證丟失或損壞，應及時向門衛(wèi)或前臺工作人員報告，并按照規(guī)定補辦相關手續(xù)。五、訪客引導與陪同管理（一）引導服務1.門衛(wèi)或前臺工作人員應根據(jù)訪客的來訪事由和被訪對象，為訪客提供必要的引導服務，告知其前往被訪部門/人員的具體路線和位置。2.在引導過程中，工作人員應注意保持禮貌和耐心，解答訪客可能提出的問題。3.對于不熟悉公司/組織內部環(huán)境的訪客，可安排專人進行全程引導。（二）陪同要求1.被訪部門/人員在接到訪客到達通知后，應及時安排人員在約定地點迎接訪客，并全程陪同訪客在公司/組織內的活動。2.陪同人員應負責向訪客介紹公司/組織的基本情況、安全注意事項等，確保訪客了解相關信息。3.在訪客來訪期間，陪同人員應關注訪客的行為舉止，提醒訪客遵守公司/組織的各項規(guī)章制度，不得從事與來訪目的無關的活動。4.如訪客在來訪過程中提出不合理要求或出現(xiàn)違規(guī)行為，陪同人員應及時進行勸阻和制止，并向相關管理部門報告。六、訪客行為規(guī)范（一）遵守安全規(guī)定1.訪客進入公司/組織后，應嚴格遵守公司/組織制定的安全管理制度，不得在禁煙區(qū)域吸煙，不得攜帶易燃易爆、危險化學品等違禁物品進入公司/組織。2.訪客應注意觀察公司/組織內的安全警示標識，按照規(guī)定的通道和路線行走，不得擅自進入施工區(qū)域、設備運行區(qū)域等危險區(qū)域。3.在參觀生產區(qū)域或其他特殊區(qū)域時，訪客應聽從陪同人員的指揮，不得觸摸、操作公司/組織的設備和設施，以免發(fā)生安全事故。（二）保持環(huán)境衛(wèi)生1.訪客應愛護公司/組織內的環(huán)境衛(wèi)生，不得隨地吐痰、亂扔垃圾。2.在使用公共區(qū)域的衛(wèi)生間、會議室等設施后，應自覺保持整潔，如有損壞應及時告知相關管理人員。（三）尊重公司/組織文化1.在與公司/組織員工交流過程中，訪客應尊重他人的工作和勞動成果，使用文明禮貌用語，不得進行侮辱、誹謗、謾罵等不文明行為。2.訪客應遵守公司/組織的作息時間，不得在公司/組織內大聲喧嘩、打鬧，以免影響其他人員的正常工作。七、訪客安全管理（一）安全檢查1.門衛(wèi)或前臺工作人員應對訪客攜帶的物品進行安全檢查，防止訪客攜帶管制刀具、槍支彈藥、毒品等違禁物品進入公司/組織。2.對于可疑物品，應要求訪客進行解釋說明，并可根據(jù)實際情況進行進一步檢查或拒絕訪客進入。3.在特殊時期或根據(jù)公司/組織安全管理需要，可對訪客進行全面的人身檢查，但應注意方式方法，避免引起訪客反感。（二）安全監(jiān)控1.公司/組織應在主要出入口、公共區(qū)域等安裝監(jiān)控設備，對訪客的活動進行全程監(jiān)控。2.監(jiān)控記錄應保存一定期限，以便在需要時進行查閱和調查。3.對于發(fā)現(xiàn)的異常情況或安全隱患，應及時通知相關部門進行處理。（三）應急處置1.如遇緊急情況（如火災、地震、暴力事件等），訪客應在陪同人員或公司/組織工作人員的引導下，按照應急預案迅速撤離現(xiàn)場，前往安全區(qū)域。2.在緊急情況下，公司/組織工作人員應優(yōu)先保障訪客的人身安全，并及時向上級主管部門報告情況。3.事后，應及時對事件進行調查和總結，分析原因，采取措施加以改進，防止類似事件再次發(fā)生。八、訪客信息保密管理（一）保密責任1.公司/組織所有涉及訪客信息管理的工作人員，均應承擔保密責任，不得泄露訪客的個人信息、來訪目的、業(yè)務洽談內容等敏感信息。2.對于因工作需要接觸訪客信息的人員，應嚴格限定其訪問權限，確保信息僅在必要的范圍內使用。（二）信息存儲與使用1.訪客登記信息應妥善存儲在安全的數(shù)據(jù)庫或文件中，設置嚴格的訪問密碼和權限控制。2.如需使用訪客信息進行統(tǒng)計分析、業(yè)務聯(lián)系等工作，應按照規(guī)定的流程進行申請和審批，并確保信息使用的合法性和必要性。3.在信息使用過程中，應采取必要的保密措施，防止信息被不當獲取或泄露。（三）信息銷毀1.對于已過期或不再需要的訪客登記信息，應按照公司/組織的檔案管理制度進行定期銷毀。2.在銷毀訪客信息時，應采用安全可靠的方式，確保信息無法恢復和泄露。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織應建立健全訪客管理制度監(jiān)督機制，定期對訪客管理工作進行檢查和評估。2.安全管理部門、行政部門等相關職能部門應負責對訪客管理工作進行日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.鼓勵公司/組織員工對訪客管理工作中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報，對于舉報屬實的，應給予舉報人適當?shù)莫剟?。（二）考核標?.制定詳細的訪客管理工作考核標準，包括訪客登記準確率、訪客證發(fā)放與回收規(guī)范程度、訪客引導與陪同服務質量、安全管理措施落實情況等方面。2.根據(jù)考核標準，定期對負責訪客管理工作的部門和人員進行考核評分，考核結果作為績效評估、獎懲等的重要依據(jù)。（三）獎懲措施1.對于在訪客管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和人員，給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、獎金、晉升機會等。2.對于違反訪客管理