PAGE檔案管理制度完善規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織各部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管：建立檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.檔案查閱與利用：建立檔案查閱利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱服務(wù)。對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行登記，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍和方式，確保檔案信息的安全。5.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。6.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司/組織的檔案管理決策提供依據(jù)。7.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化管理工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。8.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對(duì)公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作：按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案收集齊全，進(jìn)行初步整理和分類，確保檔案的完整和有序。2.定期向檔案管理部門移交檔案：將整理好的檔案定期移交至檔案管理部門，辦理交接手續(xù)，確保檔案的及時(shí)歸檔。3.協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案查閱利用工作：根據(jù)工作需要，協(xié)助檔案管理部門查找和提供本部門相關(guān)檔案，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供支持。4.配合檔案管理部門做好檔案鑒定與銷毀工作：參與本部門檔案的鑒定工作，提供有關(guān)檔案價(jià)值的參考意見(jiàn)，配合檔案管理部門做好檔案銷毀工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的各類行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等。2.業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等各類業(yè)務(wù)檔案。3.項(xiàng)目管理類：針對(duì)公司/組織開(kāi)展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.合同協(xié)議類：公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.聲像檔案類：公司/組織在工作活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.實(shí)物檔案類：公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)原則：檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則，便于檔案的管理和查詢。2.編號(hào)方法：采用層次分類編號(hào)法，按照檔案分類的層次，依次賦予不同的代碼。例如，行政管理類檔案編號(hào)為XZ，業(yè)務(wù)管理類檔案編號(hào)為YW，項(xiàng)目管理類檔案編號(hào)為XM，合同協(xié)議類檔案編號(hào)為HT，財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案編號(hào)為CW，聲像檔案類檔案編號(hào)為SX，實(shí)物檔案類檔案編號(hào)為SW。在每大類檔案下，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分編號(hào)。如行政管理類檔案中的人事檔案編號(hào)為XZRS，會(huì)議記錄編號(hào)為XZHY。編號(hào)應(yīng)連續(xù)、清晰，不得重復(fù)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料、實(shí)物等。2.收集時(shí)間：檔案形成后，各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集整理，一般應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)完成初步整理，并移交檔案管理部門。對(duì)于重要緊急的檔案，應(yīng)隨時(shí)收集并移交。3.收集要求：收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。電子文件應(yīng)確保內(nèi)容完整、格式正確、存儲(chǔ)安全，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。實(shí)物檔案應(yīng)保持完好，并附上相關(guān)說(shuō)明。（二）檔案整理1.整理原則：遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.整理方法：對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、裝訂、編目等處理。分類應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保檔案歸類準(zhǔn)確。裝訂應(yīng)整齊牢固，去除金屬物等影響檔案保存的物品。編目應(yīng)包括檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，編制目錄索引，便于查閱。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房建設(shè)：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房設(shè)施配備：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等，保證庫(kù)房環(huán)境符合檔案保管要求。（二）檔案存放1.分類存放：按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案分類存放在檔案架或檔案柜中，確保檔案存放有序，便于查找。2.標(biāo)識(shí)清晰：在檔案架和檔案柜上應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍等信息，便于快速定位檔案。3.電子檔案存儲(chǔ)：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案存儲(chǔ)目錄，便于管理和檢索。（三）保管期限1.保管期限劃分：檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為15年至50年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。2.保管期限確定：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）檔案檢查與維護(hù)1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽樣檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、庫(kù)房環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.日常維護(hù)：檔案管理人員應(yīng)做好檔案的日常維護(hù)工作，如對(duì)檔案進(jìn)行除塵、消毒、修復(fù)等處理，確保檔案的整潔和完好。對(duì)于破損、褪色等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.庫(kù)房環(huán)境維護(hù)：保持庫(kù)房環(huán)境的整潔和適宜，定期對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和調(diào)控，確保溫濕度符合檔案保管要求。做好庫(kù)房的防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等工作，確保庫(kù)房安全。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限與范圍1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱范圍應(yīng)根據(jù)工作需要嚴(yán)格限定，不得查閱與工作無(wú)關(guān)的檔案。2.外部查閱：因特殊情況需要向外部單位或個(gè)人提供檔案查閱服務(wù)的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。外部查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.申請(qǐng)：查閱檔案的人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。申請(qǐng)表應(yīng)提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要，對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行認(rèn)真審核，批準(zhǔn)后方可到檔案管理部門查閱。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱登記：檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行登記，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)。4.查閱服務(wù)：檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。5.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式1.借閱：對(duì)于確需借閱檔案的，應(yīng)按照借閱程序辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、標(biāo)記等。2.復(fù)印與摘抄：根據(jù)工作需要，查閱人員可申請(qǐng)復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容。復(fù)印或摘抄的檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。檔案管理人員應(yīng)對(duì)復(fù)印或摘抄的內(nèi)容進(jìn)行審核，確保其準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案信息咨詢：檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案信息咨詢服務(wù)，解答有關(guān)檔案管理的問(wèn)題，協(xié)助查找相關(guān)檔案資料。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定原則與方法1.鑒定原則：遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定方法：鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、保管狀況等因素，綜合分析檔案的價(jià)值，確定其保管期限和銷毀范圍。對(duì)于涉及重要?dú)v史事件、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、重要人物等檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查，慎重鑒定。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)：經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批：公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)銷毀清冊(cè)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀處理。3.銷毀實(shí)施：檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門人員共同實(shí)施。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀記錄：銷毀完畢后，檔案管理部門應(yīng)在銷毀清冊(cè)上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)與規(guī)劃1.建設(shè)目標(biāo)：建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。2.規(guī)劃制定：根據(jù)公司/組織檔案管理的實(shí)際需求和發(fā)展趨勢(shì)，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，確保信息化建設(shè)工作有序推進(jìn)。（二）檔案數(shù)字化處理1.掃描錄入：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，并按照檔案分類編號(hào)順序進(jìn)行存儲(chǔ)。掃描應(yīng)確保圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化存儲(chǔ)要求。2.數(shù)據(jù)掛接：將掃描后的電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于查閱和利用。3.元數(shù)據(jù)錄入：為電子檔案錄入必要的元數(shù)據(jù)，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、來(lái)源等信息，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)功能需求：檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，滿足公司/組織檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。2.系統(tǒng)選型與開(kāi)發(fā)：根據(jù)公司/組織實(shí)際情況，選擇合適的檔案信息管理系統(tǒng)軟件，或委托專業(yè)軟件開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行定制開(kāi)發(fā)。系統(tǒng)應(yīng)具備良好的兼容性、穩(wěn)定性和安全性，便于操作和維護(hù)。3.系統(tǒng)上線與應(yīng)用：在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完成后，進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試、培訓(xùn)和上線運(yùn)行。檔案管理人員應(yīng)熟練掌握系統(tǒng)操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和有效應(yīng)用。（四）