PAGE法庭檔案室制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)法庭檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度規(guī)范。本制度適用于本法庭全體工作人員在檔案管理工作中的行為。（二）適用范圍本制度適用于本法庭在各類案件審理過程中形成的所有檔案資料，包括但不限于案件卷宗、法律文書、證據(jù)材料、庭審記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則法庭檔案室對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則檔案管理工作嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的合法性和規(guī)范性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞和泄露，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為法庭工作和社會公眾提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善法庭檔案室的各項(xiàng)管理制度和工作流程。2.集中統(tǒng)一管理法庭各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的準(zhǔn)確和完整。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，保障檔案的安全。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高法庭工作人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的質(zhì)量。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等處理，建立健全檔案檢索體系。4.做好檔案的借閱、查閱登記工作，及時跟蹤檔案的流向和使用情況。5.協(xié)助法庭工作人員查找和利用檔案，提供必要的檔案信息服務(wù)。6.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并采取措施解決。（三）各業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在案件辦理過程中形成的檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定及時移交檔案室。2.配合檔案室做好檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱、查閱制度，在規(guī)定范圍內(nèi)使用檔案，并及時歸還。4.對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各業(yè)務(wù)部門在案件辦理完畢后，應(yīng)及時將形成的各類檔案資料收集齊全，包括但不限于起訴書、答辯狀、證據(jù)清單、庭審筆錄、裁判文書等。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子檔案的可讀性和可用性。（二）檔案整理1.檔案室對收集的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照案件類別、時間順序等進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。4.對檔案中的紙張進(jìn)行去污、修復(fù)等處理，確保檔案的整潔和完好。5.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的原始風(fēng)貌。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時歸檔，按照檔案類別和編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、起止日期等信息。2.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.建立檔案臺賬，詳細(xì)記錄檔案的歸檔時間、編號、題名、保管期限等信息，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（二）檔案保管1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于破損、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或銷毀。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房應(yīng)進(jìn)行登記，并遵守庫房管理制度。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。五、檔案利用（一）借閱與查閱1.法庭工作人員因工作需要查閱或借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、原因、期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案室對借閱申請進(jìn)行審核，符合條件的予以辦理借閱手續(xù)，并將檔案交借閱人當(dāng)面清點(diǎn)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。3.外單位人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信和本人有效身份證件，經(jīng)法庭負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。4.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和借閱。（二）檔案復(fù)制1.法庭工作人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制的檔案名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案室對復(fù)制申請進(jìn)行審核，符合條件的予以辦理復(fù)制手續(xù)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，加蓋檔案室印章后生效。3.外單位人員因工作需要復(fù)制檔案的，參照外單位人員查閱檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)，復(fù)制的檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行使用和保管。（三）檔案統(tǒng)計(jì)與分析1.檔案室應(yīng)定期對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括借閱、查閱、復(fù)制的檔案數(shù)量、利用部門、利用目的等信息。2.根據(jù)檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，進(jìn)行分析和總結(jié)，為法庭工作提供參考依據(jù)。如發(fā)現(xiàn)檔案利用中存在的問題，應(yīng)及時采取措施加以改進(jìn)。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.檔案鑒定工作由檔案室牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和歷史意義等因素，綜合判斷檔案的保管期限。3.對鑒定結(jié)果有異議的，可申請復(fù)查。復(fù)查工作由法庭負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員進(jìn)行，復(fù)查結(jié)果為最終鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)法庭負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。3.檔案銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀申請表》一同歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定法庭檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與法庭整體信息化建設(shè)相協(xié)調(diào)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化1.對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性。2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，便于查詢和利用。（三）信息化系統(tǒng)應(yīng)用1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能，為法庭工作人員提供便捷的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)對檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.法庭設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案室和各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集與整理質(zhì)量、檔案保管與利用情況等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。