PAGE桶裝水換領(lǐng)制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司桶裝水的換領(lǐng)流程，確保桶裝水的供應(yīng)質(zhì)量和使用安全，滿足員工日常飲水需求，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有部門及員工在辦公區(qū)域內(nèi)桶裝水的換領(lǐng)管理。（三）基本原則1.安全第一原則：確保所換領(lǐng)的桶裝水符合國家相關(guān)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，保障員工飲水安全。2.規(guī)范操作原則：明確換領(lǐng)流程和各環(huán)節(jié)責(zé)任，嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行操作，保證換領(lǐng)工作有序進(jìn)行。3.服務(wù)高效原則：以滿足員工正常飲水需求為出發(fā)點(diǎn)，提高換領(lǐng)服務(wù)效率，減少員工等待時間。二、桶裝水供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.公司應(yīng)通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判等合法合規(guī)的方式，選擇具有良好信譽(yù)、生產(chǎn)資質(zhì)齊全、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的桶裝水供應(yīng)商。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、配送服務(wù)等方面情況，確保其能夠滿足公司的需求。3.與選定的供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的供貨合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括桶裝水的規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時間、售后服務(wù)等條款。（二）供應(yīng)商評估與監(jiān)督1.建立供應(yīng)商評估機(jī)制，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、服務(wù)態(tài)度等進(jìn)行評估。評估方式可包括定期抽檢、員工反饋調(diào)查等。2.要求供應(yīng)商提供桶裝水的質(zhì)量檢測報(bào)告，確保所供應(yīng)的桶裝水符合國家《生活飲用水衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)》（GB5749）等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.加強(qiáng)對供應(yīng)商配送過程的監(jiān)督，確保桶裝水在運(yùn)輸過程中不受污染，保持良好的品質(zhì)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在產(chǎn)品質(zhì)量問題或服務(wù)不到位的情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改；如問題嚴(yán)重，可依據(jù)合同約定終止合作。三、桶裝水換領(lǐng)流程（一）需求申請1.各部門根據(jù)實(shí)際飲水需求，由專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)本部門每周或每月的桶裝水用量，并填寫《桶裝水需求申請表》。申請表應(yīng)注明部門名稱、申請日期、預(yù)計(jì)用水量、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等信息。2.將填寫好的申請表提交至行政部門。行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接收和審核申請表，核實(shí)申請信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）訂單生成行政部門根據(jù)各部門提交的需求申請表，結(jié)合公司實(shí)際庫存情況，生成桶裝水采購訂單。訂單應(yīng)明確供應(yīng)商名稱、桶裝水規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。（三）換領(lǐng)通知1.行政部門在訂單生成后，及時通知供應(yīng)商準(zhǔn)備相應(yīng)數(shù)量的桶裝水，并告知預(yù)計(jì)交貨時間。2.同時，行政部門應(yīng)將換領(lǐng)信息以郵件、內(nèi)部通知等方式傳達(dá)給各部門，告知其預(yù)計(jì)換領(lǐng)時間和注意事項(xiàng)。（四）換領(lǐng)交接1.供應(yīng)商按照約定時間將桶裝水運(yùn)至公司指定地點(diǎn)。行政部門或指定的接收人員應(yīng)與供應(yīng)商送貨人員進(jìn)行現(xiàn)場交接，核對桶裝水的數(shù)量、規(guī)格、外觀等是否與訂單一致。2.交接過程中，雙方應(yīng)填寫《桶裝水交接清單》，詳細(xì)記錄交接的桶裝水信息，包括批次號、生產(chǎn)日期、數(shù)量等，并由雙方簽字確認(rèn)。3.對于外觀有明顯損壞或質(zhì)量可疑的桶裝水，接收人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其更換或處理。（五）庫存管理1.行政部門負(fù)責(zé)建立桶裝水庫存臺賬，詳細(xì)記錄桶裝水的出入庫情況，包括入庫時間、供應(yīng)商名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。2.定期對庫存桶裝水進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)庫存數(shù)量與臺賬記錄不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。3.根據(jù)庫存情況和各部門需求，合理安排桶裝水的換領(lǐng)計(jì)劃，避免積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。（六）領(lǐng)用登記1.各部門員工憑工作證或其他有效證件到行政部門指定地點(diǎn)領(lǐng)用桶裝水。領(lǐng)用人應(yīng)在《桶裝水領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)用日期、部門名稱、桶裝水規(guī)格、數(shù)量等信息。2.行政部門工作人員應(yīng)在發(fā)放桶裝水后，及時更新庫存臺賬，并將領(lǐng)用情況反饋給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。四、特殊情況處理（一）質(zhì)量問題處理1.員工在使用桶裝水過程中，如發(fā)現(xiàn)水質(zhì)渾濁、有異味、有異物等質(zhì)量問題，應(yīng)立即停止使用，并及時向行政部門報(bào)告。2.行政部門接到報(bào)告后，應(yīng)迅速對問題桶裝水進(jìn)行封存，并通知供應(yīng)商前來處理。同時，對同批次的其他桶裝水進(jìn)行抽樣檢測，以確定是否存在質(zhì)量問題。3.如經(jīng)檢測確認(rèn)桶裝水存在質(zhì)量問題，行政部門應(yīng)要求供應(yīng)商按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，包括更換合格的桶裝水、賠償損失等。同時，對已領(lǐng)用的問題桶裝水進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時通知相關(guān)部門員工停止使用，并安排更換。（二）臨時需求處理1.因特殊情況（如會議、活動等）導(dǎo)致桶裝水需求臨時增加，相關(guān)部門應(yīng)提前向行政部門提出申請。行政部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，協(xié)調(diào)供應(yīng)商盡快安排配送。2.對于臨時緊急需求，行政部門可在確保安全和質(zhì)量的前提下，優(yōu)先調(diào)配公司內(nèi)部庫存的桶裝水進(jìn)行供應(yīng)。（三）供應(yīng)商變更處理1.如因供應(yīng)商原因需要更換桶裝水供應(yīng)商，行政部門應(yīng)提前制定更換方案，包括新供應(yīng)商的選擇、合同簽訂、換領(lǐng)流程銜接等工作。2.在更換供應(yīng)商前，應(yīng)提前通知各部門員工，告知更換原因和預(yù)計(jì)換領(lǐng)時間，確保員工正常飲水不受影響。3.新供應(yīng)商確定后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對新供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，確保其符合公司要求。同時，與新供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，做好換領(lǐng)流程的對接工作，確保換領(lǐng)工作平穩(wěn)過渡。五、相關(guān)人員職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)桶裝水供應(yīng)商的選擇、評估與管理，簽訂供貨合同。2.匯總各部門桶裝水需求申請，生成采購訂單，通知供應(yīng)商送貨，并組織換領(lǐng)交接工作。3.建立桶裝水庫存臺賬，定期盤點(diǎn)庫存，確保賬實(shí)相符。4.處理桶裝水換領(lǐng)過程中的各類問題，如質(zhì)量問題、臨時需求等，并及時反饋處理結(jié)果。5.對各部門員工進(jìn)行桶裝水換領(lǐng)制度的宣傳和培訓(xùn)，提高員工的知曉度和配合度。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門桶裝水需求的統(tǒng)計(jì)和申請，指定專人負(fù)責(zé)與行政部門溝通協(xié)調(diào)。2.監(jiān)督本部門員工正確使用桶裝水，如發(fā)現(xiàn)問題及時向行政部門反饋。3.配合行政部門做好桶裝水換領(lǐng)過程中的相關(guān)工作，如接收通知、領(lǐng)用登記等。（三）員工職責(zé)1.按照公司規(guī)定的流程領(lǐng)用桶裝水，妥善保管和使用，不得浪費(fèi)或挪作他用。2.如發(fā)現(xiàn)桶裝水存在質(zhì)量問題或其他異常情況，及時向行政部門報(bào)告。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.行政部門應(yīng)定期組織桶裝水換領(lǐng)制度及相關(guān)知識的培訓(xùn)，培訓(xùn)對象包括各部門負(fù)責(zé)人、桶裝水換領(lǐng)工作人員及部分員工代表。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括桶裝水供應(yīng)商管理要求、換領(lǐng)流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、特殊情況處理等方面，確保相關(guān)人員熟悉制度規(guī)范和操作流程。3.通過培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的責(zé)任意識和服務(wù)意識，保障桶裝水換領(lǐng)工作的順利進(jìn)行。（二）宣傳1.利用公司內(nèi)部宣傳欄、郵件、內(nèi)部通知等多種渠道，向全體員工宣傳桶裝水換領(lǐng)制度的目的、意義、流程及相關(guān)注意事項(xiàng)，提高員工對制度的知曉度。2.在辦公區(qū)域張貼桶裝水換領(lǐng)流程示意圖，方便員工了解換領(lǐng)步驟。3.鼓勵員工對桶裝水換領(lǐng)工作提出意見和建議，行政部門應(yīng)及時收集整理，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行改進(jìn)和完善。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，由行政部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門人員及員工代表組成，負(fù)責(zé)對桶裝水換領(lǐng)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對桶裝水供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、服務(wù)態(tài)度等進(jìn)行抽查，對行政部門的換領(lǐng)工作流程、庫存管理等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.鼓勵員工對桶裝水換領(lǐng)過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)，對舉報(bào)屬實(shí)的員工給予一定獎勵。（二）考核辦法1.建立桶裝水換領(lǐng)工作考核指標(biāo)體系，對行政部門及各部門相關(guān)工作進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括桶裝水質(zhì)量合格率、換領(lǐng)及時性、庫存準(zhǔn)確率、員工滿意度等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵，對未達(dá)到考核要求的部門和個人進(jìn)行通報(bào)批評，并責(zé)