PAGE會議記錄規(guī)范填寫制度一、總則（一）目的為了確保公司/組織各類會議記錄的準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，便于會議精神的傳達(dá)、工作的跟進(jìn)與決策的落實(shí)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有正式會議，包括但不限于董事會會議、管理層會議、部門例會、項(xiàng)目研討會等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：會議記錄應(yīng)如實(shí)記錄會議內(nèi)容，不得歪曲、篡改會議發(fā)言和決議。2.完整性原則：全面記錄會議的議題、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人員及完成時(shí)間等關(guān)鍵信息。3.及時(shí)性原則：會議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)整理記錄，確保信息的時(shí)效性。4.保密性原則：涉及公司機(jī)密信息的會議記錄，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。二、會議記錄的基本要求（一）記錄人員職責(zé)1.會議記錄人員應(yīng)提前熟悉會議議程，準(zhǔn)備好記錄所需的工具，如筆記本、錄音設(shè)備（需提前征得參會人員同意）等。2.記錄過程中要保持專注，準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容，不得隨意打斷會議進(jìn)程。3.對會議中出現(xiàn)的模糊不清或有疑問的內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)向發(fā)言人或主持人核實(shí)。（二）記錄內(nèi)容規(guī)范1.會議基本信息會議名稱、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)、主持人、記錄人、參會人員等。2.會議議程依次記錄會議的各項(xiàng)議題。3.討論內(nèi)容詳細(xì)記錄參會人員的發(fā)言內(nèi)容，包括觀點(diǎn)、意見、建議等，盡量采用原話記錄，但可對表述進(jìn)行適當(dāng)整理，使其更清晰明了。對于討論過程中的爭議點(diǎn)，要記錄各方的觀點(diǎn)及理由。4.決議事項(xiàng)明確會議達(dá)成的決議內(nèi)容，包括決策事項(xiàng)是什么（如批準(zhǔn)某個(gè)項(xiàng)目方案、確定某項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人等）。如有多個(gè)決議事項(xiàng)，應(yīng)分別列出，并注明決議的優(yōu)先級或執(zhí)行順序。5.責(zé)任人員與時(shí)間安排確定負(fù)責(zé)執(zhí)行決議事項(xiàng)的人員或部門。明確決議事項(xiàng)的完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)，精確到具體日期或時(shí)間段。（三）記錄格式規(guī)范1.標(biāo)題：使用簡潔明了的標(biāo)題概括會議主題，如“[會議名稱]會議記錄”。2.正文：采用段落式排版，每段開頭空兩格。記錄內(nèi)容應(yīng)層次分明，不同的議題、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等之間可適當(dāng)分段區(qū)分。3.編號：對于決議事項(xiàng)等重要內(nèi)容，可進(jìn)行編號，以便于查閱和跟蹤。例如：“決議一：……”“決議二：……”等。4.字體與字號：一般采用宋體小四號字排版，確保清晰易讀。對于重要內(nèi)容或需要突出顯示的部分，可適當(dāng)調(diào)整字體、字號或顏色，但應(yīng)保持整體的一致性和規(guī)范性。三、會議記錄的流程（一）會前準(zhǔn)備1.收到會議通知后，記錄人員應(yīng)與會議組織者溝通，了解會議的主題、議程、參會人員等基本信息。2.根據(jù)會議性質(zhì)和要求，準(zhǔn)備好相應(yīng)的記錄模板或格式，如對于重要的決策性會議，可設(shè)計(jì)專門的決議記錄表格，包括決議事項(xiàng)、責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)間、監(jiān)督人等欄目。3.檢查記錄工具是否正?？捎?，如筆記本是否有足夠的空白頁、錄音設(shè)備電量是否充足等。（二）會中記錄1.會議開始時(shí)，記錄人員應(yīng)再次確認(rèn)會議基本信息，并在記錄開頭準(zhǔn)確記錄。2.按照會議議程順序，依次記錄每個(gè)議題的討論情況。對于發(fā)言人的發(fā)言，要快速準(zhǔn)確地記錄其核心觀點(diǎn)和重要論據(jù)。3.當(dāng)會議討論出現(xiàn)分歧或爭議時(shí)，要詳細(xì)記錄各方的觀點(diǎn)和理由，以及主持人或協(xié)調(diào)人對爭議的引導(dǎo)和處理方式。4.在記錄決議事項(xiàng)時(shí)，要確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，責(zé)任人員和時(shí)間安排明確清晰。同時(shí)，對于決議的依據(jù)或背景信息，如有必要也應(yīng)適當(dāng)記錄，以便后續(xù)理解和執(zhí)行。5.會中如有需要使用圖表（如項(xiàng)目進(jìn)度圖、組織結(jié)構(gòu)圖等）輔助說明會議內(nèi)容的情況，記錄人員應(yīng)在合適位置標(biāo)注圖表名稱，并簡要描述圖表所表達(dá)的主要信息。（三）會后整理1.會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)盡快對記錄內(nèi)容進(jìn)行整理。首先檢查記錄是否完整，有無遺漏重要信息的情況。2.對記錄中的表述進(jìn)行進(jìn)一步梳理和優(yōu)化，使其語言通順、邏輯清晰。對于口語化、不規(guī)范的表述，要進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，轉(zhuǎn)化為正式書面語言。3.核對決議事項(xiàng)的責(zé)任人員和時(shí)間安排，如有錯(cuò)誤或不明確的地方，及時(shí)與相關(guān)人員溝通確認(rèn)。4.將整理好的會議記錄按照公司/組織的文件管理規(guī)定進(jìn)行分類存儲，可根據(jù)會議類型、時(shí)間等維度建立文件夾或目錄結(jié)構(gòu)，方便后續(xù)查閱和檢索。（四）審核與存檔1.整理完成的會議記錄應(yīng)提交給會議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)仔細(xì)檢查記錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映會議實(shí)際情況，決議事項(xiàng)是否明確、責(zé)任是否落實(shí)、時(shí)間安排是否合理等。2.審核通過后，會議記錄應(yīng)按照公司/組織的檔案管理制度進(jìn)行存檔。存檔期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般重要會議記錄應(yīng)長期保存。3.建立會議記錄索引目錄，記錄會議名稱、日期、主要內(nèi)容等關(guān)鍵信息，以便快速查找所需的會議記錄。同時(shí)，可考慮利用電子文檔管理系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫，對會議記錄進(jìn)行電子化存儲和管理，提高檢索效率。四、會議記錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱會議記錄的，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行申請。一般情況下，普通員工可查閱與自己工作相關(guān)的會議記錄，部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門相關(guān)會議記錄及涉及跨部門工作協(xié)調(diào)的會議記錄，高層管理人員可查閱涉及公司戰(zhàn)略決策、重大事項(xiàng)等相關(guān)會議記錄。2.對于涉及公司機(jī)密信息的會議記錄，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，僅限經(jīng)過授權(quán)的特定人員查閱。查閱人員需簽署保密協(xié)議，承諾對查閱到的機(jī)密信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《會議記錄查閱申請表》，注明查閱的會議名稱、時(shí)間范圍、查閱目的等信息。2.將申請表提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱人員的工作需求和權(quán)限范圍進(jìn)行審核，如同意查閱，則在申請表上簽字批準(zhǔn)。3.查閱人員持批準(zhǔn)后的申請表到公司檔案管理部門或負(fù)責(zé)會議記錄保管的人員處進(jìn)行查閱。檔案管理部門或保管人員應(yīng)按照申請表上的要求提供相應(yīng)的會議記錄，并做好查閱登記工作，記錄查閱人員姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。（三）會議記錄的使用1.會議記錄可作為傳達(dá)會議精神、指導(dǎo)工作開展的重要依據(jù)。各部門在執(zhí)行相關(guān)決議事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)參考會議記錄，確保工作方向與會議決策一致。2.在項(xiàng)目推進(jìn)過程中，會議記錄可用于回顧項(xiàng)目進(jìn)展情況、協(xié)調(diào)各方工作、解決項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題等。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可根據(jù)會議記錄中關(guān)于項(xiàng)目任務(wù)分配、時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求等內(nèi)容，檢查工作完成情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差并進(jìn)行調(diào)整。3.對于新入職員工或?qū)ο嚓P(guān)業(yè)務(wù)不熟悉的員工，會議記錄可作為培訓(xùn)資料，幫助他們了解公司的工作流程、業(yè)務(wù)決策過程以及歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，快速融入工作環(huán)境。五、會議記錄的保密與安全管理（一）保密措施1.會議記錄涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)機(jī)密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行嚴(yán)格管理。記錄人員在記錄和整理過程中，要注意對敏感信息的保護(hù)，避免在公開場合討論或泄露相關(guān)內(nèi)容。2.存儲會議記錄的介質(zhì)（如筆記本、電子文檔等）應(yīng)妥善保管，設(shè)置必要的訪問權(quán)限。對于電子文檔，應(yīng)進(jìn)行加密存儲，并定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失或被非法獲取。3.嚴(yán)禁將會議記錄私自復(fù)制、傳播給無關(guān)人員。因工作需要確需復(fù)制會議記錄的，應(yīng)按照公司的復(fù)制審批流程進(jìn)行申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可復(fù)制，并注明復(fù)制用途和份數(shù)，確保復(fù)制件得到妥善管理。（二）安全管理1.定期對會議記錄的存儲介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其安全性和完整性。如發(fā)現(xiàn)存儲介質(zhì)損壞或存在安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或更換，并對相關(guān)會議記錄進(jìn)行備份恢復(fù)。2.在使用電子文檔管理系統(tǒng)存儲會議記錄時(shí)，要加強(qiáng)系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。同時(shí)，定期對系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描和安全更新，確保系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定安全。3.如遇自然災(zāi)害、設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件導(dǎo)致會議記錄丟失或損壞，應(yīng)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)采取措施進(jìn)行搶救和恢復(fù)。記錄人員應(yīng)配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查，查明事件原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善安全管理措施。六、會議記錄的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部成立會議記錄監(jiān)督小組，成員包括行政部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員。監(jiān)督小組定期對會議記錄的填寫情況進(jìn)行檢查，確保記錄符合本制度要求。2.監(jiān)督小組可通過隨機(jī)抽查會議記錄、與參會人員核實(shí)記錄內(nèi)容等方式進(jìn)行監(jiān)督。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向記錄人員和相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.鼓勵(lì)員工對會議記錄填寫過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）考核標(biāo)準(zhǔn)1.將會議記錄的填寫質(zhì)量納入員工績效考核體系。考核指標(biāo)包括記錄的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性、規(guī)范性等方面。2.準(zhǔn)確性方面，主要考核記錄內(nèi)容是否如實(shí)反映會議實(shí)際情況，有無錯(cuò)誤或歪曲信息；完整性方面，檢查是否全面記錄會議的關(guān)鍵信息，如議題、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等；及時(shí)性方面，看會議結(jié)束后是否及時(shí)完成記錄整理工作；規(guī)范性方面，考核記錄格式、語言表達(dá)等是否符合制度要求。3.根據(jù)考核指標(biāo)設(shè)定相應(yīng)的評分標(biāo)準(zhǔn)，對員工的會議記錄工作進(jìn)行量化評分。評分結(jié)果與員工的績效獎(jiǎng)金、晉升、評優(yōu)等掛鉤，激勵(lì)員工認(rèn)真做好會議記錄工作。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織[具體部門]負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未涵蓋的情況或?qū)χ贫葪l款有