PAGE酒店會議廳詢價制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范酒店會議廳詢價流程，確保公司在選擇會議廳時能夠獲得合理的價格、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高資源利用效率，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及酒店會議廳詢價、預(yù)訂及使用的部門和人員。（三）基本原則1.公平公正原則：在詢價過程中，應(yīng)確保所有參與詢價的酒店都能得到公平對待，依據(jù)統(tǒng)一的標準和流程進行評估和選擇。2.成本效益原則：在滿足會議需求的前提下，充分考慮價格因素，選擇性價比高的酒店會議廳，實現(xiàn)成本的有效控制。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：在關(guān)注價格的同時，注重酒店會議廳的設(shè)施設(shè)備、服務(wù)質(zhì)量等方面，確保會議的順利進行。二、詢價流程（一）需求提出1.各部門根據(jù)會議安排，提前[X]個工作日填寫《酒店會議廳詢價申請表》，詳細說明會議的基本信息，包括會議名稱、時間、地點、預(yù)計參會人數(shù)、會議議程、特殊要求等。2.將申請表提交至部門負責人審核，部門負責人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并簽署意見。如申請表信息不完整或不符合要求，應(yīng)及時反饋給申請部門進行補充或修改。（二）詢價準備1.行政部門收到經(jīng)審核通過的申請表后，指定專人負責詢價工作。詢價人員應(yīng)收集市場上相關(guān)酒店的信息，包括酒店名稱、地址、聯(lián)系方式、會議廳規(guī)模、設(shè)施設(shè)備、服務(wù)項目、價格等。2.詢價人員可通過以下途徑獲取酒店信息：酒店官方網(wǎng)站、預(yù)訂平臺；電話咨詢、實地考察；行業(yè)協(xié)會、同行推薦等。（三）詢價實施1.詢價人員根據(jù)收集到的數(shù)據(jù)，向至少[X]家符合要求的酒店發(fā)送詢價函。詢價函應(yīng)明確會議的基本信息、需求及要求，并要求酒店在[X]個工作日內(nèi)回復(fù)報價及相關(guān)服務(wù)內(nèi)容。2.在詢價過程中，詢價人員應(yīng)與酒店保持密切溝通，及時解答酒店提出的疑問，確保雙方信息準確無誤。（四）報價評估1.收到酒店報價后，詢價人員對各酒店的報價及服務(wù)內(nèi)容進行詳細分析和評估。評估內(nèi)容包括價格合理性、服務(wù)質(zhì)量、設(shè)施設(shè)備狀況、交通便利性等。2.詢價人員可采用以下方法進行評估：價格比較：對比各酒店的報價，分析價格差異及原因；服務(wù)質(zhì)量評估：參考酒店的口碑、客戶評價等；設(shè)施設(shè)備考察：如有必要，實地考察酒店會議廳的設(shè)施設(shè)備情況；綜合打分：根據(jù)各項評估指標，對各酒店進行綜合打分。（五）選擇決策1.根據(jù)評估結(jié)果，詢價人員提出[X]家推薦酒店，并撰寫詳細的評估報告，包括各酒店的報價、服務(wù)內(nèi)容、評估意見等。2.將評估報告提交至行政部門負責人審核，行政部門負責人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并做出最終選擇決策。3.如遇特殊情況，行政部門負責人可組織相關(guān)部門召開會議，共同商討選擇方案。（六）合同簽訂1.確定選擇的酒店后，行政部門應(yīng)與酒店簽訂《酒店會議廳租賃合同》。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括會議時間、地點、價格、服務(wù)內(nèi)容、付款方式、違約責任等。2.在簽訂合同前，應(yīng)仔細審核合同條款，確保合同內(nèi)容符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。如有需要，可咨詢公司法律顧問的意見。三、價格管理（一）價格標準1.公司應(yīng)根據(jù)市場行情和會議需求，制定酒店會議廳詢價的價格標準。價格標準應(yīng)定期進行更新和調(diào)整，以適應(yīng)市場變化。2.價格標準應(yīng)包括不同規(guī)模、不同檔次酒店會議廳的參考價格范圍，以及各項服務(wù)項目的收費標準。（二）價格談判1.在詢價過程中，詢價人員應(yīng)積極與酒店進行價格談判，爭取獲得更優(yōu)惠的價格。價格談判應(yīng)遵循公平合理、互利共贏的原則。2.價格談判的內(nèi)容可包括會議場地租賃費用、設(shè)備使用費用、餐飲服務(wù)費用、其他附加服務(wù)費用等。（三）價格調(diào)整1.如遇市場價格波動較大或酒店提供特殊優(yōu)惠政策等情況，詢價人員應(yīng)及時向行政部門負責人匯報，并根據(jù)實際情況調(diào)整詢價價格標準。2.在簽訂合同后，如因不可抗力或其他特殊原因需要調(diào)整價格，應(yīng)按照合同約定的程序進行協(xié)商和處理。四、服務(wù)管理（一）服務(wù)要求1.酒店應(yīng)提供符合行業(yè)標準和公司要求的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。服務(wù)內(nèi)容應(yīng)包括會議場地布置、設(shè)備設(shè)施維護、餐飲服務(wù)、會議期間的現(xiàn)場支持等。2.酒店應(yīng)建立完善的服務(wù)質(zhì)量管理制度，加強對服務(wù)人員的培訓(xùn)和管理，確保服務(wù)質(zhì)量的穩(wěn)定和提高。（二）服務(wù)監(jiān)督1.行政部門應(yīng)在會議前對酒店的服務(wù)準備情況進行檢查和驗收，確保各項服務(wù)措施落實到位。2.在會議期間，行政部門應(yīng)安排專人對酒店的服務(wù)質(zhì)量進行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。如發(fā)現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量問題，應(yīng)及時向酒店提出整改要求，并跟蹤整改情況。（三）服務(wù)評價1.會議結(jié)束后，行政部門應(yīng)組織參會人員對酒店的服務(wù)質(zhì)量進行評價。評價內(nèi)容可包括服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率、服務(wù)質(zhì)量、設(shè)施設(shè)備狀況等。2.根據(jù)評價結(jié)果，行政部門應(yīng)及時反饋給酒店，并提出改進建議。如酒店服務(wù)質(zhì)量多次不達標，行政部門可考慮終止合作關(guān)系。五、信息管理（一）信息收集1.詢價人員應(yīng)及時收集和整理酒店會議廳詢價過程中的相關(guān)信息，包括酒店報價、服務(wù)內(nèi)容、評估報告、合同等。2.信息收集應(yīng)做到準確、完整、及時，確保信息的可追溯性和有效性。（二）信息存儲1.行政部門應(yīng)建立專門的酒店會議廳詢價信息檔案，對收集到的信息進行分類存儲。信息檔案應(yīng)包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，確保信息的安全和保密。2.信息存儲應(yīng)按照一定的標準和規(guī)范進行，便于查詢和使用。（三）信息共享1.行政部門應(yīng)定期將酒店會議廳詢價信息進行匯總和分析，形成相關(guān)報告，并向公司內(nèi)部相關(guān)部門進行共享。2.信息共享應(yīng)遵循授權(quán)原則，確保信息的合理使用和安全保密。六、風險管理（一）風險識別1.在酒店會議廳詢價過程中，可能存在的風險包括價格風險、服務(wù)質(zhì)量風險、合同風險、信息安全風險等。2.行政部門應(yīng)定期對詢價過程進行風險識別和評估，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險。（二）風險應(yīng)對1.針對識別出的風險，行政部門應(yīng)制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。如對于價格風險，可通過加強市場調(diào)研、價格談判等方式進行應(yīng)對；對于服務(wù)質(zhì)量風險，可加強服務(wù)監(jiān)督和評價等。2.在簽訂合同前，應(yīng)仔細審查合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低合同風險。同時，應(yīng)加強對信息安全的管理，防止信息泄露。（三）風險監(jiān)控1.行政部門應(yīng)建立風險監(jiān)控機制，對風險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)風險應(yīng)對措施無效或風險狀況惡化，應(yīng)及時調(diào)整應(yīng)對措施。2.定期對風險管理工作進