PAGE行政發(fā)通知文案制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司行政通知文案的撰寫、發(fā)布與管理，確保通知傳達信息準確、清晰、有效，提高公司行政工作效率和管理水平，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構在行政事務處理過程中發(fā)布的各類通知。（三）基本原則1.合法性原則：通知內容必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準要求，不得出現違法違規(guī)表述。2.準確性原則：傳達的信息應準確無誤，避免模糊不清或歧義，確保接收者能夠正確理解通知意圖。3.及時性原則：根據事項的緊急程度，及時發(fā)布通知，確保相關人員能夠及時獲取信息并做出響應。4.規(guī)范性原則：文案格式、語言表達、結構安排等應遵循統(tǒng)一規(guī)范，保持公司行政公文的一致性和專業(yè)性。二、通知分類及撰寫要求（一）會議通知1.適用場景：用于召集公司內部會議，傳達會議相關信息，如會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等。2.撰寫要求標題：明確會議主題，如“關于召開[具體會議主題]會議的通知”。正文：開頭簡要說明會議目的；詳細列出會議的具體時間（精確到年、月、日、時、分）、地點（具體樓層、房間號等）；明確參會人員范圍，如有特殊要求需單獨注明，如“請各部門負責人務必參加，部門內相關業(yè)務骨干[具體人數]可根據工作安排自行決定是否參會”；清晰闡述會議議程安排，例如“會議議程：1.領導講話[時長]；2.各部門工作匯報[時長]；3.討論決策事項[時長]；4.總結發(fā)言[時長]”。結尾：如有需要提前準備的資料或事項，應明確說明，如“請參會人員提前準備好本部門近期工作匯報材料一式兩份，于會議當天提前15分鐘交至會議室”。同時，注明聯系方式，如“如有疑問，請聯系行政部[聯系人姓名]，電話[電話號碼]”。（二）工作安排通知1.適用場景：對公司各項工作任務進行部署、分配，明確工作要求、時間節(jié)點、責任人等。2.撰寫要求標題：概括工作安排主題，如“關于[具體工作事項]工作安排的通知”。正文：首先闡述工作背景和目標，使接收者了解工作的重要性和意義；詳細說明工作內容及具體要求，例如“本次市場調研工作需覆蓋[調研范圍]，通過問卷調查、實地訪談等方式收集[調研內容]，數據收集截止時間為[具體日期]，分析報告提交時間為[具體日期]”；明確工作責任人及職責，如“此項工作由市場部[責任人姓名]負責總體協(xié)調，各調研小組組長[組長姓名]負責具體實施，確保工作按時、高質量完成”；設定時間節(jié)點，按照工作推進順序，清晰列出各個關鍵時間點，如“第一階段：[開始時間][結束時間]，完成調研方案制定；第二階段：[開始時間][結束時間]，開展實地調研工作；第三階段：[開始時間][結束時間]，完成數據分析及報告撰寫”。結尾：強調工作的重要性和嚴肅性，如“各責任人務必高度重視此項工作，嚴格按照要求執(zhí)行，如有延誤或執(zhí)行不力，將追究相關責任”。（三）政策法規(guī)通知1.適用場景：傳達國家新出臺的政策法規(guī)、行業(yè)規(guī)范標準等相關信息，告知公司員工如何遵守和執(zhí)行。2.撰寫要求標題：直接點明政策法規(guī)主題，如“關于[具體政策法規(guī)名稱]的通知”。正文：開頭簡要介紹政策法規(guī)的出臺背景和目的；詳細解讀政策法規(guī)的主要內容，包括涉及的條款、適用范圍、關鍵要求等，可采用條款列舉、案例說明等方式進行闡釋，確保員工能夠清晰理解；對于與公司工作相關的部分，明確說明對公司業(yè)務、員工行為等方面的影響及要求，例如“本政策法規(guī)要求公司在[具體業(yè)務環(huán)節(jié)]中，需嚴格按照[具體規(guī)定]執(zhí)行，各部門應在[規(guī)定時間]內完成內部流程調整，確保符合新政策法規(guī)要求”。結尾：提供獲取政策法規(guī)原文的途徑，如“如需查看詳細政策法規(guī)原文，請登錄[官方網站網址]或前往[具體文件存放地點]查閱”。同時，提醒員工關注政策法規(guī)的后續(xù)變化，如有疑問可咨詢公司相關部門或專業(yè)人士，如“請大家持續(xù)關注政策法規(guī)動態(tài)，如有任何疑問，可聯系法務部[聯系人姓名]，電話[電話號碼]”。（四）人事任免通知1.適用場景：發(fā)布公司內部人員職務任免信息。2.撰寫要求標題：明確任免主題，如“關于[人員姓名]職務任免的通知”。正文：首先介紹任免決定的依據和背景，如“根據公司業(yè)務發(fā)展需要，經公司管理層研究決定”；詳細說明任免人員姓名、原職務、現職務，例如“任命[人員姓名]為[新職務名稱]，免去其原[原職務名稱]職務”；如有相關工作交接要求，應明確說明，如“[原任職人員姓名]需在[交接日期]前完成與[新任職人員姓名]的工作交接，交接內容包括[具體交接事項]”。結尾：表達對任免人員的期望和對公司工作的展望，如“希望[新任職人員姓名]在新的崗位上認真履行職責，為公司發(fā)展做出更大貢獻；也希望[原任職人員姓名]在今后的工作中繼續(xù)支持公司，共同推動公司事業(yè)不斷前進”。三、通知發(fā)布流程（一）起草1.由相關部門或人員根據工作需要起草通知文案，確保內容準確、完整、符合規(guī)范要求。2.起草人應對通知涉及的事項進行充分調研和分析，必要時征求相關部門或人員的意見，確保通知的可行性和有效性。（二）審核1.通知初稿完成后，提交至行政部進行審核。行政部應從格式規(guī)范、語言表達、內容準確性等方面進行全面審查。2.對于涉及重要事項、政策法規(guī)解讀、人事任免等通知，行政部審核后還需提交公司管理層或相關領導進行審批。3.審核過程中如發(fā)現問題，審核人員應及時與起草人溝通，提出修改意見，起草人應根據意見進行修改完善，直至審核通過。（三）發(fā)布1.經審核通過的通知，由行政部按照規(guī)定的發(fā)布渠道進行發(fā)布。發(fā)布渠道包括公司內部辦公系統(tǒng)、電子郵件、公告欄、微信群等。2.根據通知的性質和受眾范圍，選擇合適的發(fā)布方式。對于一般性通知，可通過公司內部辦公系統(tǒng)發(fā)布；對于重要通知或需全體員工知曉的通知，可同時采用電子郵件、公告欄等多種方式發(fā)布，確保通知傳達的及時性和覆蓋面。3.在發(fā)布通知時，應確保發(fā)布渠道的正常運行，避免出現信息發(fā)布不及時或錯誤等情況。同時，記錄通知的發(fā)布時間、發(fā)布渠道、接收對象等信息，以便后續(xù)查詢和統(tǒng)計。（四）存檔1.通知發(fā)布后，行政部應及時對通知文案及相關發(fā)布記錄進行存檔。存檔內容應包括通知的電子版文件、發(fā)布截圖、接收對象清單等。2.存檔文件應按照分類進行整理，便于查詢和檢索。同時，定期對存檔文件進行備份，防止數據丟失。四、通知格式規(guī)范（一）標題1.標題應簡潔明了，準確概括通知主題，一般不超過20個字。2.標題字體應使用二號宋體，加粗，居中顯示。（二）主送單位1.明確通知的接收對象，即主送單位。主送單位名稱應使用全稱或規(guī)范化簡稱，多個主送單位之間用逗號或分號隔開，分行排列。2.主送單位字體應使用三號仿宋體，頂格書寫，段前空一行。（三）正文1.正文內容應條理清晰，層次分明。一般采用分段表述，每段開頭空兩格。2.正文字體應使用三號仿宋體，行距為固定值28磅。（四）附件1.如有附件，應在正文后注明附件名稱及序號，并按照序號依次列出附件內容。2.附件名稱應準確概括附件內容，字體應使用三號仿宋體。（五）落款1.落款包括通知發(fā)布部門和發(fā)布日期。通知發(fā)布部門應使用全稱，發(fā)布日期應寫明具體年、月、日。2.落款字體應使用三號仿宋體，位于正文右下方，與正文空三行。五、通知語言規(guī)范（一）用詞準確1.使用規(guī)范的漢字和詞匯，避免使用生僻字、錯別字、網絡用語和口語化表述。2.對于專業(yè)術語和特定概念，應使用準確、統(tǒng)一的表述，確保接收者能夠準確理解。（二）表述清晰1.語言表達應簡潔明了,避免冗長、復雜的句子結構和過多的修飾詞。2.邏輯關系應清晰，各項內容之間應層次分明，便于接收者理解和執(zhí)行。（三）語氣恰當1.根據通知的性質和受眾對象，選擇恰當的語氣。對于正式通知，應使用嚴肅、莊重的語氣；對于一般性通知，可使用平和、親切的語氣。2.避免使用命令式、威脅式等不當語氣，尊重接收者的感受，提高通知的可接受性。六、通知管理與監(jiān)督（一）定期檢查1.行政部應定期對已發(fā)布的通知進行檢查，查看通知的執(zhí)行情況、存檔情況等。2.檢查內容包括通知是否按時傳達給相關人員、接收者是否理解通知內容、工作是否按照通知要求執(zhí)行等。（二）反饋處理1.對于檢查過程中發(fā)現的問題或接收者提出的疑問，行政部應及時進行收集整理，并反饋給相關部門或人員進行處理。2.相關部門或人員應在規(guī)定時間內對反饋問題進行回復和處理，并