PAGE行政辦印章使用制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司行政辦印章的管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政辦各類印章的使用管理，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等。（三）印章管理原則1.嚴格審批原則：印章使用必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保用印事項合法合規(guī)。2.專人負責(zé)原則：指定專人負責(zé)印章的保管和使用，明確其職責(zé)和權(quán)限。3.安全保密原則：加強印章保管和使用過程中的安全保密措施，防止印章被盜用、冒用或濫用。4.記錄備案原則：對印章使用情況進行詳細記錄，并定期備案，以備查詢和審計。二、印章的種類及用途（一）公司公章1.用途：代表公司對外行使權(quán)力，具有最高法律效力。用于簽署各類重要文件、合同、協(xié)議等。2.適用范圍：公司對外的正式文件、函件、合同、協(xié)議、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照副本等。（二）合同專用章1.用途：專門用于簽訂公司各類經(jīng)濟合同。2.適用范圍：公司與外部單位簽訂的各類經(jīng)濟合同，包括買賣合同、租賃合同、借款合同、技術(shù)合同等。（三）財務(wù)專用章1.用途：用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財務(wù)活動。2.適用范圍：公司的各類財務(wù)報表、會計憑證、發(fā)票、收據(jù)、支票、匯票等。（四）法定代表人章1.用途：代表法定代表人行使職權(quán)，用于特定的文件簽署或其他需要法定代表人簽字確認的事項。2.適用范圍：根據(jù)公司實際情況和法定代表人授權(quán)確定，一般用于重要文件的補充簽署或特定業(yè)務(wù)的辦理。三、印章的保管（一）保管人員1.公司行政辦指定專人負責(zé)印章的保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.保管人員應(yīng)與印章使用審批人員相互分離，不得兼任印章使用審批工作。（二）保管地點1.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并放置在公司行政辦指定的地點。2.保管地點應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施，確保印章的安全存放。（三）保管要求1.保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。2.印章使用完畢后，應(yīng)及時放回保管地點，并確保印章存放安全。3.保管人員應(yīng)定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。四、印章的使用流程（一）用印申請1.用印申請人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等內(nèi)容。2.用印申請應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并在申請表上簽字確認。（二）審批流程1.一般用印事項，由行政辦負責(zé)人審批。2.重要用印事項，如涉及公司重大決策、經(jīng)濟合同、對外擔(dān)保等，應(yīng)經(jīng)公司法定代表人或董事長審批。3.審批人應(yīng)認真審核用印申請內(nèi)容，確保用印事項合法合規(guī)，并在申請表上簽署審批意見。（三）印章使用1.保管人員憑經(jīng)審批的《印章使用申請表》，核對用印文件內(nèi)容與申請表一致后，方可使用印章。2.印章使用應(yīng)在公司行政辦指定的地點進行，不得在其他場所隨意使用印章。3.用印時，保管人員應(yīng)在用印文件上正確加蓋印章，并確保印章清晰、端正、完整。（四）用印登記1.保管人員應(yīng)對印章使用情況進行詳細登記，包括用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印申請人、審批人等信息。2.用印登記應(yīng)及時、準確、完整，登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。五、特殊情況的印章使用（一）緊急用印1.因特殊情況需要緊急用印的，用印申請人應(yīng)填寫《緊急印章使用申請表》，詳細說明緊急情況及用印事項，并經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)口頭同意后，可先行用印。2.緊急用印后，用印申請人應(yīng)在[具體時間]內(nèi)補辦正式的審批手續(xù)，并將申請表交行政辦備案。（二）異地用印1.因業(yè)務(wù)需要在異地使用印章的，用印申請人應(yīng)提前向行政辦提出申請，并說明異地用印的原因、時間、地點等情況。2.行政辦應(yīng)根據(jù)實際情況進行審核，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。批準后，由行政辦安排專人攜帶印章前往異地用印，或采用郵寄印章、遠程視頻見證等方式進行用印。3.異地用印過程中，應(yīng)嚴格遵守本制度的相關(guān)規(guī)定，確保印章使用的安全和規(guī)范。六、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章的，由行政辦提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理印章停用手續(xù)。2.印章停用后，保管人員應(yīng)及時將印章交回行政辦，并在印章使用登記冊上注明停用日期。（二）銷毀1.停用的印章應(yīng)及時進行銷毀，銷毀工作應(yīng)由行政辦會同相關(guān)部門共同進行，并指定專人負責(zé)監(jiān)督。2.印章銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、停用原因、銷毀方式等內(nèi)容，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.印章銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法再使用。銷毀過程應(yīng)進行拍照或錄像記錄，并由參與銷毀人員簽字確認。4.印章銷毀后，應(yīng)將《印章銷毀申請表》及銷毀記錄存檔保存，以備查詢。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政辦應(yīng)定期對印章使用情況進行檢查，確保印章使用符合本制度的規(guī)定。2.檢查內(nèi)容包括印章保管情況、使用審批流程、用印登記記錄等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時督促整改。（二）審計監(jiān)督1.公司審計部門應(yīng)定期對印章使用情況進行審計，重點檢查印章使用的合法性、合規(guī)性和安全性。2.審計過程中，可查閱印章使用登記冊、審批文件、用印文件等資料，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)提出審計意見，并督促相關(guān)部門進行整改。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟損失或其他