PAGE辦公用房規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公用房的規(guī)范化管理，合理配置辦公資源，提高辦公效率，降低運營成本，確保公司各項工作的順利開展，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的辦公用房管理。（三）基本原則1.合理規(guī)劃原則根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需求和人員規(guī)模，科學合理地規(guī)劃辦公用房的布局和使用，確保資源的有效利用。2.節(jié)約高效原則倡導節(jié)約辦公資源，提高辦公用房的使用效率，避免資源浪費。3.公平公正原則在辦公用房分配、調整等過程中，遵循公平公正的原則，確保各部門、各崗位享有平等的機會。4.規(guī)范管理原則建立健全辦公用房管理制度，明確管理流程和標準，實現(xiàn)規(guī)范化、制度化管理。二、辦公用房規(guī)劃與配置（一）規(guī)劃依據(jù)1.公司戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務發(fā)展目標，預測未來一定時期內的人員增長和業(yè)務拓展需求。2.行業(yè)特點和工作流程要求，合理設計辦公區(qū)域的功能布局。3.國家關于辦公建筑設計規(guī)范和安全標準等相關規(guī)定。（二）配置標準1.辦公人員辦公用房面積標準普通員工：[X]平方米/人。部門負責人：[X]平方米/人。高層管理人員：[X]平方米/人。2.功能區(qū)域配置標準辦公區(qū)域：應滿足員工日常辦公需求，配備必要的辦公桌椅、電腦、文件柜等辦公設備。會議室：根據(jù)公司規(guī)模和會議需求，合理設置不同規(guī)格的會議室，配備相應的會議桌椅、投影儀、音響設備等。接待室：用于接待來訪客戶，應配備沙發(fā)、茶幾、飲水機等基本設施。公共區(qū)域：包括走廊、樓梯、衛(wèi)生間等，應保持整潔、衛(wèi)生，定期進行清潔和維護。（三）規(guī)劃與調整流程1.需求調研人力資源部門定期統(tǒng)計公司人員變動情況，包括新入職、離職、崗位調整等信息。各部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展需求，提前向行政部門提交辦公用房需求申請，說明申請理由、預計使用人數(shù)、所需辦公用房面積及功能需求等。2.規(guī)劃設計行政部門結合公司人員變動情況和各部門需求，會同相關部門進行辦公用房規(guī)劃設計。規(guī)劃設計應充分考慮公司整體布局、功能分區(qū)、交通流線等因素，確保辦公用房的合理性和舒適性。3.審批備案辦公用房規(guī)劃設計方案提交公司管理層審批，經(jīng)批準后報相關部門備案。審批通過后的規(guī)劃設計方案應嚴格執(zhí)行，不得擅自更改。如需調整，應重新履行審批手續(xù)。三、辦公用房分配與使用（一）分配原則1.根據(jù)各部門職能、人員規(guī)模和工作需求，按照辦公用房配置標準進行合理分配。2.優(yōu)先保障核心業(yè)務部門和重點項目的辦公用房需求。3.對于臨時性或階段性工作任務所需的辦公用房，根據(jù)實際情況進行靈活調配。（二）分配流程1.行政部門根據(jù)辦公用房規(guī)劃和各部門需求，制定辦公用房分配方案。2.分配方案經(jīng)公司管理層審批后，由行政部門組織各部門進行辦公用房交接。3.各部門應在規(guī)定時間內完成交接手續(xù)，并按照分配方案合理安排辦公區(qū)域。（三）使用規(guī)范1.各部門應嚴格按照分配的辦公用房區(qū)域和面積使用，不得擅自占用其他部門的辦公用房或擴大使用面積。2.保持辦公用房的整潔、衛(wèi)生，不得在辦公區(qū)域內亂堆亂放雜物，不得損壞辦公用房及附屬設施。3.愛護辦公設備和家具，合理使用水電等資源，做到節(jié)約能源、降低消耗。4.不得在辦公用房內從事與工作無關的活動，如住宿、餐飲、娛樂等。四、辦公用房租賃與購置（一）租賃管理1.租賃決策根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要和辦公用房規(guī)劃，綜合考慮成本、地理位置、配套設施等因素，決定是否采用租賃方式獲取辦公用房。租賃決策應經(jīng)過充分的市場調研和分析，確保租賃方案的合理性和經(jīng)濟性。2.租賃合同簽訂確定租賃意向后，由行政部門負責與出租方簽訂租賃合同。租賃合同應明確租賃期限、租金標準、租金支付方式、房屋用途、維修責任、違約責任等條款，確保公司權益得到有效保障。3.租賃費用管理行政部門負責租賃費用的核算和支付，按照租賃合同約定及時繳納租金及相關費用。定期對租賃費用進行統(tǒng)計分析，評估租賃成本效益，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）購置管理1.購置決策根據(jù)公司長遠發(fā)展戰(zhàn)略和辦公用房需求，綜合考慮資金狀況、土地資源、房產(chǎn)市場等因素，決定是否購置辦公用房。購置決策應進行全面的可行性研究和風險評估，確保購置方案符合公司利益和發(fā)展需求。2.購置流程成立購置工作小組，負責辦公用房購置的調研、談判、合同簽訂等工作。購置工作小組應進行市場調研，選擇合適的房產(chǎn)項目，并與開發(fā)商或賣方進行談判，確定購置價格、付款方式、房屋交付時間等條款。購置合同簽訂后，按照合同約定辦理房產(chǎn)過戶、產(chǎn)權登記等手續(xù)。3.產(chǎn)權管理行政部門負責辦公用房產(chǎn)權證書及相關資料的保管，建立產(chǎn)權檔案。定期對辦公用房產(chǎn)權狀況進行核實，確保產(chǎn)權清晰，無產(chǎn)權糾紛。五、辦公用房維修與維護（一）維修管理1.維修申請各部門發(fā)現(xiàn)辦公用房及附屬設施存在損壞或故障時，應及時向行政部門提交維修申請。維修申請應注明維修事項、地點、影響范圍等詳細信息。2.維修審批行政部門接到維修申請后，進行初步審核，根據(jù)維修事項的性質和金額大小，報相關領導審批。對于重大維修項目，應組織相關部門進行論證后再行審批。3.維修實施行政部門根據(jù)審批通過的維修申請，安排維修人員或委托專業(yè)維修單位進行維修。維修過程中，應加強監(jiān)督管理，確保維修質量和進度，維修完成后進行驗收。（二）維護管理1.日常維護行政部門負責制定辦公用房日常維護計劃，定期組織對辦公區(qū)域、公共區(qū)域及附屬設施進行清潔、保養(yǎng)和檢查。各部門應配合行政部門做好辦公用房的日常維護工作，保持辦公環(huán)境整潔、舒適。2.定期維護根據(jù)辦公用房的使用年限和實際情況，制定定期維護計劃，對房屋結構、水電設施、消防設備等進行全面檢查和維護。定期維護計劃應明確維護內容、時間安排和責任人，確保維護工作按時、按質完成。3.應急維護建立應急維護機制，對于突發(fā)的辦公用房損壞或故障，能夠及時響應并進行維修。行政部門應儲備必要的應急維修物資和設備，確保應急維護工作的順利開展。六、辦公用房安全與消防管理（一）安全管理1.安全責任公司法定代表人是辦公用房安全管理的第一責任人，各部門負責人對本部門辦公用房安全負責。明確安全管理職責，簽訂安全責任書，將安全責任落實到具體部門和個人。2.安全制度建立健全辦公用房安全管理制度，包括安全檢查制度、安全隱患排查治理制度、安全培訓制度、安全應急預案等。定期組織安全檢查和隱患排查治理，及時消除安全隱患，確保辦公用房安全。3.安全設施配備按照國家相關規(guī)定，配備必要的安全設施，如消防器材、監(jiān)控設備、防盜報警裝置等。定期對安全設施進行檢查、維護和更新，確保其正常運行。（二）消防管理1.消防責任公司法定代表人是辦公用房消防管理的第一責任人，各部門負責人對本部門辦公用房消防工作負責。明確消防管理職責，簽訂消防責任書，將消防責任落實到具體部門和個人。2.消防制度建立健全辦公用房消防管理制度，包括消防安全責任制、消防安全檢查制度、消防設施維護管理制度、火災應急預案等。定期組織消防安全檢查和演練，提高員工的消防安全意識和應急處置能力。3.消防設施配備按照國家消防技術標準要求，配備完善的消防設施，如消火栓、滅火器、自動噴水滅火系統(tǒng)、火災報警系統(tǒng)等。定期對消防設施進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保其完好有效。七、辦公用房信息化管理（一）信息系統(tǒng)建設1.建立辦公用房信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公用房資源的動態(tài)管理。2.信息化管理系統(tǒng)應涵蓋辦公用房規(guī)劃、配置、分配、使用、維修、安全等各個環(huán)節(jié)，實時更新辦公用房相關信息。（二）信息管理與應用1.行政部門負責辦公用房信息化管理系統(tǒng)的日常維護和數(shù)據(jù)更新，確保信息的準確性和及時性。2.各部門應通過信息化管理系統(tǒng)查詢辦公用房相關信息，辦理辦公用房申請、調整、維修等業(yè)務，提高工作效率和管理水平。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對辦公用房使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括辦公用房分配使用是否符合規(guī)定、安全消防管理是否到位、維修維護工作是否及時等。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.建立辦公用房管理考核評價機制，對各部門辦公用房管理工