PAGE超市內(nèi)外單管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)超市內(nèi)外單管理，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，確保超市運(yùn)營的高效性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于超市內(nèi)部參與各類內(nèi)外單業(yè)務(wù)處理的所有相關(guān)部門和人員，包括采購、銷售、倉庫管理、財務(wù)等部門以及涉及內(nèi)外單業(yè)務(wù)操作的員工。（三）基本原則1.合法性原則：內(nèi)外單業(yè)務(wù)處理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項操作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：所有內(nèi)外單信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括商品信息、數(shù)量、價格、交易對象等，避免因信息錯誤導(dǎo)致的業(yè)務(wù)風(fēng)險。3.及時性原則：內(nèi)外單業(yè)務(wù)應(yīng)及時處理，確保訂單的按時執(zhí)行和交付，提高客戶滿意度，維護(hù)超市良好信譽(yù)。4.保密性原則：對于涉及商業(yè)機(jī)密、客戶隱私等信息，必須嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、內(nèi)外單定義及分類（一）定義1.內(nèi)單：指超市內(nèi)部各部門之間因業(yè)務(wù)往來而產(chǎn)生的單據(jù)，用于記錄商品的流轉(zhuǎn)、庫存調(diào)整、費(fèi)用分?jǐn)偟葍?nèi)部交易信息。2.外單：指超市與外部供應(yīng)商、客戶之間進(jìn)行商品采購、銷售等業(yè)務(wù)活動所產(chǎn)生的單據(jù)，包括采購訂單、銷售訂單、發(fā)票、送貨單等。（二）分類1.采購類外單采購訂單：明確向供應(yīng)商采購商品的品種、數(shù)量、價格、交貨日期等詳細(xì)信息，是采購業(yè)務(wù)的核心單據(jù)。采購合同：與供應(yīng)商簽訂的具有法律效力的文件，規(guī)定雙方的權(quán)利義務(wù)，包括商品規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。到貨驗收單：記錄供應(yīng)商所供商品實際到貨情況，包括商品名稱、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量狀況等，用于確認(rèn)采購商品是否符合訂單要求。2.銷售類外單銷售訂單：與客戶簽訂的銷售商品的協(xié)議，包含商品信息、數(shù)量、價格、交貨方式、付款方式等內(nèi)容。銷售發(fā)票：作為銷售業(yè)務(wù)的財務(wù)憑證，記錄銷售商品的金額、稅額等信息，是確認(rèn)銷售收入的重要依據(jù)。送貨單：用于向客戶交付商品時的憑證，注明所送商品的名稱、數(shù)量、規(guī)格等，由客戶簽收確認(rèn)。3.庫存管理類內(nèi)外單庫存盤點單：定期對超市庫存進(jìn)行盤點時所使用的單據(jù)，記錄實際庫存數(shù)量與系統(tǒng)記錄數(shù)量的差異情況，以便及時調(diào)整庫存。庫存調(diào)撥單：用于超市內(nèi)部不同倉庫之間商品調(diào)撥的單據(jù)，明確調(diào)撥商品的名稱、數(shù)量、調(diào)出倉庫和調(diào)入倉庫等信息。庫存報損單：記錄因各種原因?qū)е律唐窊p壞、過期等需要報廢處理的單據(jù)，包括報損商品明細(xì)、原因說明等。4.財務(wù)結(jié)算類內(nèi)外單付款申請單：用于向供應(yīng)商支付貨款時的申請文件，注明付款金額、付款方式、付款原因等信息，經(jīng)相關(guān)審批后進(jìn)行付款操作。收款確認(rèn)單：記錄客戶付款情況的單據(jù)，確認(rèn)收到客戶的款項金額、付款方式等信息，作為財務(wù)記賬的依據(jù)。費(fèi)用報銷單：員工因工作需要發(fā)生的費(fèi)用支出，如差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)等，按照規(guī)定填寫報銷單，經(jīng)審批后進(jìn)行費(fèi)用報銷。三、內(nèi)外單業(yè)務(wù)流程規(guī)范（一）采購業(yè)務(wù)流程1.需求確認(rèn)各部門根據(jù)銷售情況、庫存狀況等提出采購需求，填寫采購申請單，并提交給采購部門。采購部門對采購申請進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性，如有疑問及時與申請部門溝通。2.供應(yīng)商選擇與詢價采購部門根據(jù)采購需求，在合格供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價。向供應(yīng)商發(fā)送詢價函，明確采購商品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨日期等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。3.供應(yīng)商評估與選擇采購部門收到供應(yīng)商報價后，對各供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)等進(jìn)行綜合評估。根據(jù)評估結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并與其進(jìn)行談判，確定采購價格、交貨方式、付款方式等條款。4.采購訂單簽訂采購部門根據(jù)談判結(jié)果，起草采購訂單，經(jīng)相關(guān)部門審核后，與供應(yīng)商簽訂采購訂單。采購訂單應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，確保訂單內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，并加蓋雙方公章或合同專用章。5.到貨驗收采購部門提前通知倉庫管理部門做好收貨準(zhǔn)備，并跟蹤供應(yīng)商的發(fā)貨情況。商品到貨時，倉庫管理部門按照采購訂單要求進(jìn)行驗收，檢查商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)商品存在問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并填寫到貨驗收單，詳細(xì)記錄驗收情況。6.付款結(jié)算倉庫管理部門驗收合格后，將到貨驗收單提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)采購合同和到貨驗收單，審核付款申請，確認(rèn)無誤后按照約定的付款方式向供應(yīng)商支付貨款。（二）銷售業(yè)務(wù)流程1.客戶需求溝通與訂單確認(rèn)銷售人員與客戶進(jìn)行溝通，了解客戶的商品需求，提供產(chǎn)品信息和報價。根據(jù)客戶需求，起草銷售訂單，與客戶確認(rèn)訂單內(nèi)容，包括商品名稱、數(shù)量、價格、交貨日期、交貨方式、付款方式等。2.銷售訂單審核銷售訂單提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括訂單的合理性、客戶信用狀況、庫存情況等。如訂單存在問題，審核部門應(yīng)及時與銷售人員溝通，要求其進(jìn)行修改或調(diào)整。3.訂單執(zhí)行與發(fā)貨審核通過的銷售訂單下達(dá)給倉庫管理部門，倉庫管理部門根據(jù)訂單要求準(zhǔn)備商品。倉庫管理部門安排發(fā)貨，并填寫送貨單，注明所送商品的名稱、數(shù)量、規(guī)格等信息，隨貨一同交付給客戶。4.銷售發(fā)票開具財務(wù)部門根據(jù)銷售訂單和送貨單，確認(rèn)銷售收入后，開具銷售發(fā)票。銷售發(fā)票應(yīng)按照規(guī)定填寫，確保發(fā)票內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，包括客戶名稱、商品名稱、數(shù)量、金額、稅額等信息。5.收款與結(jié)算財務(wù)部門跟蹤客戶付款情況，及時與客戶溝通收款事宜。收到客戶款項后，財務(wù)部門填寫收款確認(rèn)單，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。（三）庫存管理業(yè)務(wù)流程1.庫存盤點定期（如每月末）或不定期對超市庫存進(jìn)行盤點，由倉庫管理部門組織實施。盤點人員按照規(guī)定的盤點方法和流程，對庫存商品進(jìn)行逐一清點，并填寫庫存盤點單。盤點結(jié)束后，如果實際庫存數(shù)量與系統(tǒng)記錄數(shù)量存在差異，應(yīng)查明原因，并填寫差異說明，報相關(guān)部門審批后進(jìn)行庫存調(diào)整。2.庫存調(diào)撥超市內(nèi)部不同倉庫之間如需進(jìn)行商品調(diào)撥，由調(diào)出倉庫填寫庫存調(diào)撥單。庫存調(diào)撥單應(yīng)注明調(diào)撥商品的名稱、數(shù)量、調(diào)出倉庫和調(diào)入倉庫等信息，并經(jīng)相關(guān)部門審批。調(diào)出倉庫按照庫存調(diào)撥單要求發(fā)貨，調(diào)入倉庫收到商品后進(jìn)行驗收，并在庫存調(diào)撥單上簽字確認(rèn)。3.庫存報損因商品損壞、過期、變質(zhì)等原因需要進(jìn)行報損處理時，倉庫管理部門填寫庫存報損單。庫存報損單應(yīng)詳細(xì)記錄報損商品的名稱、數(shù)量、規(guī)格、報損原因等信息，并附上相關(guān)證明材料。庫存報損單經(jīng)相關(guān)部門審批后，倉庫管理部門按照規(guī)定進(jìn)行報損處理，并調(diào)整庫存記錄（四）財務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)流程1.付款申請采購部門根據(jù)采購合同和到貨驗收情況，填寫付款申請單，注明付款金額、付款方式、付款原因等信息。付款申請單經(jīng)相關(guān)部門審批，審批通過后提交給財務(wù)部門。2.付款審核與支付財務(wù)部門收到付款申請單后，對相關(guān)憑證和資料進(jìn)行審核，核實付款金額、付款對象、付款方式等是否符合規(guī)定。審核無誤后，財務(wù)部門按照約定的付款方式向供應(yīng)商支付貨款，并做好付款記錄。3.收款確認(rèn)與記賬財務(wù)部門收到客戶款項后，由專人負(fù)責(zé)收款確認(rèn)工作，填寫收款確認(rèn)單，注明收款金額、付款方式、付款客戶等信息。收款確認(rèn)單經(jīng)審核后，財務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，確認(rèn)銷售收入，并登記應(yīng)收賬款明細(xì)賬。4.費(fèi)用報銷員工因工作需要發(fā)生費(fèi)用支出后，按照規(guī)定填寫費(fèi)用報銷單，注明費(fèi)用明細(xì)、金額、報銷原因等信息。費(fèi)用報銷單經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門對費(fèi)用報銷單進(jìn)行審核，核實費(fèi)用的真實性、合理性和合規(guī)性。審核通過后，按照規(guī)定進(jìn)行報銷支付。四、內(nèi)外單填寫與審核規(guī)范（一）填寫規(guī)范1.內(nèi)外單應(yīng)使用規(guī)定的格式和模板進(jìn)行填寫，確保內(nèi)容完整、清晰、準(zhǔn)確。2.填寫的字跡應(yīng)工整、規(guī)范，不得隨意涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋涂改章或相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.各項信息應(yīng)按照實際情況填寫，不得虛假填報。商品信息應(yīng)包括商品名稱、規(guī)格、型號、產(chǎn)地等；數(shù)量應(yīng)填寫準(zhǔn)確的數(shù)值；價格應(yīng)明確單價和總價；日期應(yīng)填寫實際發(fā)生日期等。4.對于涉及簽名的地方，相關(guān)人員應(yīng)使用本人真實姓名簽字，并注明簽字日期。（二）審核規(guī)范1.各部門在接收內(nèi)外單時，應(yīng)首先對單據(jù)的完整性進(jìn)行審核，檢查是否有必填項未填寫、簽字蓋章不全等情況。2.審核人員應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和相關(guān)規(guī)定，對內(nèi)外單的內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)審核，確保業(yè)務(wù)操作的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。3.采購訂單審核時，應(yīng)重點審核采購需求的合理性、供應(yīng)商選擇的合規(guī)性、價格條款的合理性等；銷售訂單審核時，應(yīng)關(guān)注客戶信用狀況、訂單條款的完整性等；庫存管理類內(nèi)外單審核時，應(yīng)檢查庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、報損原因的合理性等；財務(wù)結(jié)算類內(nèi)外單審核時，應(yīng)核實付款申請和收款確認(rèn)的準(zhǔn)確性、費(fèi)用報銷的合規(guī)性等。4.審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，審核人員應(yīng)及時與填寫人員溝通，要求其進(jìn)行修改或補(bǔ)充相關(guān)信息。審核通過的內(nèi)外單應(yīng)加蓋審核章或相關(guān)人員簽字確認(rèn)，作為業(yè)務(wù)處理的依據(jù)。五、內(nèi)外單傳遞與存檔規(guī)范（一）傳遞規(guī)范1.內(nèi)外單應(yīng)按照規(guī)定的流程和路線進(jìn)行傳遞，確保單據(jù)及時、準(zhǔn)確地到達(dá)相關(guān)部門和人員手中。2.傳遞過程中，應(yīng)建立交接記錄，明確交接時間、交接人員、單據(jù)名稱和數(shù)量等信息，確保單據(jù)傳遞的可追溯性。3.對于緊急的內(nèi)外單，應(yīng)優(yōu)先傳遞處理，確保業(yè)務(wù)的及時性?？梢酝ㄟ^專門的內(nèi)部溝通渠道（如郵件、即時通訊工具等）進(jìn)行快速傳遞，并在傳遞后及時跟進(jìn)處理進(jìn)度。4.涉及外部供應(yīng)商和客戶的外單傳遞，應(yīng)按照雙方約定的方式進(jìn)行，如郵寄、傳真、電子數(shù)據(jù)交換等，并確保傳遞的準(zhǔn)確性和安全性。（二）存檔規(guī)范1.超市應(yīng)建立完善的內(nèi)外單存檔制度，對各類內(nèi)外單進(jìn)行分類、編號、裝訂成冊，并妥善保管。2.存檔的內(nèi)外單應(yīng)包括原始單據(jù)及其相關(guān)的附件、審批文件等，確保檔案資料的完整性。3.內(nèi)外單存檔期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，采購合同、銷售合同等重要單據(jù)應(yīng)保存較長時間（如至少5年），其他一般性內(nèi)外單可根據(jù)實際情況確定合理的保存期限。4.存檔的內(nèi)外單應(yīng)便于查詢和檢索，可采用電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并按照一定的分類規(guī)則進(jìn)行存儲，以便快速查找所需單據(jù)；紙質(zhì)檔案應(yīng)按照編號順序進(jìn)行裝訂，存放于專門的檔案柜中，并建立檔案索引目錄。5.定期對存檔的內(nèi)外單進(jìn)行清查和整理，確保檔案資料的安全、完整，防止檔案丟失、損壞或泄露。對于超過保存期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。六、內(nèi)外單風(fēng)險管理與控制（一）風(fēng)險識別與評估1.超市應(yīng)定期對內(nèi)外單業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、客戶信用風(fēng)險、信息泄露風(fēng)險、操作失誤風(fēng)險等。2.針對不同的風(fēng)險因素，制定相應(yīng)的風(fēng)險評估標(biāo)準(zhǔn)，對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級。3.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對內(nèi)外單業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，找出風(fēng)險控制點，并采取相應(yīng)的風(fēng)險控制措施。（二）風(fēng)險控制措施1.供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商評估和選擇機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，確保供應(yīng)商的信譽(yù)和供貨能力。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任，以約束供應(yīng)商行為。對供應(yīng)商的交貨情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并解決可能出現(xiàn)的問題。2.客戶信用管理建立客戶信用檔案，收集客戶的基本信息、信用狀況等資料，并定期進(jìn)行評估和更新。根據(jù)客戶信用等級，制定相應(yīng)的信用政策，如信用額度、付款期限等，以降低客戶信用風(fēng)險。在銷售業(yè)務(wù)中，加強(qiáng)對客戶信用狀況的審查，對于信用狀況不佳的客戶，謹(jǐn)慎開展業(yè)務(wù)或采取必要的風(fēng)險防范措施。3.信息安全管理加強(qiáng)對內(nèi)外單信息的安全保護(hù)，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止信息泄露。對涉及商業(yè)機(jī)密、客戶隱私等敏感信息的處理過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，確保信息使用的合規(guī)性。定期對員工進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，提高員工的信息安全意識，防止因員工疏忽導(dǎo)致信息安全事