PAGE進(jìn)一步規(guī)范詢價工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司詢價工作的管理，規(guī)范詢價流程，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及物資采購、服務(wù)采購等詢價活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、外包服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：詢價工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有參與詢價的供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，不得偏袒任何一方，保證詢價過程和結(jié)果的公正性。3.公開透明原則：詢價信息應(yīng)公開透明，確保供應(yīng)商能夠充分了解詢價要求和流程，參與公平競爭。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，通過規(guī)范詢價流程，降低采購成本，提高采購效益。二、詢價工作流程（一）需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《詢價申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、預(yù)算金額等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.對于緊急采購需求，應(yīng)在申請表中注明緊急原因，并盡可能提前提交申請，以便采購部門及時安排詢價工作。（二）需求審核1.采購部門收到《詢價申請表》后，對需求的合理性、必要性進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括但不限于采購項目是否符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要、預(yù)算是否合理、質(zhì)量要求是否明確等。3.如發(fā)現(xiàn)需求不合理或存在疑問，采購部門應(yīng)與需求部門溝通協(xié)商，要求其進(jìn)行補(bǔ)充說明或調(diào)整需求。（三）詢價準(zhǔn)備1.根據(jù)審核通過的《詢價申請表》，采購部門制定詢價文件。詢價文件應(yīng)包括詢價函、采購需求明細(xì)、技術(shù)規(guī)格要求、商務(wù)條款、報價要求等內(nèi)容。2.詢價函應(yīng)明確詢價的目的、范圍、要求以及供應(yīng)商應(yīng)提供的報價文件格式等信息。3.采購需求明細(xì)應(yīng)詳細(xì)列出采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等具體要求。4.技術(shù)規(guī)格要求應(yīng)明確采購項目的技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)等技術(shù)要求。5.商務(wù)條款應(yīng)包括交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款。6.報價要求應(yīng)明確供應(yīng)商應(yīng)提供的報價內(nèi)容，如單價、總價、交貨期、優(yōu)惠條件等，并要求供應(yīng)商在報價文件中注明相關(guān)的服務(wù)承諾和資質(zhì)證明文件。（四）供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。收集渠道包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、以往合作供應(yīng)商等。2.根據(jù)采購項目的特點和要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)送詢價文件。3.在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)優(yōu)先考慮具有良好信譽、較強(qiáng)實力、豐富經(jīng)驗且產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平較高的供應(yīng)商。4.對于新的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進(jìn)行必要的資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績證明等相關(guān)資質(zhì)文件的審核。（五）報價接收1.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)，按照詢價文件的要求編制報價文件，并密封后提交給采購部門。2.報價文件應(yīng)包括報價表、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表、售后服務(wù)承諾、資質(zhì)證明文件等內(nèi)容。3.采購部門在收到供應(yīng)商的報價文件后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查報價文件是否完整、符合要求。如發(fā)現(xiàn)報價文件存在問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（六）詢價評審1.采購部門組織成立詢價評審小組，成員包括采購部門代表、技術(shù)專家、財務(wù)人員等相關(guān)人員。評審小組應(yīng)具備專業(yè)知識和豐富經(jīng)驗，能夠?qū)Σ少忢椖窟M(jìn)行全面、客觀的評價。2.評審小組對供應(yīng)商的報價文件進(jìn)行評審，評審內(nèi)容包括報價合理性、技術(shù)方案可行性、商務(wù)條款響應(yīng)性、售后服務(wù)承諾等方面。3.評審小組根據(jù)評審結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行排序，推薦出中標(biāo)候選人。中標(biāo)候選人一般為報價合理、技術(shù)方案可行、商務(wù)條款響應(yīng)性好且售后服務(wù)承諾優(yōu)的供應(yīng)商。4.在評審過程中，評審小組應(yīng)保持公正、客觀的態(tài)度，不得接受供應(yīng)商的賄賂或其他不正當(dāng)利益，確保評審結(jié)果的公正性。（七）結(jié)果確定1.采購部門根據(jù)詢價評審小組的推薦意見，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向其發(fā)出《中標(biāo)通知書》。2.《中標(biāo)通知書》應(yīng)明確采購項目的名稱、中標(biāo)金額、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容，并要求中標(biāo)供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)簽訂采購合同。3.對于未中標(biāo)的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時通知其未中標(biāo)結(jié)果，并感謝其參與詢價活動。（八）合同簽訂1.中標(biāo)供應(yīng)商收到《中標(biāo)通知書》后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)與采購部門簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)，確保采購項目的順利實施。三、詢價工作管理（一）詢價文件管理1.詢價文件應(yīng)妥善保管，建立專門的文件檔案，記錄詢價文件的編制、發(fā)放、回收等情況。2.詢價文件的內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向任何無關(guān)人員透露。3.在詢價活動結(jié)束后，詢價文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，以備后續(xù)查閱和審計。（二）供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商評估機(jī)制，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評估。評估結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。2.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)先合作機(jī)會；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取警告、暫停合作、終止合作等措施。3.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，定期召開供應(yīng)商會議，及時了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和合作需求，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。（三）詢價過程監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對詢價工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查詢價流程是否合規(guī)、評審結(jié)果是否公正、合同簽訂是否規(guī)范等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.采購部門應(yīng)積極配合審計部門的工作，提供必要的資料和信息，確保詢價工作的規(guī)范開展。（四）信息管理1.建立詢價信息管理系統(tǒng)，及時記錄和更新詢價活動的相關(guān)信息，包括需求提出、供應(yīng)商選擇、報價接收、評審結(jié)果等信息。2.通過信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)詢價工作的信息化、自動化管理，提高工作效率和管理水平。3.定期對詢價信息進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司采購決策提供數(shù)據(jù)支持。四、詢價工作相關(guān)人員職責(zé)（一）需求部門職責(zé)1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)確提出采購需求，并填寫《詢價申請表》。2.配合采購部門對采購需求進(jìn)行審核，提供必要的補(bǔ)充說明和技術(shù)支持。3.參與詢價評審工作，對供應(yīng)商的技術(shù)方案和商務(wù)條款進(jìn)行評價。4.負(fù)責(zé)與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。（二）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)詢價工作的組織和實施，制定詢價文件，選擇供應(yīng)商，接收報價文件，組織評審等工作。2.對采購需求進(jìn)行審核，確保采購項目的合理性和必要性。3.建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，維護(hù)供應(yīng)商信息，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。4.與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，并負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行和跟蹤。5.定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報詢價工作進(jìn)展情況，及時反饋詢價過程中出現(xiàn)的問題。（三）評審小組職責(zé)1.對供應(yīng)商的報價文件進(jìn)行評審，確保評審結(jié)果的公正、客觀。2.根據(jù)評審結(jié)果，推薦中標(biāo)候選人，為采購部門提供決策依據(jù)。3.對詢價過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行討論和決策，提出解決方案。（四）公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.審批《詢價申請表》，對重大采購項目的詢價工作進(jìn)行決策和指導(dǎo)。2.監(jiān)督詢價工作的開展情況，確保詢價工作符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。3.根據(jù)詢價評審結(jié)果，批準(zhǔn)采購合同的簽訂。五、詢價工作的風(fēng)險防范（一）供應(yīng)商風(fēng)險1.供應(yīng)商可能存在提供虛假信息、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨期延誤、售后服務(wù)不到位等風(fēng)險。2.防范措施：加強(qiáng)供應(yīng)商資質(zhì)審查，建立供應(yīng)商評估機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理。（二）評審風(fēng)險1.評審過程可能存在評審人員不公正、評審標(biāo)準(zhǔn)不明確、評審結(jié)果不準(zhǔn)確等風(fēng)險。2.防范措施：組建專業(yè)的評審小組，明確評審標(biāo)準(zhǔn)和流程，加強(qiáng)對評審人員的培訓(xùn)和管理，確保評審過程的公正、客觀，對評審結(jié)果進(jìn)行公示和復(fù)核。（三）合同風(fēng)險1.合同簽訂可能存在合同條款不明確、合同執(zhí)行不嚴(yán)格、合同變更不規(guī)范等風(fēng)險。2.防范措施：在簽訂合同前，仔細(xì)審查合同條款，確保合同內(nèi)容明確、具體、合法合規(guī)，加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，規(guī)范合同變更程序，及時簽訂補(bǔ)充協(xié)議。（四）信息風(fēng)險1.詢價過程中可能存在信息泄露、信息不準(zhǔn)確、