PAGE嚴(yán)格規(guī)范發(fā)文辦理制度一、總則（一）目的為了確保公司/組織發(fā)文辦理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，提高公文處理效率和質(zhì)量，保證公文的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有發(fā)文辦理工作，包括但不限于各類(lèi)通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等公文的起草、審核、簽發(fā)、印制、分發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：發(fā)文內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的各項(xiàng)規(guī)章制度，語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、規(guī)范、簡(jiǎn)潔，避免歧義。2.及時(shí)高效原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和時(shí)限辦理發(fā)文，確保公文能夠及時(shí)傳達(dá)、執(zhí)行，提高工作效率。3.安全保密原則：加強(qiáng)發(fā)文辦理過(guò)程中的安全保密工作，防止公文泄露、丟失或被篡改，確保公司/組織的機(jī)密信息安全。4.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：明確各級(jí)人員在發(fā)文辦理過(guò)程中的職責(zé)，做到各司其職、各負(fù)其責(zé)，確保發(fā)文辦理工作的順利進(jìn)行。二、發(fā)文辦理流程（一）起草1.明確發(fā)文目的和主題：起草人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確發(fā)文的目的、主題和主要內(nèi)容，確保發(fā)文具有針對(duì)性和實(shí)用性。2.收集相關(guān)資料：起草人應(yīng)收集與發(fā)文主題相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、公司/組織內(nèi)部規(guī)定以及其他相關(guān)資料，為起草工作提供充分的依據(jù)。3.擬定文稿：起草人應(yīng)按照公文格式要求，認(rèn)真撰寫(xiě)文稿，內(nèi)容應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)密、語(yǔ)言通順。文稿應(yīng)包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、成文日期等要素。4.審核修改：起草人完成文稿初稿后，應(yīng)進(jìn)行自我審核，檢查文稿內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，語(yǔ)言表達(dá)是否規(guī)范、通順，格式是否符合要求。如有問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改完善。（二）審核1.初審：文稿起草完成后，應(yīng)提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核文稿內(nèi)容是否符合部門(mén)職責(zé)和工作實(shí)際，是否與公司/組織的整體工作部署相一致，語(yǔ)言表達(dá)是否準(zhǔn)確、規(guī)范。初審?fù)ㄟ^(guò)后，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)在文稿上簽署意見(jiàn)并簽字。2.復(fù)審：初審?fù)ㄟ^(guò)的文稿應(yīng)提交給公司/組織的綜合管理部門(mén)或?qū)ｉT(mén)的審核機(jī)構(gòu)進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審人員應(yīng)從公文的合法性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性等方面進(jìn)行全面審核，提出修改意見(jiàn)和建議。復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后，復(fù)審人員應(yīng)在文稿上簽署意見(jiàn)并簽字。3.終審：復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)的文稿應(yīng)提交給公司/組織的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。終審領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重點(diǎn)審核文稿的政策依據(jù)、決策意圖、工作措施等是否符合公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略和工作要求，是否具有可操作性。終審?fù)ㄟ^(guò)后，終審領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在文稿上簽署意見(jiàn)并簽字。（三）簽發(fā)1.明確簽發(fā)權(quán)限：根據(jù)公司/組織的規(guī)定，明確不同級(jí)別公文的簽發(fā)權(quán)限。一般情況下，一般性公文由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)；重要公文由公司/組織的分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及全局性、重大問(wèn)題的公文由公司/組織的主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)程序：文稿終審?fù)ㄟ^(guò)后，起草人應(yīng)將文稿提交給具有簽發(fā)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱文稿內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后，在發(fā)文稿紙上簽署意見(jiàn)并簽字。（四）印制1.確定印制方式：根據(jù)公文的性質(zhì)、緊急程度和印制數(shù)量等因素，確定印制方式。一般情況下，普通公文可采用打印或復(fù)印的方式印制；重要公文或需要大量印制的公文可采用印刷的方式印制。2.校對(duì)審核：印制人員應(yīng)按照簽發(fā)后的文稿進(jìn)行印制，確保印制內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。印制完成后，應(yīng)進(jìn)行校對(duì)審核，檢查印制質(zhì)量是否符合要求，有無(wú)漏頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)、字跡不清等問(wèn)題。校對(duì)審核無(wú)誤后，印制人員應(yīng)在印制清單上簽字確認(rèn)。3.加蓋印章：公文印制完成后，應(yīng)按照規(guī)定加蓋公司/組織的印章。印章應(yīng)加蓋在公文的落款處，確保印章清晰、端正。（五）分發(fā)1.確定分發(fā)范圍：根據(jù)公文的內(nèi)容和工作需要，確定公文的分發(fā)范圍。分發(fā)范圍應(yīng)明確具體，避免遺漏或誤發(fā)。2.登記分發(fā)：分發(fā)人員應(yīng)按照確定的分發(fā)范圍，對(duì)公文進(jìn)行逐一登記，并及時(shí)將公文分發(fā)給相關(guān)單位或個(gè)人。分發(fā)過(guò)程中，應(yīng)注意公文的保密性，避免公文丟失或泄露。3.簽收確認(rèn)：公文分發(fā)后，分發(fā)人員應(yīng)要求收件人在公文簽收單上簽字確認(rèn)，注明簽收日期和時(shí)間。如收件人不在，應(yīng)將公文妥善保管，并及時(shí)與收件人聯(lián)系，確保公文能夠及時(shí)送達(dá)。（六）歸檔1.整理歸檔：公文辦理完畢后，承辦人員應(yīng)及時(shí)將公文的定稿、正本、附件、發(fā)文稿紙等相關(guān)材料進(jìn)行整理歸檔。歸檔材料應(yīng)齊全完整、分類(lèi)準(zhǔn)確、排列有序，便于查閱和管理。2.建立檔案：公司/組織應(yīng)建立健全公文檔案管理制度，按照檔案管理的要求，對(duì)歸檔材料進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編目等處理，建立公文檔案。公文檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。3.查閱利用：因工作需要查閱公文檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、銷(xiāo)毀、轉(zhuǎn)借檔案材料。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案材料歸還檔案管理人員。三、發(fā)文格式規(guī)范（一）標(biāo)題1.準(zhǔn)確概括主題：標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括公文的主題，簡(jiǎn)潔明了，避免冗長(zhǎng)、繁瑣。2.使用規(guī)范字體：標(biāo)題一般應(yīng)使用二號(hào)宋體字，居中排列。3.避免標(biāo)點(diǎn)符號(hào)：標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（二）主送單位1.明確送達(dá)對(duì)象：主送單位應(yīng)明確公文的送達(dá)對(duì)象，一般應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。2.分行排列：主送單位較多時(shí)，應(yīng)分行排列，回行時(shí)應(yīng)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。3.頂格書(shū)寫(xiě)：主送單位應(yīng)頂格書(shū)寫(xiě)在公文標(biāo)題下空一行左側(cè)。（三）正文1.段落格式：正文一般應(yīng)使用三號(hào)仿宋體字，每自然段首行縮進(jìn)2個(gè)字符，回行頂格。2.層次序號(hào)：正文層次較多時(shí)，應(yīng)使用層次序號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)。層次序號(hào)一般可使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等，不同層次序號(hào)之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，保持一致。3.引用原文：正文中引用上級(jí)文件、領(lǐng)導(dǎo)講話等內(nèi)容時(shí)，應(yīng)注明文件名稱(chēng)、文號(hào)、講話時(shí)間等，引用內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。（四）附件1.注明附件名稱(chēng)：如有附件，應(yīng)在正文下空一行左空2字處注明“附件：××××”，并在附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。2.附件順序號(hào)：附件較多時(shí)，應(yīng)注明附件順序號(hào)，如“附件1：××××”“附件2：××××”等。3.附件格式：附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱(chēng)應(yīng)與正文后注明的附件序號(hào)和名稱(chēng)一致。（五）發(fā)文單位1.使用全稱(chēng)：發(fā)文單位應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，一般應(yīng)寫(xiě)在正文下空一行右空2字處。2.加蓋印章：發(fā)文單位應(yīng)加蓋印章，印章應(yīng)端正、清晰，不得模糊、歪斜。（六）成文日期1.確定日期：成文日期一般以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。2.書(shū)寫(xiě)格式：成文日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，月、日不編虛位（即1不編為01）。成文日期一般右空4字編排。四、發(fā)文辦理的時(shí)間要求（一）緊急公文緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度，明確辦理時(shí)限。一般情況下，特急公文應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)辦理完畢；加急公文應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)辦理完畢。（二）一般公文一般公文應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)辦理完畢。如遇特殊情況需要延長(zhǎng)辦理時(shí)間的，應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并及時(shí)通知相關(guān)單位或個(gè)人。五、發(fā)文辦理的責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.起草人責(zé)任：起草人對(duì)發(fā)文內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性負(fù)責(zé)。如因起草人原因?qū)е掳l(fā)文出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏或違反規(guī)定等問(wèn)題，起草人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.審核人責(zé)任：審核人對(duì)發(fā)文的審核把關(guān)負(fù)責(zé)。如因?qū)徍巳藢徍瞬粐?yán)導(dǎo)致發(fā)文出現(xiàn)問(wèn)題，審核人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.簽發(fā)人責(zé)任：簽發(fā)人對(duì)發(fā)文的最終決策負(fù)責(zé)。如因簽發(fā)人簽發(fā)失誤導(dǎo)致發(fā)文出現(xiàn)問(wèn)題，簽發(fā)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.印制人責(zé)任：印制人對(duì)發(fā)文的印制質(zhì)量負(fù)責(zé)。如因印制人印制失誤導(dǎo)致發(fā)文出現(xiàn)問(wèn)題，印制人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.分發(fā)人責(zé)任：分發(fā)人對(duì)發(fā)文的分發(fā)工作負(fù)責(zé)。如因分發(fā)人分發(fā)失誤導(dǎo)致發(fā)文出現(xiàn)問(wèn)題，分發(fā)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.批評(píng)教育：對(duì)于初次出現(xiàn)問(wèn)題且情節(jié)較輕的責(zé)任人，給予批評(píng)教育，責(zé)令其限期改正。2.通報(bào)批評(píng)：對(duì)于多次出現(xiàn)問(wèn)題或情節(jié)較重的責(zé)任人，給予通報(bào)批評(píng)，在公司/組織內(nèi)部公開(kāi)曝光。3.經(jīng)濟(jì)處罰：對(duì)于因工作失誤給公司/組織造成