PAGE存貨編碼制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司存貨管理，規(guī)范存貨編碼工作，提高存貨信息的準(zhǔn)確性和管理效率，確保公司存貨管理的規(guī)范化、科學(xué)化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及存貨管理的部門和人員，包括采購(gòu)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、生產(chǎn)部門、銷售部門等。（三）基本原則1.唯一性原則：每個(gè)存貨項(xiàng)目都應(yīng)有唯一的編碼，以確保存貨信息的準(zhǔn)確性和一致性。2.系統(tǒng)性原則：存貨編碼應(yīng)按照一定的邏輯結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類，形成一個(gè)完整的體系，便于管理和查詢。3.穩(wěn)定性原則：存貨編碼一經(jīng)確定，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，避免頻繁更改。4.擴(kuò)展性原則：編碼應(yīng)具有一定的擴(kuò)展性，以便在未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展過(guò)程中能夠適應(yīng)新的存貨項(xiàng)目的增加。5.實(shí)用性原則：編碼應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，易于記憶和使用，符合公司實(shí)際管理需求。二、存貨分類（一）原材料指用于生產(chǎn)產(chǎn)品的各種基本原料，如鋼材、木材、塑料顆粒等。（二）輔助材料協(xié)助生產(chǎn)過(guò)程進(jìn)行，但不構(gòu)成產(chǎn)品主要實(shí)體的材料，如潤(rùn)滑油、清潔劑等。（三）在產(chǎn)品正在生產(chǎn)過(guò)程中，尚未完工的產(chǎn)品。（四）產(chǎn)成品已經(jīng)完成全部生產(chǎn)過(guò)程，可供銷售的產(chǎn)品。（五）周轉(zhuǎn)材料能夠多次使用、逐漸轉(zhuǎn)移其價(jià)值但仍保持原有形態(tài)不確認(rèn)為固定資產(chǎn)的材料，如包裝物、低值易耗品等。（六）委托加工物資公司委托外單位加工的各種物資。三、存貨編碼規(guī)則（一）編碼結(jié)構(gòu)存貨編碼采用[X]位數(shù)字編碼，具體結(jié)構(gòu)如下：第12位：表示存貨大類，按照上述存貨分類順序依次編碼，如原材料為01，輔助材料為02等。第34位：表示存貨中類，根據(jù)各大類存貨的具體特點(diǎn)進(jìn)一步細(xì)分，例如原材料中，鋼材類為0101，木材類為0102等。第56位：表示存貨小類，對(duì)中類存貨進(jìn)行更細(xì)致的劃分，如鋼材類中，圓鋼為010101，角鋼為010102等。第710位：為流水號(hào)，用于區(qū)分同一小類下的不同存貨項(xiàng)目，從0001開(kāi)始依次遞增。（二）編碼示例1.原材料鋼材圓鋼直徑10mm的圓鋼，編碼為0101010001。2.產(chǎn)成品手機(jī)型號(hào)A，編碼為0401010001。（三）特殊情況處理1.對(duì)于一些價(jià)值較低、品種繁多且難以按照上述規(guī)則詳細(xì)分類的存貨，可以采用簡(jiǎn)化編碼方式，但應(yīng)在編碼后附加簡(jiǎn)要說(shuō)明，以便區(qū)分。2.對(duì)于新增加的存貨項(xiàng)目，應(yīng)按照編碼規(guī)則及時(shí)進(jìn)行編碼，并在相關(guān)部門進(jìn)行備案。四、編碼的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.當(dāng)公司需要新增存貨編碼時(shí)，由相關(guān)部門填寫《存貨編碼申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明存貨名稱、規(guī)格型號(hào)、所屬類別等信息。2.將申請(qǐng)表提交至倉(cāng)儲(chǔ)部門，倉(cāng)儲(chǔ)部門對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行初步審核，確保信息準(zhǔn)確完整。（二）審批流程1.倉(cāng)儲(chǔ)部門審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門從財(cái)務(wù)核算角度對(duì)編碼的合理性進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，申請(qǐng)表提交至公司管理層進(jìn)行最終審批。3.經(jīng)公司管理層審批同意后，倉(cāng)儲(chǔ)部門按照編碼規(guī)則為新增存貨項(xiàng)目分配編碼，并將編碼信息反饋至相關(guān)申請(qǐng)部門。五、編碼的維護(hù)與更新（一）定期維護(hù)1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期對(duì)存貨編碼進(jìn)行檢查，確保編碼的準(zhǔn)確性和完整性。2.每[X]年對(duì)存貨編碼進(jìn)行一次全面梳理，核對(duì)存貨信息與編碼的一致性，對(duì)于已不存在或已變更的存貨項(xiàng)目，及時(shí)進(jìn)行清理或調(diào)整編碼。（二）變更更新1.如果存貨的名稱、規(guī)格型號(hào)、所屬類別等信息發(fā)生變更，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)填寫《存貨編碼變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因及變更后的詳細(xì)信息。2.按照編碼申請(qǐng)與審批流程進(jìn)行變更申請(qǐng)和審批，審批通過(guò)后，倉(cāng)儲(chǔ)部門及時(shí)更新存貨編碼，并通知相關(guān)部門。（三）停用與刪除1.對(duì)于已停止使用或不再存在的存貨項(xiàng)目，相關(guān)部門應(yīng)填寫《存貨編碼停用/刪除申請(qǐng)表》，說(shuō)明停用或刪除原因。2.經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門審核，公司管理層審批后，對(duì)相應(yīng)的存貨編碼進(jìn)行停用或刪除操作。停用的編碼應(yīng)做好記錄，以備后續(xù)查詢和追溯。六、編碼的使用與管理（一）采購(gòu)部門1.在采購(gòu)訂單、采購(gòu)合同等文件中，應(yīng)準(zhǔn)確填寫存貨編碼，確保采購(gòu)信息的準(zhǔn)確性。2.根據(jù)存貨編碼查詢供應(yīng)商信息、價(jià)格信息等，以便進(jìn)行采購(gòu)決策。（二）倉(cāng)儲(chǔ)部門1.依據(jù)存貨編碼對(duì)存貨進(jìn)行入庫(kù)、存儲(chǔ)、出庫(kù)等操作，確保存貨管理的有序進(jìn)行。2.通過(guò)存貨編碼對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存異常情況，并進(jìn)行相應(yīng)處理。（三）生產(chǎn)部門1.在生產(chǎn)計(jì)劃、領(lǐng)料單、生產(chǎn)報(bào)表等文件中使用存貨編碼，準(zhǔn)確記錄生產(chǎn)過(guò)程中存貨的使用情況。2.根據(jù)存貨編碼統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)用料需求，合理安排生產(chǎn)。（四）銷售部門1.在銷售訂單、發(fā)貨單等文件中填寫存貨編碼，確保銷售信息的準(zhǔn)確傳遞。2.通過(guò)存貨編碼查詢產(chǎn)品庫(kù)存情況，及時(shí)與倉(cāng)儲(chǔ)部門溝通協(xié)調(diào)，保證銷售業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。（五）其他部門其他涉及存貨管理的部門，如質(zhì)量檢驗(yàn)部門、財(cái)務(wù)部門等，應(yīng)根據(jù)工作需要，正確使用存貨編碼，進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)操作和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。（六）培訓(xùn)與宣傳1.公司應(yīng)定期組織涉及存貨管理的人員進(jìn)行存貨編碼制度培訓(xùn)，確保員工熟悉編碼規(guī)則和使用方法。2.在公司內(nèi)部宣傳存貨編碼制度的重要性和使用規(guī)范，提高員工對(duì)編碼工作的重視程度。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)存貨編碼制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查編碼的準(zhǔn)確性、使用的規(guī)范性以及維護(hù)更新的及時(shí)性等。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門作為存貨編碼管理的直接責(zé)任部門，應(yīng)定期對(duì)本部門及其他相關(guān)部門的編碼使用情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）考核措施1.將存貨編碼制度的執(zhí)行情況納入部門和個(gè)人績(jī)效考核體系，對(duì)嚴(yán)格按照制度執(zhí)行、編碼工作準(zhǔn)確規(guī)范的部門和個(gè)人給予相