PAGE研發(fā)部文件規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)研發(fā)部文件管理，確保文件的規(guī)范性、完整性和有效性，提高研發(fā)工作效率，保障公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司研發(fā)部所有文件的管理，包括但不限于項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料、研究報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。（三）基本原則1.規(guī)范性原則：文件的格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)應(yīng)符合統(tǒng)一規(guī)范，確保文件的一致性和可讀性。2.完整性原則：文件應(yīng)涵蓋研發(fā)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，保證信息的全面性和準(zhǔn)確性。3.有效性原則：文件應(yīng)能有效指導(dǎo)研發(fā)工作，為決策提供可靠依據(jù)，并便于追溯和查詢。4.保密性原則：涉及公司機(jī)密的文件應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.項(xiàng)目文檔類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等，與具體研發(fā)項(xiàng)目相關(guān)的各類文件。2.技術(shù)資料類：涵蓋技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利申請(qǐng)文件等技術(shù)層面的資料。3.研究報(bào)告類：針對(duì)特定研究課題或領(lǐng)域的研究成果報(bào)告，如市場(chǎng)研究報(bào)告、技術(shù)趨勢(shì)研究報(bào)告等。4.會(huì)議紀(jì)要類：記錄研發(fā)部?jī)?nèi)部會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議等重要會(huì)議的內(nèi)容和決議。5.其他文件類：上述類別未涵蓋的其他文件，如部門通知、工作流程文檔等。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)格式為：[部門代碼][年份][流水號(hào)]。2.部門代碼：研發(fā)部代碼為“RD”。3.年份：文件形成年份，采用公元紀(jì)年，如“2023”。4.流水號(hào)：按照文件產(chǎn)生的先后順序依次編排，從“001”開始遞增。例如，RD2023001表示研發(fā)部在2023年產(chǎn)生的第一份文件。三、文件起草與審核（一）起草要求1.文件起草人應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，熟悉研發(fā)工作流程和文件規(guī)范要求。2.起草文件應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了。引用的數(shù)據(jù)、資料應(yīng)真實(shí)可靠，并注明出處。3.文件格式應(yīng)符合本制度規(guī)定的統(tǒng)一格式，包括字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等。（二）審核流程1.一般性文件由起草人所在項(xiàng)目組或科室負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和格式規(guī)范性。2.重要文件：涉及公司戰(zhàn)略、重大項(xiàng)目決策、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要文件，需經(jīng)研發(fā)部經(jīng)理審核，并提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審核重點(diǎn)包括文件的政策合規(guī)性、技術(shù)可行性、對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響等。3.審核人應(yīng)在文件上簽署審核意見，明確指出文件存在的問題及修改建議。起草人應(yīng)根據(jù)審核意見及時(shí)進(jìn)行修改完善，直至文件通過審核。四、文件的格式規(guī)范（一）頁(yè)面設(shè)置**1.紙張：一般采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁(yè)邊距：上、下頁(yè)邊距為2.54cm，左、右頁(yè)邊距為3.17cm。3.頁(yè)眉頁(yè)腳：頁(yè)眉內(nèi)容一般為公司名稱或部門名稱，字號(hào)為小五，居中顯示；頁(yè)腳內(nèi)容為頁(yè)碼，靠右顯示。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一級(jí)標(biāo)題采用二號(hào)黑體，居中顯示；二級(jí)標(biāo)題采用三號(hào)黑體，左對(duì)齊；三級(jí)標(biāo)題采用四號(hào)黑體，左對(duì)齊。2.正文：正文采用小四號(hào)宋體，行距為1.5倍行距。3.表格與圖表：表格標(biāo)題采用五號(hào)黑體，表格內(nèi)容采用小五號(hào)宋體；圖表標(biāo)題采用五號(hào)黑體，圖表內(nèi)文字根據(jù)圖表大小合理設(shè)置字體字號(hào)，確保清晰可讀。（三）段落格式1.每段開頭應(yīng)縮進(jìn)兩個(gè)字符。2.對(duì)于較長(zhǎng)的段落，可適當(dāng)分段，保持段落內(nèi)容的簡(jiǎn)潔性和連貫性。（四）編號(hào)與列表1.編號(hào)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)，如1.、1.1、1.1.1等，編號(hào)后應(yīng)空一格再寫標(biāo)題或內(nèi)容。2.列表：分為無(wú)序列表（使用“●”或“○”等符號(hào)）和有序列表（使用阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)）。列表內(nèi)容應(yīng)與標(biāo)題邏輯一致，且每一項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)另起一行書寫。五、文件的發(fā)布與存檔（一）發(fā)布1.文件審核通過后，由起草人按照規(guī)定的格式和渠道進(jìn)行發(fā)布。一般性文件可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，供相關(guān)人員查閱和下載。2.重要文件：涉及公司機(jī)密或需要廣泛傳達(dá)的重要文件，可采用紙質(zhì)文件加蓋公章后發(fā)布，并根據(jù)文件的密級(jí)和分發(fā)范圍進(jìn)行發(fā)放登記。3.文件發(fā)布后，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員查閱，并確保文件的有效傳達(dá)。（二）存檔1.文件發(fā)布后，應(yīng)按照分類和編號(hào)進(jìn)行存檔。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器文件夾中，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速查找。2.紙質(zhì)文件：應(yīng)分類整理，裝訂成冊(cè)，并存放于專門的文件柜中。每個(gè)文件柜應(yīng)標(biāo)明存放文件的類別和時(shí)間段，以便于管理和查閱。3.建立文件存檔清單，詳細(xì)記錄文件的編號(hào)、名稱、起草人、審核人、發(fā)布時(shí)間、存檔位置等信息，以便于跟蹤和管理文件的流轉(zhuǎn)情況。六、文件的修訂與廢止（一）修訂1.隨著研發(fā)工作的推進(jìn)和公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，文件可能需要進(jìn)行修訂。當(dāng)文件內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤、過時(shí)或需要補(bǔ)充完善時(shí)，相關(guān)部門或人員應(yīng)及時(shí)提出修訂申請(qǐng)。2.修訂申請(qǐng)應(yīng)填寫《文件修訂申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明修訂的原因、內(nèi)容和要求。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，提交研發(fā)部經(jīng)理審批。3.審批通過后，由原起草人或指定人員按照文件起草與審核流程進(jìn)行修訂，修訂后的文件應(yīng)重新進(jìn)行審核、發(fā)布和存檔。4.文件修訂后，應(yīng)在文件首頁(yè)注明修訂版本號(hào)和修訂日期，以便于識(shí)別和追溯文件的變更歷史。（二）廢止1.當(dāng)文件不再適用或已被新的文件替代時(shí)，應(yīng)及時(shí)予以廢止。廢止申請(qǐng)由相關(guān)部門或人員提出，并填寫《文件廢止申請(qǐng)表》，說(shuō)明廢止的原因和依據(jù)。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、研發(fā)部經(jīng)理審批后，將廢止文件從發(fā)布渠道和存檔位置中刪除，并在文件存檔清單中注明廢止情況。3.對(duì)于涉及公司重要信息或知識(shí)產(chǎn)權(quán)的廢止文件，應(yīng)進(jìn)行妥善處理，防止信息泄露或知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛。七、文件的借閱與保密（一）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的編號(hào)、名稱、借閱目的和預(yù)計(jì)歸還日期。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到文件管理部門辦理借閱手續(xù)。文件管理部門應(yīng)登記借閱人姓名、部門、借閱文件名稱和編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并將文件提供給借閱人。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或傳播。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還文件時(shí)，文件管理部門應(yīng)檢查文件的完整性和保密性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)，并在借閱登記記錄中注明歸還日期。（二）保密1.研發(fā)部文件涉及公司的技術(shù)秘密、商業(yè)秘密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息，所有接觸文件的人員都應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行管理，明確文件密級(jí)，并采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等。3.在文件的起草、審核、發(fā)布、存檔和借閱過程中，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，不得向無(wú)關(guān)人員泄露文件內(nèi)容。如有違反保密規(guī)定的行為，將按照公司相關(guān)制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已廢止且無(wú)保存價(jià)值的文件。2.涉及公司機(jī)密但已過保密期限且經(jīng)審批同意銷毀的文件。（二）銷毀流程1.文件銷毀申請(qǐng)由相關(guān)部門或人員提出，并填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、研發(fā)部經(jīng)理審批后，由文件管理部門組織實(shí)施銷毀。3.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)