PAGE行政工作規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司行政工作流程，提高行政工作效率，確保行政工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司行政工作相關(guān)的外部合作單位和個(gè)人。（三）基本原則1.合法性原則：行政工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司運(yùn)營活動(dòng)的合法性。2.規(guī)范性原則：明確各項(xiàng)行政工作的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，做到有章可循、規(guī)范操作。3.效率原則：優(yōu)化行政工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤，提高工作效率，及時(shí)響應(yīng)公司業(yè)務(wù)需求。4.服務(wù)原則：行政部門要樹立服務(wù)意識(shí)，以公司員工和業(yè)務(wù)部門為服務(wù)對(duì)象，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政服務(wù)。二、行政工作組織架構(gòu)及職責(zé)（一）行政部門組織架構(gòu)行政部門設(shè)行政經(jīng)理一名，下轄行政專員若干，具體分為文件管理、辦公用品管理、會(huì)議組織、車輛管理、后勤保障等崗位。（二）各崗位職責(zé)1.行政經(jīng)理全面負(fù)責(zé)行政部門的日常管理工作，制定行政工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)行政部門與其他部門之間的工作關(guān)系,確保行政工作與公司整體業(yè)務(wù)的順暢銜接。審核行政工作相關(guān)的文件、報(bào)告、制度等，對(duì)重要事項(xiàng)進(jìn)行決策和審批。負(fù)責(zé)行政費(fèi)用的預(yù)算編制、控制和審核，合理安排行政資源。監(jiān)督行政工作流程的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。2.文件管理專員負(fù)責(zé)公司各類文件（包括紙質(zhì)文件和電子文件）的收發(fā)、登記、歸檔、保管和查閱工作。按照文件管理制度對(duì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)，確保文件的有序存儲(chǔ)和快速檢索。定期對(duì)文件進(jìn)行整理和清查，保證文件的完整性和準(zhǔn)確性，防止文件丟失或損壞。協(xié)助起草、審核和發(fā)布公司行政文件，規(guī)范文件格式和內(nèi)容。負(fù)責(zé)文件的保密工作，嚴(yán)格控制文件的傳閱范圍，防止文件泄密。3.辦公用品管理專員制定辦公用品采購計(jì)劃，根據(jù)公司需求合理選擇供應(yīng)商，確保辦公用品的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。負(fù)責(zé)辦公用品的采購、驗(yàn)收、入庫、保管和發(fā)放工作，建立辦公用品庫存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫存。對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，提出節(jié)約辦公用品的建議和措施，控制辦公用品費(fèi)用支出。負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的申購、調(diào)配、維護(hù)和報(bào)廢管理，確保辦公設(shè)備的正常運(yùn)行。4.會(huì)議組織專員負(fù)責(zé)公司各類會(huì)議的組織和安排，包括會(huì)議場(chǎng)地預(yù)訂、會(huì)議資料準(zhǔn)備、會(huì)議通知發(fā)布等。協(xié)助會(huì)議主持人做好會(huì)議記錄，整理會(huì)議紀(jì)要，并及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，對(duì)未按時(shí)完成的事項(xiàng)進(jìn)行催辦和反饋。負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理，保持會(huì)議室的整潔和設(shè)備完好。5.車輛管理專員制定車輛使用管理制度，合理安排車輛調(diào)度，確保車輛使用的安全和高效。負(fù)責(zé)車輛的日常維護(hù)、保養(yǎng)和維修工作，建立車輛檔案，記錄車輛的行駛里程、維修情況等信息。辦理車輛保險(xiǎn)、年檢等相關(guān)手續(xù)，確保車輛合法合規(guī)運(yùn)行。對(duì)駕駛員進(jìn)行安全教育和培訓(xùn)，提高駕駛員的安全意識(shí)和服務(wù)水平。6.后勤保障專員負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期組織清潔和消毒工作，保持辦公環(huán)境整潔舒適。管理公司食堂，確保食堂食品安全和飯菜質(zhì)量，合理安排食堂人員工作。負(fù)責(zé)公司水電、空調(diào)、消防等設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，及時(shí)處理設(shè)施設(shè)備故障。協(xié)助安排公司員工的福利活動(dòng)，如節(jié)日慰問、生日福利等，增強(qiáng)員工的歸屬感。三、行政工作流程規(guī)范（一）文件管理流程1.文件收文公司收發(fā)人員收到外部文件后，應(yīng)立即進(jìn)行登記，記錄文件的名稱、文號(hào)、發(fā)文單位、日期等信息。將文件原件或復(fù)印件送交文件管理專員，文件管理專員對(duì)文件進(jìn)行初步審核，并根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類。對(duì)于重要文件，文件管理專員應(yīng)及時(shí)呈交行政經(jīng)理閱批，行政經(jīng)理根據(jù)文件內(nèi)容做出批示后，文件管理專員按照批示要求進(jìn)行傳閱、辦理或歸檔。2.文件發(fā)文文件起草部門完成文件初稿后，提交給行政經(jīng)理審核。行政經(jīng)理對(duì)文件的內(nèi)容、格式、邏輯等進(jìn)行審核，提出修改意見。文件起草部門根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善后，再次提交行政經(jīng)理審批。行政經(jīng)理審批通過后，文件管理專員進(jìn)行編號(hào)、排版、打印，并加蓋公司印章。文件管理專員將發(fā)文文件進(jìn)行登記，并按照規(guī)定的分發(fā)范圍進(jìn)行發(fā)放，同時(shí)記錄文件的發(fā)放情況。3.文件歸檔文件辦理完畢后，文件管理專員應(yīng)及時(shí)將文件進(jìn)行歸檔保存。歸檔文件應(yīng)按照類別、年度、月份等進(jìn)行分類整理，確保文件的系統(tǒng)性和完整性。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄，便于查詢和檢索。定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保文件的安全和可用。（二）辦公用品管理流程1.需求申請(qǐng)公司員工根據(jù)工作需要填寫辦公用品需求申請(qǐng)表，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)實(shí)際工作需求進(jìn)行批準(zhǔn)或駁回。對(duì)于超出預(yù)算或不合理的申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)與員工溝通并說明原因。2.采購審批辦公用品管理專員匯總各部門的需求申請(qǐng)表，結(jié)合庫存情況進(jìn)行采購計(jì)劃的制定。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購物品的名稱、數(shù)量、預(yù)算金額等信息。將采購計(jì)劃提交給行政經(jīng)理審批，行政經(jīng)理根據(jù)公司預(yù)算和實(shí)際需求進(jìn)行審批。審批通過后，辦公用品管理專員按照審批結(jié)果進(jìn)行采購。3.采購實(shí)施辦公用品管理專員根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中應(yīng)簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等條款。供應(yīng)商交貨時(shí)，辦公用品管理專員應(yīng)組織驗(yàn)收，檢查采購物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等是否符合合同要求。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，并將采購發(fā)票等相關(guān)憑證提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。4.發(fā)放領(lǐng)用辦公用品管理專員根據(jù)庫存情況和員工需求，按照規(guī)定的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行辦公用品的發(fā)放。員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)在辦公用品領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。定期對(duì)辦公用品的發(fā)放情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。（三）會(huì)議組織流程1.會(huì)議籌備會(huì)議組織專員根據(jù)會(huì)議需求確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，并制定會(huì)議議程草案。提前與會(huì)議場(chǎng)地管理方聯(lián)系，預(yù)訂合適的會(huì)議場(chǎng)地，并確保會(huì)議場(chǎng)地的設(shè)備設(shè)施齊全、正常運(yùn)行。根據(jù)會(huì)議議程準(zhǔn)備會(huì)議資料，如會(huì)議通知、會(huì)議文件、發(fā)言稿、演示文稿等，并提前發(fā)放給參會(huì)人員。會(huì)議組織專員負(fù)責(zé)會(huì)議通知的發(fā)布，通過郵件、短信、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式將會(huì)議信息傳達(dá)給參會(huì)人員，確保參會(huì)人員知曉會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。2.會(huì)議進(jìn)行會(huì)議組織專員提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，進(jìn)行最后的準(zhǔn)備工作，如檢查音響設(shè)備、投影儀、麥克風(fēng)等是否正常，擺放會(huì)議資料等。會(huì)議開始前，引導(dǎo)參會(huì)人員簽到入場(chǎng)，安排座位，并發(fā)放會(huì)議資料。會(huì)議期間，會(huì)議組織專員負(fù)責(zé)做好會(huì)議記錄，記錄會(huì)議討論的主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人等信息。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，字跡清晰。協(xié)助會(huì)議主持人維持會(huì)議秩序，確保會(huì)議順利進(jìn)行。對(duì)于會(huì)議中出現(xiàn)的突發(fā)情況，及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)和處理。3.會(huì)議結(jié)束會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織專員及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布給參會(huì)人員，并抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。根據(jù)會(huì)議決議，跟蹤會(huì)議事項(xiàng)的執(zhí)行情況，定期向行政經(jīng)理匯報(bào)進(jìn)展情況。清理會(huì)議場(chǎng)地，歸還借用的設(shè)備設(shè)施，關(guān)閉會(huì)議場(chǎng)地的電源、門窗等。（四）車輛管理流程1.車輛調(diào)度車輛管理專員根據(jù)公司員工的用車申請(qǐng)，結(jié)合車輛的使用情況和駕駛員的工作安排，進(jìn)行車輛調(diào)度。在安排車輛時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮工作緊急、路程較遠(yuǎn)或多人出行的情況，確保車輛資源的合理利用。對(duì)于長途用車或重要活動(dòng)用車，車輛管理專員應(yīng)提前與駕駛員溝通，做好車輛的檢查和準(zhǔn)備工作，并告知駕駛員相關(guān)注意事項(xiàng)。2.車輛使用駕駛員接到車輛調(diào)度通知后，應(yīng)按時(shí)到達(dá)指定地點(diǎn)出車。出車前，駕駛員應(yīng)對(duì)車輛進(jìn)行全面檢查，包括車輛外觀、輪胎、剎車、機(jī)油、水箱等，確保車輛性能良好，安全設(shè)施齊全。駕駛員在行車過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。如遇特殊情況需要變更行車路線或延長用車時(shí)間，應(yīng)及時(shí)向車輛管理專員報(bào)告，并征得同意。車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)將車輛停放在指定的停車場(chǎng)，并對(duì)車輛進(jìn)行清潔和檢查，填寫車輛使用登記表，記錄車輛的行駛里程、使用時(shí)間、油耗等信息。3.車輛維護(hù)保養(yǎng)車輛管理專員按照車輛維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期組織駕駛員對(duì)車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容包括車輛的日常保養(yǎng)、定期保養(yǎng)、維修等。車輛出現(xiàn)故障時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)向車輛管理專員報(bào)告，車輛管理專員安排維修人員進(jìn)行維修。維修完成后，維修人員應(yīng)填寫維修記錄，注明維修項(xiàng)目、維修費(fèi)用等信息。車輛管理專員負(fù)責(zé)建立車輛檔案，記錄車輛的基本信息、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、保險(xiǎn)記錄等，以便對(duì)車輛的使用情況進(jìn)行全面跟蹤和管理。4.車輛保險(xiǎn)及年檢車輛管理專員負(fù)責(zé)辦理車輛的保險(xiǎn)手續(xù)，根據(jù)車輛的使用情況和保險(xiǎn)政策，選擇合適的保險(xiǎn)險(xiǎn)種和保險(xiǎn)公司。在車輛保險(xiǎn)到期前，及時(shí)辦理續(xù)保手續(xù)，確保車輛始終處于保險(xiǎn)有效期內(nèi)。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，組織車輛進(jìn)行年檢。在年檢前，對(duì)車輛進(jìn)行全面檢查和維護(hù)，確保車輛符合年檢標(biāo)準(zhǔn)。年檢合格后，及時(shí)領(lǐng)取年檢標(biāo)志，并將年檢相關(guān)資料歸檔保存。（五）后勤保障流程1.環(huán)境衛(wèi)生管理后勤保障專員制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生清潔計(jì)劃，明確清潔標(biāo)準(zhǔn)、清潔頻次和責(zé)任人。組織清潔人員按照清潔計(jì)劃對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行日常清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、門窗玻璃清潔等。定期對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行消毒，特別是人員密集區(qū)域和公共區(qū)域，如會(huì)議室、衛(wèi)生間等，預(yù)防疾病傳播。對(duì)環(huán)境衛(wèi)生情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知清潔人員進(jìn)行整改，確保辦公區(qū)域始終保持整潔衛(wèi)生。2.食堂管理后勤保障專員負(fù)責(zé)食堂的日常管理工作，包括食堂人員的招聘、培訓(xùn)、考核等。制定食堂菜譜，合理搭配膳食，確保飯菜質(zhì)量和營養(yǎng)均衡。根據(jù)員工反饋和季節(jié)變化，適時(shí)調(diào)整菜譜。管理食堂食材采購，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保食材的安全和新鮮。對(duì)食材采購過程進(jìn)行監(jiān)督，防止出現(xiàn)采購腐敗行為。負(fù)責(zé)食堂的成本控制，合理安排食材用量，降低食材浪費(fèi)，控制食堂運(yùn)營成本。根據(jù)員工需求，提供個(gè)性化的餐飲服務(wù)，如特殊飲食需求、加班餐等。3.設(shè)施設(shè)備維護(hù)管理后勤保障專員建立公司設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬，記錄設(shè)施設(shè)備的名稱、型號(hào)、購置時(shí)間、維護(hù)保養(yǎng)情況等信息。定期對(duì)公司的水電、空調(diào)、消防等設(shè)施設(shè)備進(jìn)行巡檢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備存在的問題和隱患。對(duì)于設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)的故障，及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修完成后，對(duì)維修情況進(jìn)行記錄和驗(yàn)收，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。根據(jù)設(shè)施設(shè)備的使用年限和性能狀況，制定設(shè)施設(shè)備更新計(jì)劃，及時(shí)更新老化或損壞嚴(yán)重的設(shè)施設(shè)備。負(fù)責(zé)設(shè)施設(shè)備的安全管理，定期組織設(shè)施設(shè)備操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高操作人員的安全意識(shí)和操作技能，確保設(shè)施設(shè)備的安全使用。四、行政工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門內(nèi)部建立自我監(jiān)督機(jī)制，行政經(jīng)理定期對(duì)行政工作流程的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.公司設(shè)立行政工作監(jiān)督郵箱和意見箱，接受全體員工對(duì)行政工作的監(jiān)督和建議。對(duì)于員工反映的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理，并將處理結(jié)果反饋給員工。3.定期邀請(qǐng)公司內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)行政工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查行政費(fèi)用的使用情況、文件管理的規(guī)范性、辦公用品采購的合規(guī)性等方面，確保行政工作符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。（二）考核辦法1.行政部門制定員工績效考核制度，明確考核指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)和考核周期?？己酥笜?biāo)包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。2.每月行政經(jīng)理對(duì)行政專員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核結(jié)果與員工的績效獎(jiǎng)金、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。對(duì)于考核優(yōu)秀的員工，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)