PAGE原始單據(jù)交接規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，規(guī)范原始單據(jù)交接流程，確保原始單據(jù)的真實(shí)性、完整性和及時性，明確交接雙方的責(zé)任，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間原始單據(jù)的交接工作，包括但不限于采購、銷售、費(fèi)用報(bào)銷、資金收付等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的原始單據(jù)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：原始單據(jù)必須真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際發(fā)生情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：原始單據(jù)應(yīng)具備完整的要素，包括日期、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容、經(jīng)辦人員簽字等，確保能夠清晰準(zhǔn)確地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。3.及時性原則：原始單據(jù)應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時傳遞，不得積壓延誤，以保證財(cái)務(wù)核算的及時性和準(zhǔn)確性。4.責(zé)任明確原則：明確交接雙方在原始單據(jù)交接過程中的責(zé)任，確保出現(xiàn)問題時能夠追溯責(zé)任。二、原始單據(jù)的分類及要求（一）采購業(yè)務(wù)原始單據(jù)1.采購發(fā)票：必須是由稅務(wù)部門統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等，且發(fā)票上應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章。2.采購合同：明確采購雙方的權(quán)利義務(wù)，包括采購貨物或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，并由雙方簽字蓋章確認(rèn)。3.驗(yàn)收單：由采購部門、使用部門等相關(guān)人員對采購貨物或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收后填寫，注明驗(yàn)收日期、驗(yàn)收內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量情況等，并簽字確認(rèn)。4.入庫單：記錄采購貨物入庫的詳細(xì)信息，包括入庫日期、貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等，由倉庫管理人員簽字。（二）銷售業(yè)務(wù)原始單據(jù)1.銷售發(fā)票：同樣需為稅務(wù)部門監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，內(nèi)容與采購發(fā)票類似，應(yīng)準(zhǔn)確反映銷售業(yè)務(wù)的各項(xiàng)信息，并加蓋銷售方發(fā)票專用章。2.銷售合同：明確銷售雙方的權(quán)利義務(wù)，包括銷售貨物或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式等條款，雙方簽字蓋章。3.發(fā)貨單：記錄貨物發(fā)出的詳細(xì)情況，包括發(fā)貨日期、貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、客戶名稱等，由發(fā)貨部門簽字。4.收款憑證：如銀行收款回單、現(xiàn)金收款收據(jù)等，證明款項(xiàng)已收到。（三）費(fèi)用報(bào)銷原始單據(jù)1.費(fèi)用報(bào)銷單：由報(bào)銷人填寫，注明報(bào)銷日期、報(bào)銷部門、報(bào)銷事由、金額等信息，并簽字。2.發(fā)票：根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)提供相應(yīng)的正規(guī)發(fā)票，如辦公用品發(fā)票、差旅費(fèi)發(fā)票、業(yè)務(wù)招待費(fèi)發(fā)票等，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)符合費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定。3.其他相關(guān)憑證：如出差審批單、業(yè)務(wù)招待審批單、費(fèi)用明細(xì)清單等，作為費(fèi)用報(bào)銷的補(bǔ)充證明。（四）資金收付原始單據(jù)1.付款申請單：由付款申請人填寫，注明付款日期、付款對象、付款金額、付款事由等，并簽字。2.審批文件：如付款審批表、合同審批單等，經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。3.收款收據(jù)：收到款項(xiàng)時開具給付款方的憑證，注明收款日期、收款金額、付款方名稱等，并加蓋公司財(cái)務(wù)專用章。4.銀行回單：記錄資金收付的銀行交易憑證，如支票存根、進(jìn)賬單、匯款單等。（五）其他原始單據(jù)1.借款單：員工因工作需要借款時填寫，注明借款日期、借款金額、借款事由、借款人等信息，并簽字。2.收據(jù)：用于收取押金、保證金等款項(xiàng)時開具的憑證，注明收款日期、收款金額、付款方名稱等，并加蓋公司財(cái)務(wù)專用章。3.對賬單：與供應(yīng)商、客戶等核對往來賬款時使用的單據(jù)，記錄雙方交易明細(xì)及余額情況。三、原始單據(jù)交接流程（一）業(yè)務(wù)發(fā)生部門1.業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時收集整理相關(guān)原始單據(jù)，并確保單據(jù)的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)業(yè)務(wù)類型，按照本制度規(guī)定的原始單據(jù)分類及要求，對原始單據(jù)進(jìn)行初步審核，剔除不符合要求的單據(jù)。3.在原始單據(jù)上簽字確認(rèn)，并注明日期，然后將原始單據(jù)傳遞給本部門的單據(jù)管理人員。（二）部門單據(jù)管理人員1.接收業(yè)務(wù)人員傳遞的原始單據(jù)后，再次對單據(jù)進(jìn)行審核，檢查單據(jù)是否齊全、合規(guī)。2.按照一定的順序?qū)υ紗螕?jù)進(jìn)行整理、粘貼，確保單據(jù)整齊、美觀，便于查閱和保存。3.在原始單據(jù)交接清單上詳細(xì)記錄原始單據(jù)的名稱、數(shù)量、金額、交接日期等信息，并簽字確認(rèn)。4.將整理好的原始單據(jù)及交接清單一并傳遞給財(cái)務(wù)部門。（三）財(cái)務(wù)部門1.財(cái)務(wù)人員收到原始單據(jù)后，進(jìn)行全面細(xì)致的審核，重點(diǎn)審核單據(jù)的真實(shí)性、合法性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對于審核通過的原始單據(jù)，按照財(cái)務(wù)核算要求進(jìn)行賬務(wù)處理，并在原始單據(jù)上加蓋“已入賬”章。3.如發(fā)現(xiàn)原始單據(jù)存在問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)，要求業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充或更正相關(guān)單據(jù)。4.將審核后的原始單據(jù)按照會計(jì)檔案管理要求進(jìn)行妥善保管。（四）交接記錄與存檔1.各部門應(yīng)建立原始單據(jù)交接臺賬，詳細(xì)記錄原始單據(jù)的交接日期、交接人、接收人、單據(jù)名稱、數(shù)量、金額等信息，以便查詢和追溯。2.原始單據(jù)交接清單應(yīng)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份，作為交接的證明文件。3.原始單據(jù)及相關(guān)交接記錄應(yīng)按照會計(jì)檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，保存期限符合法律法規(guī)要求。四、交接雙方的責(zé)任（一）移交方責(zé)任1.確保所移交的原始單據(jù)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，符合法律法規(guī)和公司制度要求。2.對原始單據(jù)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)，如因移交方提供虛假或不完整的原始單據(jù)導(dǎo)致的一切后果，由移交方承擔(dān)。3.在規(guī)定時間內(nèi)將原始單據(jù)整理、傳遞給接收方，并配合接收方進(jìn)行單據(jù)審核工作。4.按照公司要求妥善保管原始單據(jù)的副本或復(fù)印件，以備查詢。（二）接收方責(zé)任1.及時接收移交方傳遞的原始單據(jù)，并認(rèn)真審核單據(jù)的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對接收的原始單據(jù)負(fù)責(zé)保管，不得丟失、損壞。如因保管不善導(dǎo)致原始單據(jù)丟失或損壞應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.在審核過程中發(fā)現(xiàn)原始單據(jù)存在問題，應(yīng)及時與移交方溝通，要求移交方補(bǔ)充或更正相關(guān)單據(jù)。4.按照財(cái)務(wù)核算要求及時對原始單據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理，并確保賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)部門1.定期對原始單據(jù)交接流程進(jìn)行審計(jì)，檢查交接雙方是否嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行。2.審查原始單據(jù)的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，核實(shí)賬務(wù)處理是否符合財(cái)務(wù)制度要求。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)日常對原始單據(jù)交接情況的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正交接過程中存在的問題。2.對原始單據(jù)的審核工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保審核質(zhì)量。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的交接行為，如故意拖延交接時間、提供虛假原始單據(jù)等，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的賠償責(zé)任。六、培訓(xùn)與宣傳1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期組織各部門相關(guān)人員進(jìn)行原