PAGE會議紀(jì)要管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議紀(jì)要的管理，提高會議效率，確保會議決策和工作安排得到有效落實(shí)，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于公司例會、專題會議、部門會議等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確記錄原則：會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、客觀地記錄會議內(nèi)容，包括會議討論的事項(xiàng)、達(dá)成的共識、做出的決策以及工作安排等。2.及時(shí)整理原則：會議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理會議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)布。3.規(guī)范統(tǒng)一原則：會議紀(jì)要的格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)應(yīng)保持規(guī)范統(tǒng)一，便于查閱和管理。4.保密原則：涉及公司機(jī)密信息的會議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、會議紀(jì)要的記錄要求（一）記錄人員職責(zé)1.會議記錄人員應(yīng)提前熟悉會議主題、議程和參會人員，準(zhǔn)備好記錄工具。2.在會議過程中，認(rèn)真傾聽與會人員的發(fā)言，準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容，不得遺漏重要信息。3.對于會議中出現(xiàn)的爭議和不同意見，應(yīng)如實(shí)記錄各方觀點(diǎn)。（二）記錄內(nèi)容1.會議基本信息：包括會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會人員等。2.會議議程：記錄會議的各項(xiàng)議程安排及順序。3.會議討論內(nèi)容：詳細(xì)記錄與會人員的發(fā)言要點(diǎn)、討論的問題、提出的建議和解決方案等。4.會議決策：明確會議達(dá)成的共識、做出的決策，包括決策事項(xiàng)、責(zé)任人、完成時(shí)間等。5.工作安排：記錄會議部署的各項(xiàng)工作任務(wù)，包括工作內(nèi)容、責(zé)任部門、配合部門、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。（三）記錄方式1.會議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄方式，電子記錄應(yīng)采用公司統(tǒng)一的文檔格式進(jìn)行保存。2.記錄過程中應(yīng)盡量使用簡潔明了的語言，避免使用模糊、歧義或過于口語化的表述。3.對于重要的發(fā)言和觀點(diǎn)，可采用直接引用的方式進(jìn)行記錄，但應(yīng)確保引用內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。三、會議紀(jì)要的整理與審核（一）整理要求1.會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)對會議記錄進(jìn)行整理，核對記錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。2.對記錄內(nèi)容進(jìn)行分類、歸納和總結(jié)，按照規(guī)范的格式進(jìn)行排版，形成會議紀(jì)要初稿。3.會議紀(jì)要初稿應(yīng)包括標(biāo)題、正文、結(jié)尾等部分，正文部分應(yīng)按照會議討論的順序或事項(xiàng)類別進(jìn)行分段闡述。（二）審核流程1.初審：會議紀(jì)要初稿完成后，先由記錄人員進(jìn)行自我審核，檢查記錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，格式是否規(guī)范。2.部門負(fù)責(zé)人審核：初審?fù)ㄟ^后，將會議紀(jì)要初稿提交給所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核會議紀(jì)要是否準(zhǔn)確反映部門在會議中的發(fā)言和決策，工作安排是否合理、明確，與部門工作目標(biāo)是否一致。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審核：部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將會議紀(jì)要提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體層面審核會議紀(jì)要，確保會議決策符合公司戰(zhàn)略方向，工作安排與公司其他業(yè)務(wù)部門相協(xié)調(diào)。4.總經(jīng)理審批：分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，會議紀(jì)要最終提交給總經(jīng)理進(jìn)行審批?？偨?jīng)理對會議紀(jì)要的全面性、準(zhǔn)確性和決策的合理性進(jìn)行最終把關(guān)，審批通過后的會議紀(jì)要方可正式發(fā)布。四、會議紀(jì)要的發(fā)布與存檔（一）發(fā)布1.經(jīng)總經(jīng)理審批通過的會議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)布，發(fā)布范圍根據(jù)會議性質(zhì)和決策內(nèi)容確定。2.會議紀(jì)要可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件、公告欄等方式進(jìn)行發(fā)布，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)查閱。3.發(fā)布會議紀(jì)要時(shí)，應(yīng)明確標(biāo)注發(fā)布日期、發(fā)布部門以及查閱權(quán)限等信息。（二）存檔1.會議紀(jì)要發(fā)布后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。存檔的會議紀(jì)要應(yīng)包括紙質(zhì)版和電子版，確保檔案的完整性和可追溯性。2.會議紀(jì)要的存檔期限應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般重要會議紀(jì)要應(yīng)長期保存，一般性會議紀(jì)要可保存一定期限后進(jìn)行銷毀。3.建立會議紀(jì)要索引目錄，方便查閱和檢索。索引目錄應(yīng)包括會議名稱、日期、紀(jì)要編號等關(guān)鍵信息。五、會議紀(jì)要的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工根據(jù)工作需要，可按照規(guī)定的查閱權(quán)限查閱會議紀(jì)要。查閱權(quán)限分為公開查閱、部門內(nèi)部查閱和特定人員查閱等不同級別。2.公開查閱的會議紀(jì)要面向全體員工，可在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或公告欄中直接查閱。3.部門內(nèi)部查閱的會議紀(jì)要僅限本部門員工查閱，查閱時(shí)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意。4.特定人員查閱的會議紀(jì)要，需經(jīng)總經(jīng)理或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，僅限特定人員查閱相關(guān)會議紀(jì)要。（二）使用規(guī)定1.查閱會議紀(jì)要的人員應(yīng)遵守公司保密制度，不得將會議紀(jì)要內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。2.會議紀(jì)要僅供公司內(nèi)部工作參考和使用，未經(jīng)公司書面授權(quán)，不得擅自對外提供或引用會議紀(jì)要內(nèi)容。3.如需引用會議紀(jì)要中的內(nèi)容作為工作依據(jù)或參考，應(yīng)注明會議紀(jì)要的出處和發(fā)布日期。六、會議紀(jì)要的跟蹤與反饋（一）跟蹤機(jī)制1.建立會議紀(jì)要跟蹤機(jī)制，對會議決策和工作安排的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查。2.責(zé)任部門應(yīng)按照會議紀(jì)要確定的工作任務(wù)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，認(rèn)真組織實(shí)施，并定期向會議組織部門反饋工作進(jìn)展情況。3.會議組織部門負(fù)責(zé)對各責(zé)任部門的工作進(jìn)展進(jìn)行跟蹤和督促，及時(shí)協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。（二）反饋要求及處理1.責(zé)任部門反饋工作進(jìn)展情況時(shí)，應(yīng)提交書面報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括工作完成情況、未完成原因、下一步工作計(jì)劃等。2.對于工作進(jìn)展順利的責(zé)任部門，給予肯定和鼓勵；對于未按時(shí)完成工作任務(wù)或工作出現(xiàn)偏差的責(zé)任部門，應(yīng)要求其說明原因，并提出整改措施和期限。3.會議組織部門應(yīng)將各責(zé)任部門的工作反饋情況及時(shí)整理匯總，向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并視情況調(diào)整工作安排或采取進(jìn)一步的協(xié)調(diào)措施。七、會議紀(jì)要的修訂與廢止（一）修訂1.在會議紀(jì)要執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)會議決策或工作安排需要調(diào)整，或會議紀(jì)要內(nèi)容存在錯(cuò)誤、遺漏等問題，應(yīng)及時(shí)對會議紀(jì)要進(jìn)行修訂。2.修訂會議紀(jì)要應(yīng)按照本制度規(guī)定的審核流程進(jìn)行，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布修訂后的會議紀(jì)要，并注明修訂日期和修訂內(nèi)容。3.修訂后的會議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員，確保其了解會議紀(jì)要的變更情況。（二）廢止1.當(dāng)會議決策或工作任務(wù)完成，且不再具有參考價(jià)值時(shí)，可對相關(guān)會議紀(jì)要進(jìn)行廢止。2.會議紀(jì)要廢止