PAGE軟件會(huì)議室使用規(guī)范制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司軟件會(huì)議室的使用，提高會(huì)議室的使用效率，確保會(huì)議的順利進(jìn)行，特制定本使用規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門(mén)及員工使用軟件會(huì)議室的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合理安排：根據(jù)會(huì)議需求和會(huì)議室資源情況，合理安排會(huì)議室的使用，避免資源浪費(fèi)。2.高效利用：提高會(huì)議室的使用效率，確保會(huì)議按時(shí)開(kāi)始、按時(shí)結(jié)束，不拖延會(huì)議時(shí)間。3.遵守秩序：所有使用人員應(yīng)遵守會(huì)議室的使用秩序，愛(ài)護(hù)室內(nèi)設(shè)施，保持室內(nèi)整潔。二、會(huì)議室預(yù)訂（一）預(yù)訂方式1.公司內(nèi)部使用的軟件會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)，員工可通過(guò)該系統(tǒng)提前預(yù)訂會(huì)議室。預(yù)訂時(shí)需詳細(xì)填寫(xiě)會(huì)議主題、開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。2.緊急情況下無(wú)法通過(guò)系統(tǒng)預(yù)訂的，可聯(lián)系行政部門(mén)工作人員協(xié)助預(yù)訂。（二）預(yù)訂時(shí)間1.常規(guī)會(huì)議應(yīng)提前[X]個(gè)工作日預(yù)訂，以便行政部門(mén)做好統(tǒng)籌安排。2.重要會(huì)議或大型會(huì)議應(yīng)提前[X]個(gè)工作日預(yù)訂，確保會(huì)議室及相關(guān)設(shè)備的準(zhǔn)備就緒。（三）預(yù)訂限制1.同一部門(mén)在同一時(shí)間段內(nèi)預(yù)訂會(huì)議室不得超過(guò)[X]間。2.若有多個(gè)部門(mén)同時(shí)申請(qǐng)使用同一會(huì)議室，行政部門(mén)將根據(jù)會(huì)議的重要性、參會(huì)人數(shù)等因素進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。（四）取消預(yù)訂1.如需取消已預(yù)訂的會(huì)議室，預(yù)訂人應(yīng)至少提前[X]小時(shí)在預(yù)訂系統(tǒng)中進(jìn)行取消操作，并通知可能涉及到的參會(huì)人員。2.因特殊原因未能提前取消且未使用會(huì)議室的，預(yù)訂人應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)說(shuō)明情況，否則將按照未使用會(huì)議室的時(shí)長(zhǎng)扣除相應(yīng)的費(fèi)用（如有）。三、會(huì)議室使用（一）使用人員要求1.所有使用會(huì)議室的人員必須是公司內(nèi)部員工，嚴(yán)禁非公司人員使用公司軟件會(huì)議室。2.使用人員應(yīng)在預(yù)訂的會(huì)議開(kāi)始時(shí)間前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議室，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。3.會(huì)議期間，使用人員應(yīng)保持安靜，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議室內(nèi)大聲喧嘩、隨意走動(dòng)。（二）設(shè)備使用1.會(huì)議室配備的軟件設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等，使用人員應(yīng)按照操作說(shuō)明正確使用，不得擅自拆卸、更改設(shè)備設(shè)置。2.如在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)通知行政部門(mén)安排維修人員進(jìn)行處理。（三）資料管理1.會(huì)議資料應(yīng)提前準(zhǔn)備好，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理帶走，不得隨意丟棄在會(huì)議室。2.如需在會(huì)議室留存資料，應(yīng)經(jīng)行政部門(mén)同意，并按照指定的位置存放，保持會(huì)議室整潔。（四）環(huán)境衛(wèi)生1.使用人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生，不得在會(huì)議室內(nèi)吸煙、吐痰、亂扔垃圾。2.會(huì)議結(jié)束后，使用人員應(yīng)將會(huì)議室桌椅擺放整齊，清理桌面雜物，關(guān)閉設(shè)備電源，保持會(huì)議室整潔干凈。四、會(huì)議室維護(hù)（一）定期檢查1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)軟件會(huì)議室的設(shè)備進(jìn)行檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.檢查內(nèi)容包括投影儀、音響、麥克風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)連接等設(shè)備的性能及軟件系統(tǒng)的穩(wěn)定性。（二）故障維修1.如發(fā)現(xiàn)會(huì)議室設(shè)備出現(xiàn)故障，使用人員應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告，行政部門(mén)將安排專(zhuān)業(yè)維修人員進(jìn)行維修。2.維修人員應(yīng)在接到維修通知后盡快到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修，并記錄維修情況和維修時(shí)間。（三）軟件更新1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室使用的軟件系統(tǒng)進(jìn)行更新，確保軟件功能的正常使用和安全性。2.在軟件更新前，行政部門(mén)應(yīng)提前通知相關(guān)使用人員，并做好數(shù)據(jù)備份等準(zhǔn)備工作。五、會(huì)議室安全（一）消防安全1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓等，并確保其處于正?？捎脿顟B(tài)。2.使用人員不得在會(huì)議室內(nèi)使用明火或違規(guī)電器設(shè)備，嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)吸煙。（二）網(wǎng)絡(luò)安全1.使用會(huì)議室網(wǎng)絡(luò)時(shí)，應(yīng)遵守公司網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，不得進(jìn)行非法網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)，如網(wǎng)絡(luò)攻擊、竊取公司信息等。2.如需連接外部網(wǎng)絡(luò)，應(yīng)提前向行政部門(mén)申請(qǐng)，并按照公司網(wǎng)絡(luò)安全要求進(jìn)行操作。（三）人員安全1.會(huì)議室的門(mén)在使用期間應(yīng)保持關(guān)閉狀態(tài)，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.如遇緊急情況，使用人員應(yīng)聽(tīng)從行政部門(mén)工作人員的指揮，有序疏散。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按規(guī)定預(yù)訂會(huì)議室或擅自使用未預(yù)訂的會(huì)議室。2.未按時(shí)到達(dá)或結(jié)束會(huì)議，影響會(huì)議室的正常使用。3.在會(huì)議室內(nèi)大聲喧嘩、隨意走動(dòng)，影響會(huì)議秩序。4.擅自拆卸、更改會(huì)議室設(shè)備設(shè)置或損壞設(shè)備。5.未保持會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生，亂扔垃圾。6.在會(huì)議室內(nèi)吸煙、使用明火或違規(guī)電器設(shè)備。7.違反公司網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，進(jìn)行非法網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)的員工，行政部門(mén)將給予口頭警告，并記錄在案。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，行政部門(mén)將視情況給予書(shū)面警告、罰款、限制使用會(huì)議室等處理措施，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。3.因違規(guī)行為給公司造成損失的，違規(guī)員