PAGE企業(yè)規(guī)范編號管理制度一、總則（一）目的為加強公司編號管理，確保公司各類文件、資料、資產(chǎn)等編號的規(guī)范性、唯一性和系統(tǒng)性，提高公司管理效率，便于信息的識別、查詢、統(tǒng)計和使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司，涵蓋公司各類業(yè)務活動中涉及的文件、合同、項目、資產(chǎn)、人員等的編號管理。（三）基本原則1.規(guī)范性原則：編號應遵循統(tǒng)一的格式和規(guī)則，確保編號的規(guī)范性和一致性。2.唯一性原則：每個編號在公司范圍內(nèi)應具有唯一標識，避免重復和混淆。3.系統(tǒng)性原則：編號應具有一定的邏輯性和系統(tǒng)性，便于分類、統(tǒng)計和管理。4.穩(wěn)定性原則：編號一經(jīng)確定，應保持相對穩(wěn)定，避免頻繁變更。二、編號管理職責（一）編號管理部門公司設立編號管理委員會，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司編號管理工作。編號管理委員會辦公室設在行政部，負責日常編號管理工作的組織、實施和監(jiān)督。（二）各部門職責1.行政部負責制定和完善公司編號管理制度，并組織實施。負責公司各類通用編號的分配、管理和維護。負責對各部門編號管理工作進行指導和監(jiān)督。2.財務部負責公司財務相關編號的管理，如會計憑證編號、財務報表編號等。協(xié)助行政部對涉及財務數(shù)據(jù)的編號進行審核和管理。3.人力資源部負責公司員工編號、崗位編號等人力資源相關編號的管理。協(xié)助行政部對涉及人力資源信息的編號進行審核和管理。4.業(yè)務部門負責本部門業(yè)務范圍內(nèi)各類編號的申請、使用和管理。按照公司編號管理制度的要求，規(guī)范本部門編號的編制和使用。定期向行政部報送本部門編號使用情況。三、編號分類及編制規(guī)則（一）文件編號1.行政文件編號格式：[公司簡稱][年份][文件類別代碼][流水號]示例：[XX公司][2023][XZ][001]編制說明：“公司簡稱”為公司名稱的縮寫?！澳攴荨睘槲募l(fā)布年份的后兩位數(shù)字?！拔募悇e代碼”根據(jù)行政文件的類別進行設定，如“XZ”表示行政指令，“GB”表示規(guī)章制度等?！傲魉枴睘樵擃悇e文件的順序號，從001開始依次遞增。2.業(yè)務文件編號格式：[公司簡稱][年份][業(yè)務板塊代碼][文件類別代碼][流水號]示例：[XX公司][2023][JY][FW][001]編制說明：“公司簡稱”“年份”同行政文件編號?！皹I(yè)務板塊代碼”根據(jù)公司業(yè)務板塊進行設定，如“JY”表示經(jīng)營業(yè)務，“KF”表示研發(fā)業(yè)務等?！拔募悇e代碼”根據(jù)業(yè)務文件的類別進行設定，如“FW”表示業(yè)務方案，“BG”表示業(yè)務報告等?！傲魉枴睘樵擃悇e文件的順序號，從001開始依次遞增。（二）合同編號1.格式：[公司簡稱][年份][合同類型代碼][流水號]2.示例：[XX公司][2023][HT][001]3.編制說明：“公司簡稱”“年份”同文件編號?！昂贤愋痛a”根據(jù)合同的類型進行設定，如“HT”表示買賣合同，“ZY”表示租賃合同等?！傲魉枴睘楹贤捻樞蛱?，從001開始依次遞增。（三）項目編號1.格式：[公司簡稱][年份][項目類別代碼][項目序號]2.示例：[XX公司][2023][XM][001]3.編制說明：“公司簡稱”“年份”同文件編號?！绊椖款悇e代碼”根據(jù)項目類別進行設定，如“XM”表示工程項目，“KJ”表示科技項目等?！绊椖啃蛱枴睘轫椖康奈ㄒ粯俗R，按照項目立項時間順序依次編排。（四）資產(chǎn)編號1.固定資產(chǎn)編號格式：[公司簡稱][年份][資產(chǎn)類別代碼][資產(chǎn)序號]示例：[XX公司][2023][GD][001]編制說明：“公司簡稱”“年份”同文件編號。“資產(chǎn)類別代碼”根據(jù)固定資產(chǎn)的類別進行設定，并參考國家相關固定資產(chǎn)分類標準，如“GD”表示房屋建筑物，“JJ”表示機器設備等?！百Y產(chǎn)序號”為固定資產(chǎn)的唯一標識，按照資產(chǎn)購置時間順序依次編排。2.低值易耗品編號格式：[公司簡稱][年份][低值易耗品類別代碼][流水號]示例：[XX公司][2023][DZ][001]編制說明：“公司簡稱”“年份”同文件編號?！暗椭狄缀钠奉悇e代碼”根據(jù)低值易耗品的類別進行設定，如“DZ”表示辦公家具，“YY”表示辦公用品等。“流水號”為低值易耗品的順序號，從001開始依次遞增。（五）人員編號1.員工編號格式：[公司簡稱][年份][員工類別代碼][員工序號]示例：[XX公司][2023][YG][001]編制說明：“公司簡稱”“年份”同文件編號?！皢T工類別代碼”根據(jù)員工的職位類別進行設定，如“YG”表示一般員工，“GL”表示管理人員等?！皢T工序號”為員工的唯一標識，按照員工入職時間順序依次編排。2.崗位編號格式：[公司簡稱][年份][崗位類別代碼][崗位序號]示例：[XX公司][2023][GW][001]編制說明：“公司簡稱”“年份”同文件編號?！皪徫活悇e代碼”根據(jù)崗位的性質(zhì)進行設定，如“GW”表示管理崗位，“JS”表示技術崗位等?！皪徫恍蛱枴睘閸徫坏奈ㄒ粯俗R，按照崗位設置時間順序依次編排。四、編號申請與審批（一）申請流程各部門在需要使用編號時，應填寫《編號申請表》，詳細說明編號的類型、用途、預計使用時間等信息，并提交至編號管理委員會辦公室。（二）審批流程編號管理委員會辦公室收到《編號申請表》后，應進行初步審核，審核內(nèi)容包括編號的必要性、合規(guī)性、是否符合編號編制規(guī)則等。審核通過后，提交編號管理委員會審批。編號管理委員會應在[X]個工作日內(nèi)完成審批，并將審批結果反饋給編號管理委員會辦公室。（三）特殊情況處理對于緊急或特殊情況需要立即使用編號的，可由相關部門負責人向編號管理委員會辦公室提出申請，經(jīng)編號管理委員會辦公室主任批準后先行使用，但事后應及時補辦申請和審批手續(xù)。五、編號使用與管理（一）編號的分配編號管理委員會辦公室根據(jù)審批結果，按照編號編制規(guī)則為申請部門分配相應的編號，并在編號管理系統(tǒng)中進行登記。（二）編號的使用1.各部門應嚴格按照編號管理委員會辦公室分配的編號進行使用，不得擅自更改或重復使用編號。2.在文件、合同、項目、資產(chǎn)等相關業(yè)務活動中，應準確標注相應的編號，并確保編號清晰、完整、易于識別。3.對于編號的使用情況，各部門應建立相應的記錄，包括編號的使用時間、使用內(nèi)容、使用人員等信息，以便于查詢和統(tǒng)計。（三）編號的變更1.如因業(yè)務調(diào)整、文件修訂、資產(chǎn)處置等原因需要變更編號的，應填寫《編號變更申請表》，詳細說明變更的原因、變更前后的編號等信息，并提交至編號管理委員會辦公室。2.編號管理委員會辦公室收到《編號變更申請表》后，應進行審核，審核通過后提交編號管理委員會審批。編號管理委員會應在[X]個工作日內(nèi)完成審批，并將審批結果反饋給編號管理委員會辦公室。3.編號管理委員會辦公室根據(jù)審批結果，在編號管理系統(tǒng)中對編號進行變更，并通知相關部門及時更新相關業(yè)務資料中的編號信息。（四）編號的停用與廢止1.對于已不再使用或已過期失效的編號，應及時進行停用和廢止處理。2.各部門在發(fā)現(xiàn)編號需要停用時，應填寫《編號停用申請表》，詳細說明停用的原因、停用的編號等信息，并提交至編號管理委員會辦公室。3.編號管理委員會辦公室收到《編號停用申請表》后，應進行審核，審核通過后提交編號管理委員會審批。編號管理委員會應在[X]個工作日內(nèi)完成審批，并將審批結果反饋給編號管理委員會辦公室。4.編號管理委員會辦公室根據(jù)審批結果，在編號管理系統(tǒng)中對編號進行停用標記，并通知相關部門不再使用該編號。5.對于已廢止的編號，應在編號管理系統(tǒng)中進行存檔，以備查詢和追溯。六、編號管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)建設公司應建立統(tǒng)一的編號管理系統(tǒng)，用于編號的申請、分配、使用、變更、停用和廢止等管理工作。編號管理系統(tǒng)應具備編號自動生成、查詢統(tǒng)計、權限管理等功能，確保編號管理工作的高效、準確和規(guī)范。（二）系統(tǒng)使用與維護1.各部門應指定專人負責編號管理系統(tǒng)的使用和維護，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時更新和準確無誤。2.編號管理委員會辦公室應定期對編號管理系統(tǒng)進行檢查和維護，確保系統(tǒng)的正常運行。3.對于系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)的問題或故障，應及時進行處理，并記錄處理情況。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門編號管理委員會辦公室負責對公司編號管理工作進行日常監(jiān)督檢查，定期對各部門編號使用情況進行抽查。（二）檢查內(nèi)容1.編號的申請、審批、分配、使用、變更、停用和廢止等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.編號的使用是否規(guī)范、準確，是否存在擅自更改、重復使用編號等情況。3.編號管理系統(tǒng)的使用和維護是否正常，系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準確、完整。（三）問題處理對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)