PAGE資料保密室制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資料保密室的管理，確保公司各類機(jī)密資料的安全與保密，防止資料泄露，特制定本制度規(guī)范要求。（二）適用范圍本制度適用于公司資料保密室內(nèi)所有資料的管理，包括但不限于文件、數(shù)據(jù)、圖紙、報(bào)告、合同等各類載體形式的資料。涉及公司機(jī)密信息的員工、合作伙伴及相關(guān)人員均需遵守本制度。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)資料保密室內(nèi)的所有資料實(shí)行嚴(yán)格保密措施，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、使用、復(fù)制、傳播或泄露。2.合法合規(guī)原則：制度的制定與執(zhí)行必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.分級(jí)管理原則：根據(jù)資料的重要性和敏感程度進(jìn)行分級(jí)，實(shí)施不同級(jí)別的管理措施。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在資料保密管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。二、資料保密室管理職責(zé)（一）保密室管理部門職責(zé)1.安全保障負(fù)責(zé)資料保密室的日常安全管理，包括門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等的維護(hù)與管理，確保保密室的物理安全。定期檢查保密室的安全狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。2.資料管理負(fù)責(zé)資料的分類、編號(hào)、登記、歸檔等工作，建立完善的資料管理臺(tái)賬。對(duì)進(jìn)入保密室的資料進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保資料的合規(guī)性和保密性。按照規(guī)定的存儲(chǔ)期限和方式，妥善保管各類資料，防止資料損壞、丟失或變質(zhì)。3.人員管理對(duì)進(jìn)入保密室的人員進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證和登記，發(fā)放臨時(shí)訪問證件，并監(jiān)督其在保密室內(nèi)的行為。定期對(duì)保密室工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)和教育，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。負(fù)責(zé)對(duì)違反保密制度的人員進(jìn)行調(diào)查和處理，提出相應(yīng)的處罰建議。（二）資料提供部門職責(zé)1.資料產(chǎn)生負(fù)責(zé)本部門所產(chǎn)生資料的保密管理，明確資料的密級(jí)和保密期限，并按照規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識(shí)。在資料的形成過程中，采取必要的保密措施，確保資料的原始保密性。2.資料提交將需存入保密室的資料進(jìn)行整理和審核，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。按照規(guī)定的流程，及時(shí)將資料提交給保密室管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.資料使用根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)后從保密室查閱、使用相關(guān)資料，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。使用完畢后，及時(shí)將資料歸還保密室，并確保資料的安全和完整。（三）資料使用部門職責(zé)1.申請(qǐng)使用根據(jù)工作需要，向資料提供部門或保密室管理部門提交資料使用申請(qǐng)，明確使用目的、范圍和期限。對(duì)申請(qǐng)使用的資料進(jìn)行必要的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確保使用過程中的保密性和安全性。2.使用管理在授權(quán)范圍內(nèi)使用資料，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或轉(zhuǎn)借他人。采取有效的保密措施，防止資料在使用過程中泄露，如對(duì)資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等。使用完畢后，及時(shí)將資料歸還保密室或資料提供部門，并做好使用記錄。（四）員工個(gè)人職責(zé)1.保密意識(shí)自覺增強(qiáng)保密意識(shí)，了解并遵守公司的保密制度，積極參加公司組織的保密培訓(xùn)和教育活動(dòng)。對(duì)涉及公司機(jī)密的信息保持警惕，不隨意談?wù)?、傳播或泄露?.資料保護(hù)在工作中妥善保管個(gè)人使用的涉及公司機(jī)密的資料，防止丟失或被盜。如發(fā)現(xiàn)資料有泄露風(fēng)險(xiǎn)或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和保密管理部門。3.行為規(guī)范嚴(yán)格遵守保密室的出入規(guī)定，不得擅自進(jìn)入保密室或帶領(lǐng)無關(guān)人員進(jìn)入。在使用保密資料時(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和權(quán)限進(jìn)行操作，不得違規(guī)操作。三、資料分類與密級(jí)劃分（一）資料分類1.公司戰(zhàn)略規(guī)劃類：包括公司長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、重大投資決策等。2.財(cái)務(wù)信息類：如財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算方案、資金流動(dòng)情況、成本核算資料等。3.技術(shù)研發(fā)類：涵蓋產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利信息等。4.市場(chǎng)與銷售類：包含市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶信息、銷售策略、招投標(biāo)文件等。5.人力資源類：如員工檔案、薪酬福利數(shù)據(jù)、績(jī)效考核資料、培訓(xùn)計(jì)劃等。6.行政管理類：涉及公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、行政文件、印章管理資料等。7.合同協(xié)議類：各類采購合同、銷售合同、合作協(xié)議、保密協(xié)議等。8.其他類：不屬于上述分類的其他重要資料。（二）密級(jí)劃分1.絕密級(jí)：一旦泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的資料，如公司核心技術(shù)機(jī)密、重大戰(zhàn)略決策、尚未公開的上市計(jì)劃等。2.機(jī)密級(jí)：泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的資料，如重要技術(shù)資料、關(guān)鍵財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、高級(jí)管理人員信息等。3.秘密級(jí)：泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受較大損害的資料，如一般市場(chǎng)信息、普通技術(shù)文檔、部分員工檔案等。四、資料存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.溫度與濕度：保密室內(nèi)應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度范圍一般為[具體溫度區(qū)間]，濕度范圍一般為[具體濕度區(qū)間]，以防止資料因溫濕度變化而受損。2.防火與防盜：配備完善的防火、防盜設(shè)施，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備、防盜門窗、監(jiān)控?cái)z像頭等，確保資料存儲(chǔ)環(huán)境的安全。3.防蟲與防霉：采取有效的防蟲、防霉措施，如放置防蟲藥劑、定期通風(fēng)換氣等，防止資料受到蟲害和霉菌的侵害。4.電磁防護(hù)：對(duì)于電子存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)采取電磁屏蔽等措施，防止電磁干擾導(dǎo)致資料丟失或損壞。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)資料：按照分類和編號(hào)順序，存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備良好的密封性和防盜性能。對(duì)于重要的紙質(zhì)資料，可進(jìn)行備份存儲(chǔ)，如采用縮微膠片等方式。2.電子資料：存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行加密處理，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子資料的索引目錄，便于快速查找和使用。3.存儲(chǔ)介質(zhì)管理：對(duì)用于存儲(chǔ)資料的各類介質(zhì)，如硬盤、光盤、U盤等，進(jìn)行統(tǒng)一登記和管理。定期檢查介質(zhì)的存儲(chǔ)狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)介質(zhì)損壞或數(shù)據(jù)丟失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或恢復(fù)。（三）保管期限1.絕密級(jí)資料：根據(jù)資料的性質(zhì)和重要性，確定保管期限，一般為[具體保管期限]年。2.機(jī)密級(jí)資料：保管期限一般為[具體保管期限]年。3.秘密級(jí)資料：保管期限一般為[具體保管期限]年。在保管期限屆滿后，由保密室管理部門會(huì)同相關(guān)部門對(duì)資料進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果決定是否銷毀或繼續(xù)保管。五、資料訪問與使用（一）訪問權(quán)限管理1.權(quán)限設(shè)定原則：根據(jù)工作需要和人員職責(zé)，為不同人員設(shè)定不同的資料訪問權(quán)限。訪問權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格限制在最小范圍內(nèi)，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)級(jí)別的資料。2.權(quán)限申請(qǐng)與審批：?jiǎn)T工如需訪問保密資料，應(yīng)填寫《資料訪問申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明訪問目的、資料內(nèi)容、訪問期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)保密室管理部門審批。保密室管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和人員權(quán)限范圍進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要資料或高密級(jí)資料的訪問申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.權(quán)限變更與撤銷：?jiǎn)T工因工作變動(dòng)、離職等原因，其資料訪問權(quán)限應(yīng)及時(shí)進(jìn)行變更或撤銷。所在部門應(yīng)及時(shí)通知保密室管理部門，由保密室管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。（二）使用流程1.預(yù)約登記：使用人員提前與保密室管理部門預(yù)約資料使用時(shí)間，并填寫《資料使用登記表》，注明使用資料的名稱、數(shù)量、使用目的等信息。2.資料領(lǐng)?。喊凑疹A(yù)約時(shí)間，使用人員憑有效證件到保密室領(lǐng)取資料。保密室工作人員應(yīng)核對(duì)使用人員身份和預(yù)約信息，發(fā)放資料，并在《資料使用登記表》上簽字確認(rèn)。3.使用監(jiān)控：使用人員在保密室內(nèi)使用資料時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將資料帶出保密室。保密室工作人員應(yīng)進(jìn)行必要的監(jiān)控，確保資料的安全使用。4.資料歸還：使用完畢后，使用人員應(yīng)及時(shí)將資料歸還保密室，并在《資料使用登記表》上注明歸還時(shí)間。保密室工作人員應(yīng)檢查資料的完整性和安全性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）特殊情況處理1.緊急使用：如遇緊急情況需要立即使用保密資料，使用人員可通過電話等方式向保密室管理部門說明情況，經(jīng)同意后可先行使用，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。2.多人共享使用：對(duì)于需要多人共同使用的資料，應(yīng)指定一名負(fù)責(zé)人，由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一辦理資料使用手續(xù)，并對(duì)資料的使用過程進(jìn)行監(jiān)督和管理。六、資料傳遞與共享（一）內(nèi)部傳遞流程1.傳遞申請(qǐng)：部門之間如需傳遞保密資料，應(yīng)填寫《資料傳遞申請(qǐng)表》，明確傳遞資料的名稱、數(shù)量、傳遞原因、接收部門等信息，經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)保密室管理部門審批。2.傳遞方式：根據(jù)資料的密級(jí)和緊急程度，選擇合適的傳遞方式。對(duì)于絕密級(jí)和機(jī)密級(jí)資料，一般采用專人送達(dá)或加密電子傳輸?shù)姆绞?；?duì)于秘密級(jí)資料，可采用普通郵寄或內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享等方式，但應(yīng)確保傳遞過程中的保密性。3.傳遞記錄：保密室管理部門應(yīng)對(duì)資料傳遞過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括傳遞時(shí)間、傳遞方式、傳遞人員、資料名稱和數(shù)量等信息。傳遞記錄應(yīng)保存一定期限，以備查詢。（二）外部共享規(guī)定1.共享審批：公司與外部單位共享保密資料時(shí)，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。由資料提供部門填寫《外部資料共享申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明共享目的、共享對(duì)象、共享資料內(nèi)容、共享期限等信息，經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行共享。2.保密協(xié)議簽訂：在與外部單位共享資料前，必須與對(duì)方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)，確保資料在共享過程中的安全性。保密協(xié)議應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的要求，并具有可操作性。3.共享監(jiān)督：公司應(yīng)指定專人對(duì)與外部單位共享資料的過程進(jìn)行監(jiān)督，確保對(duì)方嚴(yán)格遵守保密協(xié)議的規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)外部單位有違反保密協(xié)議的行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求對(duì)方停止侵權(quán)行為，并追究其法律責(zé)任。七、資料銷毀（一）銷毀范圍1.超過保管期限：對(duì)于已達(dá)到保管期限且經(jīng)鑒定無需繼續(xù)保存的資料，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。2.失去使用價(jià)值：因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、技術(shù)更新等原因，導(dǎo)致某些資料失去使用價(jià)值的，也應(yīng)予以銷毀。3.存在安全隱患：對(duì)于存在安全隱患或已泄露的資料，必須立即進(jìn)行銷毀，防止進(jìn)一步擴(kuò)散。（二）銷毀方式1.紙質(zhì)資料：采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。對(duì)于重要的紙質(zhì)資料，應(yīng)在保密室管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。2.電子資料：通過專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。擦除后的存儲(chǔ)介質(zhì)可由保密室管理部門統(tǒng)一回收處理。3.存儲(chǔ)介質(zhì)：對(duì)于報(bào)廢的存儲(chǔ)介質(zhì)，如硬盤、光盤、U盤等，應(yīng)進(jìn)行物理破壞，如打孔、切割等，防止數(shù)據(jù)被恢復(fù)。（三）銷毀記錄保密室管理部門應(yīng)對(duì)資料銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀資料名稱和數(shù)量、銷毀人員等信息。銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱和審計(jì)。八、保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定保密室管理部門應(yīng)制定年度保密培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和人員變動(dòng)情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.保密法律法規(guī)：介紹國(guó)家有關(guān)保密工作的法律法規(guī)，使員工了解保密工作的法律責(zé)任和義務(wù)。2.公司保密制度：詳細(xì)講解公司資料保密室制度規(guī)范要求，包括資料分類、密級(jí)劃分、存儲(chǔ)保管、訪問使用以及銷毀等方面的規(guī)定。3.保密意識(shí)教育：通過案例分析、警示教育等方式，增強(qiáng)員工的保密意識(shí)，提高員工對(duì)保密工作重要性的認(rèn)識(shí)。4.保密技能培訓(xùn)：針對(duì)不同崗位的工作特點(diǎn)，開展相應(yīng)的保密技能培訓(xùn)，如文件加密、數(shù)據(jù)備份、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等。（三）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)：定期組織全體員工參加保密知識(shí)集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專業(yè)的保密專家或公司內(nèi)部的保密管理人員進(jìn)行授課。2.專題培訓(xùn)：根據(jù)不同部門和崗位的需求，開展針對(duì)性的專題保密培訓(xùn)，如對(duì)涉及機(jī)密資料的研發(fā)人員、財(cái)務(wù)人員等進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)。3.在線學(xué)習(xí)：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提供保密知識(shí)在線學(xué)習(xí)資源，方便員工隨時(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)。4.案例教育：通過分析實(shí)際發(fā)生的保密案例，對(duì)員工進(jìn)行警示教育，吸取教訓(xùn)，增強(qiáng)保密意識(shí)。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.日常巡查：保密室管理部門應(yīng)安排專人定期對(duì)保密室進(jìn)行日常巡查，檢查保密室的安全狀況、資料存儲(chǔ)情況、人員出入登記等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。2.定期檢查：公司定期組織對(duì)資料保密室制度執(zhí)行情況進(jìn)行全面檢查，包括資料管理、訪問權(quán)限、傳遞共享、銷毀等環(huán)節(jié)。檢查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改措施。3.內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)資料保密室的管理情況進(jìn)行審計(jì)，審查資料的完整性、合規(guī)性以及保密制度的執(zhí)行情況，確保資料管理工作的規(guī)范運(yùn)行。（二）違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定：明確違反資料保密室制度的各類行為，如擅自泄露資料、違規(guī)訪問資料、未按規(guī)定進(jìn)行資料存儲(chǔ)或銷毀等。