PAGE個人信息管理制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織對個人信息的收集、存儲、使用、共享、轉讓、公開披露等處理活動，保護個人信息主體的合法權益，確保公司/組織在個人信息管理方面符合相關法律法規(guī)及行業(yè)標準要求。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內所有涉及個人信息處理的部門、崗位及人員，包括但不限于人力資源部門、市場營銷部門、信息技術部門等在履行職責過程中收集、使用、存儲個人信息的活動。（三）基本原則1.合法原則公司/組織處理個人信息應當遵循合法、正當、必要原則，不得違反法律法規(guī)的規(guī)定。在收集個人信息前，應明確告知個人信息主體收集目的、范圍、方式及相關權利等，并取得其明示同意。2.正當原則處理個人信息應當具有明確、合理的目的，并與公司/組織的業(yè)務功能直接相關，不得超出實現(xiàn)其業(yè)務功能所必需的范圍。3.必要原則收集、使用個人信息應當限于實現(xiàn)處理目的的最小范圍，不得過度收集個人信息。在能夠達到同樣業(yè)務目的的前提下，應當選擇對個人權益影響最小的方式。4.保密原則公司/組織應采取必要的安全保密措施，確保個人信息在處理過程中的保密性、完整性和可用性，防止個人信息泄露、篡改或丟失。5.主體參與原則保障個人信息主體對其個人信息處理的知情權、決定權、查閱權、復制權、更正權、刪除權等權利，確保個人信息主體能夠有效參與個人信息處理活動。二、個人信息收集（一）收集范圍1.公司/組織在招聘過程中收集應聘者的個人信息，包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、教育背景、工作經歷等。2.人力資源部門在員工入職、在職及離職管理過程中收集員工的個人信息，如身份證號碼、家庭住址、緊急聯(lián)系人信息、薪資信息、考勤記錄等。3.市場營銷部門在開展營銷活動時收集客戶的個人信息，如姓名、聯(lián)系方式、購買記錄、偏好信息等。4.信息技術部門在維護公司/組織信息系統(tǒng)時收集用戶的登錄信息、操作記錄等。（二）收集方式1.直接收集通過填寫紙質表格、電子表單、在線問卷等方式，由個人信息主體直接向公司/組織提供個人信息。2.間接收集在法律法規(guī)允許的情況下，從合法的第三方處獲取個人信息，但需確保第三方已獲得個人信息主體的合法授權，且公司/組織在獲取后應履行告知義務并再次取得個人信息主體的明示同意。（三）收集告知1.在收集個人信息前，應向個人信息主體提供清晰明確的收集告知書，告知書應包括以下內容：公司/組織的基本信息，如名稱、聯(lián)系方式等。收集個人信息的目的、范圍、方式。個人信息主體享有的權利及行使方式。個人信息的存儲期限及存儲地點。個人信息的共享、轉讓、公開披露等情況說明。投訴、舉報渠道及方式。2.收集告知書應以顯著、易懂的方式呈現(xiàn)，確保個人信息主體能夠充分理解相關內容。對于通過電子方式收集個人信息的，應在頁面顯著位置展示收集告知書，并設置確認同意的操作選項。三、個人信息存儲（一）存儲方式1.根據(jù)個人信息的類型、敏感程度及存儲期限等因素，選擇合適的存儲方式，包括但不限于數(shù)據(jù)庫存儲、文件存儲、云存儲等。2.對于敏感個人信息，如身份證號碼、銀行卡號等，應采取加密存儲措施，確保信息在存儲過程中的安全性。（二）存儲期限1.明確各類個人信息的存儲期限，存儲期限應根據(jù)實現(xiàn)處理目的所需的最短時間確定，不得超出必要期限。2.在存儲期限屆滿后，應及時刪除或匿名化處理個人信息，除非法律法規(guī)另有規(guī)定或得到個人信息主體的另行同意。（三）存儲安全1.建立健全存儲安全管理制度，采取必要的技術防護措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密等，防止個人信息存儲過程中遭受未經授權的訪問、破壞、篡改或泄露。2.定期對存儲設備進行維護、檢查和備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。同時，制定數(shù)據(jù)恢復計劃，以應對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失或損壞情況。3.對存儲場所進行安全管理，限制訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問存儲的個人信息。對訪問人員的操作進行記錄，以便進行審計和追蹤。四、個人信息使用（一）使用目的公司/組織使用個人信息應嚴格限于實現(xiàn)收集時所明確的目的，不得將個人信息用于其他未經個人信息主體同意的目的。（二）使用范圍1.在招聘、人力資源管理、市場營銷、客戶服務等業(yè)務活動中，按照既定的業(yè)務流程和規(guī)則使用個人信息，確保業(yè)務活動的正常開展。2.如需將個人信息用于其他超出原收集目的的范圍，應再次取得個人信息主體的明示同意，并重新履行告知義務。（三）使用限制1.不得出售或非法向他人提供個人信息。2.不得利用個人信息進行任何非法活動或損害個人信息主體合法權益的行為。3.在使用個人信息過程中，應遵循最小化原則，僅使用實現(xiàn)業(yè)務目的所必需的個人信息，不得過度使用或濫用個人信息。五、個人信息共享（一）共享范圍1.與公司/組織內部的關聯(lián)部門共享個人信息，以實現(xiàn)協(xié)同辦公、業(yè)務流程順暢等目的，但共享時應確保接收部門對個人信息的使用符合本制度規(guī)定，并采取相應的保密措施。2.在法律法規(guī)允許的情況下，與外部合作伙伴共享個人信息，如供應商、服務提供商等，以共同開展業(yè)務活動。但共享前應與合作伙伴簽訂保密協(xié)議，明確雙方在個人信息保護方面的權利和義務。（二）共享告知1.在與第三方共享個人信息前，應向個人信息主體告知共享的目的、范圍、第三方的基本信息等內容，并取得個人信息主體的明示同意。2.告知方式應符合本制度中關于收集告知的要求，確保個人信息主體能夠充分了解共享情況。(三)共享管理1.對共享個人信息的行為進行嚴格管理，建立共享審批機制，明確審批流程和責任人員。未經審批，不得擅自將個人信息共享給第三方。2.定期對共享個人信息的第三方進行監(jiān)督和評估，確保其按照約定履行個人信息保護義務。如發(fā)現(xiàn)第三方存在違反本制度或法律法規(guī)的行為，應及時采取措施終止共享合作，并要求第三方承擔相應的法律責任。六、個人信息轉讓（一）轉讓情形公司/組織原則上不得轉讓個人信息，但在發(fā)生合并、分立、收購、資產轉讓等情形時，可能涉及個人信息的轉讓。（二）轉讓告知1.在個人信息轉讓前，應向個人信息主體告知轉讓的原因、受讓方的基本信息、個人信息主體在轉讓后的權利等內容，并取得個人信息主體的明示同意。2.告知方式應符合本制度要求，確保個人信息主體能夠充分理解轉讓情況。（三）轉讓管理1.在個人信息轉讓過程中，應確保受讓方具備足夠的個人信息保護能力和措施，能夠按照本制度及法律法規(guī)的要求處理個人信息。2.與受讓方簽訂個人信息轉讓協(xié)議，明確雙方在個人信息保護方面的權利和義務，包括但不限于個人信息的保密、使用限制、安全保障等條款。3.對個人信息轉讓后的情況進行跟蹤和監(jiān)督，確保受讓方履行協(xié)議約定的個人信息保護責任。七、個人信息公開披露（一）公開披露情形1.在法律法規(guī)要求的情況下，如司法機關依法要求提供個人信息等，公司/組織可能需要公開披露個人信息。2.經個人信息主體明示同意，公司/組織可以公開披露其個人信息。（二）公開披露告知1.在公開披露個人信息前，應向個人信息主體告知公開披露的目的、范圍、內容等信息，并取得個人信息主體的明示同意。2.如果是根據(jù)法律法規(guī)要求進行公開披露，應在公開披露前告知個人信息主體相關法律依據(jù)及公開披露的必要性。（三）公開披露管理1.對公開披露個人信息的行為進行嚴格審核，確保公開披露符合法律法規(guī)要求及個人信息主體的意愿。2.在公開披露個人信息時，應采取必要的措施對公開披露的內容進行脫敏處理，避免泄露個人信息主體的敏感信息。3.記錄公開披露個人信息的情況，包括公開披露的時間、內容、依據(jù)等，以備后續(xù)查詢和審計。八、個人信息主體權利保護（一）知情權1.向個人信息主體提供清晰、準確、完整的個人信息處理情況說明，包括收集、存儲、使用、共享、轉讓、公開披露等方面的信息。2.在個人信息處理的關鍵環(huán)節(jié)，如信息收集、共享、轉讓等前，及時向個人信息主體告知相關情況，確保其知情權得到充分保障。（二）決定權1.在個人信息處理的各個環(huán)節(jié)，充分尊重個人信息主體的決定權，如是否同意收集、共享、轉讓個人信息等。2.對于個人信息主體不同意的處理行為，不得強行實施，除非法律法規(guī)另有規(guī)定。（三）查閱權1.個人信息主體有權查閱其個人信息的處理情況，公司/組織應在合理時間內響應個人信息主體的查閱請求，并提供查閱的方式和途徑。2.查閱內容應包括個人信息的收集、存儲、使用、共享、轉讓、公開披露等記錄。（四）復制權個人信息主體有權復制其個人信息，公司/組織應在收到復制請求后，經核實身份后及時提供復制件，但復制可能涉及技術成本或給公司/組織帶來不合理負擔的情況除外。在這種情況下，應向個人信息主體說明原因，并提供其他合理的解決方式。（五）更正權1.個人信息主體發(fā)現(xiàn)其個人信息存在錯誤或不完整時，有權要求公司/組織及時更正。2.公司/組織應在收到更正請求后，對相關個人信息進行核實，并在合理時間內完成更正。同時，應通知可能已獲取該錯誤個人信息的第三方進行相應更正。（六）刪除權1.在符合法律法規(guī)規(guī)定的情形下，個人信息主體有權要求公司/組織刪除其個人信息。2.公司/組織應在收到刪除請求后，及時對個人信息進行刪除處理，并確保相關備份數(shù)據(jù)及存儲介質中的個人信息也得到妥善刪除。（七）權利行使方式1.設立專門的渠道供個人信息主體行使上述權利，如設立咨詢熱線、電子郵箱或在線反饋平臺等。2.明確個人信息主體權利行使的流程和要求，確保個人信息主體能夠方便、快捷地行使其權利。對于個人信息主體的權利行使請求，應在規(guī)定時間內給予答復，并記錄處理過程。九、監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.成立個人信息保護監(jiān)督小組，負責對公司/組織內個人信息處理活動進行日常監(jiān)督檢查，確保各項個人信息管理制度的有效執(zhí)行。2.定期對個人信息處理部門進行內部審計，檢查個人信息處理活動是否符合本制度及法律法規(guī)要求，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）外部審計1.定期聘請外部專業(yè)機構對公司/組織的個人信息保護情況進行審計，評估個人信息管理體系的有效性和合規(guī)性。2.根據(jù)外部審計機構提出的意見和建議，及時調整和完善個人信息管理制度，不斷提升個人信息保護水平。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定處理個人信息的行為，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.對于因個人信息處理違規(guī)行為給個人信息主體或公司/組織造成損失的，應依法承擔相應的賠償責任。同時，對違規(guī)行為進行記錄和公示，以起到警示作用。十、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.制定個人信息保護培訓計劃，定期組織公司/組織內全體員工參加個人信息保護相關培訓，提高員工的個人信息保護意識和技能。2.培訓內容應包括法律法規(guī)、本制度規(guī)定、個人信息處理流程、個人信息主體權利保護等方面的知識。（二）宣傳活動1.通過內部宣傳欄、公司/組織網站、郵件等多種渠道，開展個人信息保護宣