PAGE行政類事務外包制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政類事務外包管理，提高行政工作效率，降低運營成本，確保外包服務質量，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司行政類事務外包活動，包括但不限于辦公設備維護、保潔服務、餐飲服務、快遞收發(fā)、文件印刷等外包業(yè)務。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包活動應嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保各項業(yè)務合法合規(guī)開展。2.質量優(yōu)先原則：選擇具備專業(yè)能力和良好信譽的外包供應商，確保外包服務質量滿足公司需求。3.成本效益原則：在保證服務質量的前提下，合理控制外包成本，實現成本效益最大化。4.監(jiān)督管理原則：建立健全外包服務監(jiān)督管理機制，加強對外包供應商的管理和考核。二、外包業(yè)務分類及要求（一）辦公設備維護1.服務內容：負責公司辦公設備（如電腦、打印機、復印機、傳真機等）的日常維護、保養(yǎng)、維修及故障排除。2.要求：供應商應具備專業(yè)的技術人員，熟悉各類辦公設備的維修技術和操作流程。提供定期巡檢服務，及時發(fā)現并解決設備潛在問題，確保設備正常運行。建立設備維修檔案，記錄設備維修情況和更換零部件信息。在接到設備故障報修后，應在規(guī)定時間內到達現場進行維修，緊急故障應優(yōu)先處理。（二）保潔服務1.服務內容：負責公司辦公區(qū)域、公共區(qū)域的日常清潔衛(wèi)生，包括地面清掃、門窗擦拭、垃圾清運等。2.要求：制定詳細的清潔作業(yè)標準和流程，確保清潔工作質量。配備充足的清潔工具和清潔用品，定期更換和補充。保潔人員應具備良好的服務意識和職業(yè)素養(yǎng)，遵守公司規(guī)章制度。根據公司工作時間安排，合理安排清潔作業(yè)時間，避免影響正常辦公。（三）餐飲服務1.服務內容：為公司員工提供工作餐或會議餐飲服務，包括食材采購、烹飪制作、餐具清洗等。2.要求：具備餐飲服務資質，嚴格遵守食品安全法律法規(guī)，確保食品安全。提供多樣化的菜品選擇，滿足不同員工口味需求，注重營養(yǎng)搭配。加強廚房衛(wèi)生管理，保持廚房環(huán)境整潔，餐具嚴格消毒。根據公司用餐人數和時間，合理安排餐飲供應，確保準時用餐。（四）快遞收發(fā)1.服務內容：負責公司快遞的收發(fā)、登記、保管及分發(fā)工作。2.要求：建立快遞收發(fā)管理制度，規(guī)范操作流程，確?？爝f安全。配備必要的快遞收發(fā)設備，如快遞柜、掃描槍等。及時通知收件人領取快遞，對長時間未領取的快遞進行妥善保管。做好快遞收發(fā)記錄，定期進行統計和核對。（五）文件印刷1.服務內容：根據公司需求，負責各類文件、資料及宣傳品的印刷工作。2.要求：具備專業(yè)的印刷設備和技術人員，確保印刷質量。嚴格按照公司提供的文件內容和格式進行印刷，保證印刷內容準確無誤。建立印刷品質量檢驗制度，對印刷成品進行抽檢，確保符合質量要求。合理安排印刷時間，確保按時交付印刷品。三、外包供應商選擇與管理（一）供應商選擇1.供應商篩選：通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式，從眾多供應商中篩選出符合公司要求的潛在供應商。對潛在供應商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、資質證書、業(yè)績情況、信譽狀況等。2.供應商評估：組織相關部門人員對潛在供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、服務能力、管理水平等。要求潛在供應商提供詳細的服務方案和報價，對其服務方案的可行性、合理性及報價的性價比進行評估。3.供應商確定：根據供應商評估結果，綜合考慮各方面因素，確定最終的外包供應商，并簽訂外包服務合同。（二）供應商管理1.合同管理：與外包供應商簽訂詳細的服務合同，明確雙方的權利義務、服務內容、服務標準、服務期限、費用結算方式等條款。對合同執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現并解決合同履行過程中出現的問題。2.培訓管理：要求外包供應商對其服務人員進行定期培訓，提高服務人員的業(yè)務水平和服務意識。根據公司需求，對外包供應商的服務人員進行必要的培訓，使其熟悉公司的規(guī)章制度和工作要求。3.考核管理：建立外包供應商考核機制，定期對外包供應商的服務質量、工作效率、成本控制等方面進行考核評價。根據考核結果，對表現優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對不符合要求的供應商進行警告、整改或終止合作。四、外包服務流程（一）需求提出1.公司各部門根據工作需要，向行政部門提出行政類事務外包需求，填寫《行政類事務外包需求申請表》，詳細說明需求內容、服務標準、時間要求等。2.行政部門對各部門提出的需求進行匯總和審核，結合公司實際情況，確定外包服務項目和具體要求。（二）供應商選擇與合同簽訂1.根據審核后的外包需求，行政部門按照供應商選擇流程，選擇合適的外包供應商。2.與選定的供應商進行商務談判，確定服務內容、服務標準、服務期限、費用結算方式等條款，并簽訂外包服務合同。（三）服務實施1.外包供應商按照合同約定，組織服務人員開展外包服務工作。2.行政部門負責對外包服務過程進行監(jiān)督和協調，及時解決服務過程中出現的問題。3.外包服務人員應遵守公司的規(guī)章制度，接受公司相關部門的管理和監(jiān)督。（四）服務驗收1.外包服務項目完成后，行政部門組織相關部門人員按照合同約定的服務標準進行驗收。2.驗收合格后，填寫《行政類事務外包服務驗收單》，雙方簽字確認。如驗收不合格，行政部門應要求外包供應商限期整改，直至驗收合格。（五）費用結算1.行政部門根據外包服務合同和驗收單，審核外包供應商提交的費用結算申請。2.審核通過后，按照公司財務制度辦理費用結算手續(xù)，支付外包服務費用。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.行政部門負責對外包服務全過程進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對外包供應商的服務質量、工作進度、人員管理等方面進行檢查。2.設立監(jiān)督舉報電話和郵箱，接受公司員工對外包服務問題的舉報和投訴。對舉報和投訴事項進行及時調查處理，并將處理結果反饋給舉報人。（二）考核指標1.服務質量：包括服務標準執(zhí)行情況、服務效果、客戶滿意度等。2.工作效率：按時完成服務任務的情況，是否存在延誤現象。3.成本控制：實際費用支出是否符合合同約定，是否存在超支情況。4.人員管理：外包服務人員的工作態(tài)度、紀律遵守情況等。（三）考核方式1.定期考核：每月或每季度對外包供應商進行一次全面考核，填寫《外包供應商考核表》。2.不定期考核：根據實際情況，對突發(fā)問題或重點項目進行不定期考核。3.客戶滿意度調查：通過問卷調查、現場訪談等方式，了解公司員工對外包服務的滿意度。（四）考核結果應用1.將考核結果與外包供應商的費用結算、合同續(xù)簽等掛鉤。對考核優(yōu)秀的供應商，給予一定的獎勵或優(yōu)先續(xù)簽合同；對考核不合格且整改不力的供應商，予以警告、扣減費用、終止合同等處理。2.根據考核結果，總結分析外包服務過程中存在的問題，及時調整管理措施，不斷提高外包服務質量。六、保密與安全管理（一）保密管理1.外包供應商應與公司簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.外包服務人員在服務過程中接觸到的公司機密信息，應嚴格保密，不得泄露給任何第三方。3.行政部門負責對外包供應商的保密工作進行監(jiān)督檢查，如發(fā)現外包供應商或其服務人員存在泄密行為，應依法追究其法律責任。（二）安全管理1.外包供應商應建立健全安全管理制度，加強對服務人員的安全教育和培訓，確保服務過程中的安全。2.涉及設備維護、餐飲服務等可能存在安全風險的外包業(yè)務，外包供應商應采取必要的安全防護措施，避免發(fā)生安全事故