PAGE大學(xué)發(fā)文規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為了進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校發(fā)文管理，確保學(xué)校文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，提高工作效率，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以學(xué)校名義制發(fā)的各類公文，包括但不限于決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和上級(jí)主管部門的有關(guān)規(guī)定，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件表述應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡潔，格式應(yīng)符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)和學(xué)校的統(tǒng)一要求。3.及時(shí)高效原則：注重文件的時(shí)效性，確保文件及時(shí)起草、審核、印發(fā)，提高工作效率。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件的保密管理，防止文件泄露。二、發(fā)文流程（一）起草1.主辦部門或單位應(yīng)根據(jù)工作需要，確定文件主題和內(nèi)容，指定專人負(fù)責(zé)起草文件。2.起草文件應(yīng)深入調(diào)查研究，廣泛征求意見，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、可行。3.文件起草應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交本部門或單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要對(duì)文件的內(nèi)容、格式、語言等進(jìn)行審核，確保文件質(zhì)量。2.初審?fù)ㄟ^后，文件應(yīng)提交學(xué)校辦公室進(jìn)行復(fù)審。學(xué)校辦公室復(fù)審主要對(duì)文件的合法性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，并對(duì)文件的格式、排版等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。3.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、重大決策或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的文件，學(xué)校辦公室應(yīng)組織相關(guān)部門或?qū)＜疫M(jìn)行會(huì)審。會(huì)審主要對(duì)文件的內(nèi)容進(jìn)行深入討論和論證，確保文件科學(xué)合理、切實(shí)可行。（三）簽發(fā)1.經(jīng)審核通過的文件，應(yīng)按照學(xué)校的發(fā)文審批程序進(jìn)行簽發(fā)。一般文件由分管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要文件由校長簽發(fā)；涉及全局性、政策性的重大文件，需經(jīng)學(xué)校黨委會(huì)或校長辦公會(huì)研究決定后，由黨委書記或校長簽發(fā)。2.簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確的意見，并注明簽發(fā)日期。（四）編號(hào)1.文件簽發(fā)后，學(xué)校辦公室應(yīng)按照學(xué)校的發(fā)文編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。發(fā)文編號(hào)應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，便于文件的管理和查詢。2.文件編號(hào)應(yīng)包括年份、序號(hào)等要素，如“[學(xué)校名稱簡稱]黨發(fā)〔XXXX〕XX號(hào)”或“[學(xué)校名稱簡稱]政發(fā)〔XXXX〕XX號(hào)”。（五）印發(fā)1.學(xué)校辦公室根據(jù)文件簽發(fā)人的意見，對(duì)文件進(jìn)行排版、校對(duì)，并按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印發(fā)。2.文件印發(fā)應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張和印刷設(shè)備，確保文件質(zhì)量。印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)文件的傳達(dá)范圍和工作需要合理確定，避免浪費(fèi)。3.文件印發(fā)后，學(xué)校辦公室應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門和單位，并做好文件的登記和存檔工作。三、文件格式（一）頁面設(shè)置1.公文用紙一般采用A4型紙，幅面尺寸為210mm×297mm。2.頁邊距：上白邊（天頭）為37mm，下白邊（地腳）為35mm，左白邊為28mm，右白邊為26mm。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2.主送機(jī)關(guān)：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。3.正文：一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：加蓋印章的公文：成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。不加蓋印章的公文：單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。加蓋簽發(fā)人簽名章的公文：單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對(duì)齊；每行只編排一個(gè)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。簽名章一般用紅色。6.附注：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。7.附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。（三）排版要求1.公文應(yīng)雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不超過±4mm。2.公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。四、發(fā)文管理（一）歸口管理學(xué)校發(fā)文工作由學(xué)校辦公室歸口管理。學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)制定發(fā)文管理制度，審核文件內(nèi)容和格式，統(tǒng)一編號(hào)、印發(fā)文件，并對(duì)文件的管理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）分類管理學(xué)校文件分為黨務(wù)文件、行政文件、教學(xué)文件、科研文件、學(xué)生工作文件等類別。各部門、各單位應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，將文件分類整理，便于管理和查詢。（三）保密管理1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件的保密管理。對(duì)于涉及國家秘密、學(xué)校機(jī)密的文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。密級(jí)文件的確定、變更和解密，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.密級(jí)文件應(yīng)在文件首頁左上角標(biāo)注密級(jí)和保密期限，如“絕密★XX年”“機(jī)密★XX年”“秘密★XX年”。3.密級(jí)文件的傳遞、借閱、使用、保管等環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行操作，確保文件安全。（四）存檔管理1.文件印發(fā)后，學(xué)校辦公室應(yīng)及時(shí)將文件的紙質(zhì)版和電子版進(jìn)行存檔。存檔文件應(yīng)按照分類管理的要求，進(jìn)行整理和編號(hào)，便于查詢和利用。2.紙質(zhì)版文件應(yīng)存放在專用的文件柜中，按照年度、類別、文號(hào)等順序進(jìn)行排列。電子版文件應(yīng)存儲(chǔ)在學(xué)校指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于檢索。3.文件存檔期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校的實(shí)際情況確定。重要文件應(yīng)長期保存，一般文件應(yīng)保存一定期限后進(jìn)行銷毀。文件銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和處理，確保文件信息的安全。五、發(fā)文責(zé)任（一）起草部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)文件的起草工作，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、可行。2.對(duì)文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照本制度的要求進(jìn)行起草、審核和修改。3.及時(shí)與相關(guān)部門或單位溝通協(xié)調(diào)，征求意見，確保文件的科學(xué)性和合理性。（二）審核部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)對(duì)文件的內(nèi)容、格式、語言等進(jìn)行審核，確保文件質(zhì)量。2.對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)與起草部門溝通協(xié)調(diào)，提出修改意見。3.對(duì)審核通過的文件負(fù)責(zé)，如因?qū)徍税殃P(guān)不嚴(yán)導(dǎo)致文件出現(xiàn)問題，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）簽發(fā)人責(zé)任1.認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確的意見，并注明簽發(fā)日期。2.對(duì)文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、合法性負(fù)責(zé)，如因簽發(fā)不當(dāng)導(dǎo)致文件出現(xiàn)問題，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）學(xué)校辦公室責(zé)任1.負(fù)責(zé)發(fā)文工作的歸口管理，制定發(fā)文管理制度，