PAGE物料申請(qǐng)及使用規(guī)范制度一、總則1.目的本規(guī)范制度旨在加強(qiáng)公司物料管理，確保物料申請(qǐng)及使用的合理性、規(guī)范性和高效性，保障公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的順利進(jìn)行，降低成本，提高資源利用率。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及物料申請(qǐng)、采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用及核銷(xiāo)等相關(guān)環(huán)節(jié)的部門(mén)和人員。3.基本原則計(jì)劃性原則：物料申請(qǐng)應(yīng)基于生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目需求等合理規(guī)劃，避免盲目申請(qǐng)和浪費(fèi)。準(zhǔn)確性原則：申請(qǐng)物料的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息必須準(zhǔn)確無(wú)誤，以確保采購(gòu)和使用的準(zhǔn)確性。合規(guī)性原則：物料申請(qǐng)及使用過(guò)程必須符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)定。節(jié)約性原則：在滿足生產(chǎn)和業(yè)務(wù)需求的前提下，盡量節(jié)約物料使用，降低成本。二、物料分類(lèi)及編碼1.物料分類(lèi)原材料：構(gòu)成產(chǎn)品實(shí)體的各種基本原料，如生產(chǎn)產(chǎn)品所需的鋼材、木材、塑料顆粒等。輔助材料：有助于產(chǎn)品形成，但不構(gòu)成產(chǎn)品實(shí)體的材料，如潤(rùn)滑油、包裝材料等。零部件：經(jīng)過(guò)加工制造，用于組裝產(chǎn)品的各種部件，如手機(jī)的顯示屏、主板、電池等。辦公用品：供辦公使用的各類(lèi)物品，如紙張、筆、文件夾等。設(shè)備備件：用于維修和更換設(shè)備的零部件，以確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.物料編碼為便于物料管理和識(shí)別，對(duì)每類(lèi)物料賦予唯一的編碼。編碼應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性和擴(kuò)展性原則。編碼結(jié)構(gòu)如下：編碼位數(shù)：共[X]位。編碼規(guī)則：第12位：代表物料大類(lèi)，如“01”表示原材料，“02”表示輔助材料等。第35位：細(xì)分物料小類(lèi)，根據(jù)具體物料類(lèi)別進(jìn)一步劃分。第6[X]位：順序號(hào)，按照物料的新增順序依次編號(hào)。三、物料申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)部門(mén)及職責(zé)生產(chǎn)部門(mén)：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和實(shí)際生產(chǎn)進(jìn)度，提出原材料、輔助材料、零部件等物料的申請(qǐng)。負(fù)責(zé)準(zhǔn)確預(yù)估物料用量，并及時(shí)反饋物料使用情況。研發(fā)部門(mén)：在新產(chǎn)品研發(fā)、項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)等過(guò)程中，提出所需物料的申請(qǐng)。對(duì)申請(qǐng)物料的技術(shù)要求、規(guī)格等負(fù)責(zé)明確說(shuō)明。行政部門(mén)：負(fù)責(zé)辦公用品、辦公設(shè)備等物料的申請(qǐng)。根據(jù)公司辦公需求和人員變動(dòng)情況，合理申請(qǐng)物料。設(shè)備管理部門(mén)：根據(jù)設(shè)備維護(hù)計(jì)劃和設(shè)備故障情況，提出設(shè)備備件的申請(qǐng)。對(duì)設(shè)備備件的型號(hào)、規(guī)格等進(jìn)行準(zhǔn)確判定。2.申請(qǐng)時(shí)間常規(guī)物料申請(qǐng)應(yīng)提前[X]個(gè)工作日提交，以便采購(gòu)部門(mén)有足夠時(shí)間進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于緊急訂單所需物料，申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)在訂單下達(dá)后[X]小時(shí)內(nèi)提交申請(qǐng)，并注明緊急原因。3.申請(qǐng)單填寫(xiě)要求申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)使用統(tǒng)一格式的物料申請(qǐng)單進(jìn)行申請(qǐng)。申請(qǐng)單應(yīng)包含以下內(nèi)容：申請(qǐng)部門(mén)名稱(chēng)、申請(qǐng)人姓名及聯(lián)系方式。申請(qǐng)日期。物料編碼、名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量及需求說(shuō)明。預(yù)計(jì)使用日期。申請(qǐng)用途（如生產(chǎn)訂單編號(hào)、項(xiàng)目名稱(chēng)等）。申請(qǐng)單內(nèi)容必須清晰、準(zhǔn)確、完整，不得涂改。如有涂改，需申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。四、物料審批流程1.部門(mén)主管審批申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)提交的物料申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核申請(qǐng)的必要性、合理性以及物料用量的準(zhǔn)確性等。如審核通過(guò)，在申請(qǐng)單上簽字并提交上級(jí)審批。2.相關(guān)職能部門(mén)審核（如有需要）對(duì)于涉及技術(shù)要求較高的物料申請(qǐng)，研發(fā)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行技術(shù)審核，確保申請(qǐng)物料符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于價(jià)值較高的物料申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行預(yù)算審核，評(píng)估是否在預(yù)算范圍內(nèi)。相關(guān)職能部門(mén)審核通過(guò)后，在申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)物料申請(qǐng)進(jìn)行最終審批，綜合考慮公司整體資源狀況、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)需求等因素，做出審批決定。如審批通過(guò)，簽字批準(zhǔn)申請(qǐng)；如不通過(guò)，應(yīng)注明原因并返回申請(qǐng)部門(mén)重新調(diào)整。五、物料采購(gòu)1.采購(gòu)部門(mén)職責(zé)根據(jù)審批通過(guò)的物料申請(qǐng)單，及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)工作。選擇合格的供應(yīng)商，確保采購(gòu)物料的質(zhì)量、價(jià)格和交貨期符合要求。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量不合格等。2.供應(yīng)商選擇與管理建立供應(yīng)商評(píng)估體系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨能力、售后服務(wù)等方面。選擇具有良好信譽(yù)、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證的供應(yīng)商作為長(zhǎng)期合作伙伴，并與之簽訂合作協(xié)議。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，根據(jù)評(píng)估結(jié)果將供應(yīng)商分為A、B、C三類(lèi)，不同類(lèi)別采取不同的管理策略，如A類(lèi)供應(yīng)商給予更多合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策，C類(lèi)供應(yīng)商加強(qiáng)監(jiān)督和管理。3.采購(gòu)方式集中采購(gòu)：對(duì)于通用性強(qiáng)、需求量大的物料，采用集中采購(gòu)方式，由采購(gòu)部門(mén)統(tǒng)一組織采購(gòu)，以降低采購(gòu)成本。分散采購(gòu)：對(duì)于特殊規(guī)格、個(gè)性化需求的物料，經(jīng)審批后可由申請(qǐng)部門(mén)自行采購(gòu)或委托采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)。招標(biāo)采購(gòu)：對(duì)于價(jià)值較高、采購(gòu)金額較大的物料，采用招標(biāo)采購(gòu)方式，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)等形式，選擇最優(yōu)供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格。六、物料驗(yàn)收1.驗(yàn)收部門(mén)及人員原材料、輔助材料、零部件等物料到貨后，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)負(fù)責(zé)驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)人員應(yīng)具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉物料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程。辦公用品、辦公設(shè)備等物料到貨后，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)驗(yàn)收，主要檢查物料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等是否與申請(qǐng)單一致，外觀是否完好。設(shè)備備件到貨后，由設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)驗(yàn)收，確保備件與設(shè)備匹配，質(zhì)量符合要求。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議以及相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收內(nèi)容包括物料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等方面。對(duì)于關(guān)鍵物料，應(yīng)進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)或全檢，確保物料質(zhì)量合格。3.驗(yàn)收流程物料到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前通知驗(yàn)收部門(mén)準(zhǔn)備驗(yàn)收。驗(yàn)收人員接到通知后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到達(dá)驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)照采購(gòu)合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物料，驗(yàn)收人員在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物料，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。七、物料存儲(chǔ)1.倉(cāng)庫(kù)管理職責(zé)負(fù)責(zé)物料的存儲(chǔ)保管工作，確保物料存儲(chǔ)安全、完好，防止物料損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。按照物料類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分區(qū)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和盤(pán)點(diǎn)。建立物料庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物料的出入庫(kù)情況，包括日期、物料編碼、名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、來(lái)源、去向等信息，確保賬物相符。定期對(duì)物料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤(pán)點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理賬實(shí)不符的情況。2.存儲(chǔ)環(huán)境要求根據(jù)物料的特性，提供適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，如溫度、濕度、通風(fēng)條件等。對(duì)于易受潮、易腐蝕的物料，應(yīng)采取防潮、防腐措施；對(duì)于易燃易爆物料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行特殊存儲(chǔ)。保持倉(cāng)庫(kù)整潔衛(wèi)生，通道暢通，物料擺放整齊有序。3.庫(kù)存限額管理為控制庫(kù)存水平，降低庫(kù)存成本，對(duì)各類(lèi)物料設(shè)定庫(kù)存限額。庫(kù)存限額應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、銷(xiāo)售情況、采購(gòu)周期等因素進(jìn)行合理確定，并定期進(jìn)行調(diào)整。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)密切關(guān)注庫(kù)存動(dòng)態(tài)，當(dāng)庫(kù)存接近或超出限額時(shí)，及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)或申請(qǐng)部門(mén)進(jìn)行處理。八、物料使用1.使用部門(mén)及人員職責(zé)使用部門(mén)負(fù)責(zé)物料的領(lǐng)用和使用，按照生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目需求等合理安排物料使用，確保物料使用過(guò)程的合規(guī)性和有效性。使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用物料，不得擅自更改物料用途或超量使用。如發(fā)現(xiàn)物料質(zhì)量問(wèn)題或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門(mén)負(fù)責(zé)人和相關(guān)管理部門(mén)。2.領(lǐng)用流程使用人員填寫(xiě)物料領(lǐng)用單，注明物料編碼、名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用日期、用途等信息。領(lǐng)用單經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)領(lǐng)用單發(fā)放物料，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄物料出庫(kù)情況。3.物料使用監(jiān)督生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中物料使用的監(jiān)督，定期統(tǒng)計(jì)物料消耗情況，分析物料使用是否合理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正浪費(fèi)現(xiàn)象。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)物料成本進(jìn)行核算和分析，監(jiān)控物料使用成本的變動(dòng)情況，為成本控制提供依據(jù)。九、物料核銷(xiāo)1.核銷(xiāo)流程項(xiàng)目結(jié)束或生產(chǎn)訂單完成后，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)剩余物料進(jìn)行清理和盤(pán)點(diǎn)，并填寫(xiě)物料核銷(xiāo)單。核銷(xiāo)單應(yīng)包含項(xiàng)目名稱(chēng)或生產(chǎn)訂單編號(hào)、物料編碼、名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、領(lǐng)用數(shù)量、實(shí)際使用數(shù)量、剩余數(shù)量等信息。倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)剩余物料進(jìn)行核實(shí)，并在核銷(xiāo)單上簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)核銷(xiāo)單對(duì)物料成本進(jìn)行核算，確保物料成本準(zhǔn)確計(jì)入相應(yīng)項(xiàng)目或產(chǎn)品成本。2.剩余物料處理對(duì)于可繼續(xù)使用的剩余物料，應(yīng)辦理退庫(kù)手續(xù)，由倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)一保管，以備后續(xù)使用。對(duì)于不再使用或已損壞的剩余物料，經(jīng)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢處理應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)報(bào)廢管理規(guī)定執(zhí)行，確保資產(chǎn)處置合規(guī)。十、盤(pán)點(diǎn)與對(duì)賬1.盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)制定年度盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員安排等。盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)和公司管理層審核批準(zhǔn)。盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)涵蓋所有物料存儲(chǔ)地點(diǎn)和各類(lèi)物料，確保全面盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)實(shí)施按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃組織盤(pán)點(diǎn)人員進(jìn)行實(shí)地盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，確保賬物相符。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符情況，應(yīng)詳細(xì)記錄并及時(shí)查明原因。對(duì)于盤(pán)盈或盤(pán)虧的物料，應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)差異報(bào)告并說(shuō)明原因。3.對(duì)賬工作倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期與采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行對(duì)賬，核對(duì)物料采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存等數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提供采購(gòu)訂單執(zhí)行情況、供應(yīng)商發(fā)貨及發(fā)票等信息，與倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)進(jìn)行核對(duì)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)提供的庫(kù)存數(shù)據(jù)和采購(gòu)部門(mén)的采購(gòu)數(shù)據(jù)，進(jìn)行成本核算和賬務(wù)處理，并與倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)核對(duì)賬目。十一、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經(jīng)審批擅自申請(qǐng)物料。申請(qǐng)物料時(shí)虛報(bào)數(shù)量、規(guī)格等信息。擅自更改物料用途或超量使用物料。未按規(guī)定進(jìn)行物料驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用、核銷(xiāo)等操作。因管理不善導(dǎo)致物料丟失、損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。2.處理措施對(duì)于違規(guī)行為較輕的，給予警告處分，