PAGE紀實管理規(guī)范算不算制度紀實管理規(guī)范—制度屬性解析一、總則（一）目的本紀實管理規(guī)范旨在明確公司/組織在各類管理活動中對紀實工作的要求與標準，確保紀實信息的真實性、完整性、準確性和及時性，為公司/組織的決策、運營、監(jiān)督等提供可靠依據(jù)，促進各項工作的規(guī)范化、科學化管理。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司/組織內(nèi)各部門、各層級以及涉及公司/組織業(yè)務(wù)活動的相關(guān)方，包括但不限于員工、合作伙伴、供應商等在履行工作職責、參與業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生或涉及的紀實管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：紀實管理工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度，確保紀實活動在合法合規(guī)的框架內(nèi)進行。2.真實準確原則：紀實信息應如實反映實際工作情況，數(shù)據(jù)、事實、描述等必須準確無誤，不得虛構(gòu)、篡改或隱瞞重要信息。3.全面完整原則：涵蓋公司/組織運營管理的各個方面，包括但不限于業(yè)務(wù)流程、項目進展、決策過程、人員績效等，確保紀實內(nèi)容全面無遺漏。4.及時有效原則：在規(guī)定的時間內(nèi)完成紀實工作，并保證紀實信息能夠及時傳遞、處理和應用，為相關(guān)工作提供有效支持。5.保密性原則：對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的紀實內(nèi)容，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、紀實內(nèi)容與標準（一）業(yè)務(wù)流程紀實1.流程啟動：記錄業(yè)務(wù)流程啟動的背景、原因、發(fā)起部門及人員、相關(guān)審批文件等信息。2.流程執(zhí)行：詳細描述流程執(zhí)行過程中的各個環(huán)節(jié)、操作步驟、參與人員、時間節(jié)點、執(zhí)行結(jié)果等，對于關(guān)鍵決策點和異常情況應重點記錄。3.流程監(jiān)控：記錄對業(yè)務(wù)流程進行監(jiān)控的方式、頻率、發(fā)現(xiàn)的問題及處理措施等。4.流程結(jié)束：記錄業(yè)務(wù)流程結(jié)束的標志、結(jié)果評估、經(jīng)驗總結(jié)等內(nèi)容。（二）項目管理紀實1.項目立項：包括項目背景、目標、范圍、預算、計劃進度、項目團隊組建等信息。2.項目實施：記錄項目實施過程中的任務(wù)分解、進度跟蹤、資源分配與使用、質(zhì)量控制、風險管理等情況，及時更新項目進展報告。3.項目溝通：詳細記錄項目團隊內(nèi)部溝通、與客戶及相關(guān)方溝通的方式、頻率、重要溝通事項及結(jié)果等。4.項目變更：記錄項目變更的原因、內(nèi)容、審批過程、對項目進度、成本、質(zhì)量等方面的影響及應對措施。5.項目驗收：記錄項目驗收的標準、流程、驗收結(jié)果、遺留問題及整改計劃等。（三）決策過程紀實1.決策事項提出：記錄決策事項的來源、背景、涉及的問題及影響因素等。2.決策方案制定：詳細記錄參與決策方案制定的人員、過程、不同方案的比較分析、優(yōu)缺點評估等。3.決策討論與審議：記錄決策討論會議的時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、各方意見及理由、最終決策結(jié)果等。4.決策執(zhí)行與跟蹤：記錄決策執(zhí)行的責任部門、人員、執(zhí)行計劃、跟蹤方式及結(jié)果反饋等情況。（四）人員績效紀實1.績效目標設(shè)定：記錄員工績效目標的制定過程、目標內(nèi)容、權(quán)重分配、考核周期等信息。2.績效執(zhí)行與監(jiān)控：定期記錄員工在績效周期內(nèi)的工作任務(wù)完成情況、工作表現(xiàn)、工作成果等，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行溝通反饋。3.績效評估：按照既定的績效評估標準和流程，記錄績效評估的過程、結(jié)果，包括各項考核指標的得分、綜合評價等級等。4.績效反饋與面談：記錄績效反饋面談的時間、地點、參與人員、面談內(nèi)容、員工意見及改進計劃等。（五）紀實標準要求1.記錄格式：統(tǒng)一規(guī)定紀實信息的記錄格式，包括文檔格式（如Word、Excel、PDF等）、圖表格式、數(shù)據(jù)填寫規(guī)范等，確保記錄的規(guī)范性和一致性。2.語言表達：紀實內(nèi)容應使用簡潔明了、準確規(guī)范的語言，避免模糊、歧義或生僻的詞匯和表述。3.數(shù)據(jù)準確性：對于涉及的數(shù)據(jù)，應確保來源可靠、計算準確，數(shù)據(jù)之間邏輯關(guān)系清晰。4.證據(jù)支持：重要紀實信息應附有相關(guān)的證據(jù)材料，如文件、報告、會議紀要、照片、視頻等，以增強紀實內(nèi)容的可信度。三、紀實管理職責分工（一）部門職責1.業(yè)務(wù)部門負責本部門業(yè)務(wù)流程、項目實施、人員績效等方面的紀實工作，按照規(guī)定的時間和標準及時記錄相關(guān)信息。確保紀實信息的真實性和完整性，積極配合其他部門的紀實工作需求，提供必要的協(xié)助和支持。對本部門紀實工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，不斷提高紀實工作質(zhì)量。2.行政部門負責制定和完善公司/組織紀實管理規(guī)范及相關(guān)制度，指導和監(jiān)督各部門的紀實工作。負責紀實信息的收集、整理、歸檔和保管，建立健全紀實信息數(shù)據(jù)庫，確保信息的安全存儲和有效利用。定期對公司/組織的紀實工作進行總結(jié)和分析，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。3.審計部門負責對公司/組織紀實工作的合規(guī)性進行審計監(jiān)督，檢查紀實信息是否符合法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司/組織內(nèi)部規(guī)定。對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀行為進行調(diào)查處理，提出改進建議和措施，促進紀實工作的規(guī)范開展。參與重大項目、重要決策等紀實工作的審核，確保紀實信息真實可靠，為公司/組織風險防控提供支持。（二）人員職責1.紀實記錄人員按照紀實管理規(guī)范的要求，認真負責地記錄相關(guān)工作信息，確保記錄內(nèi)容準確、完整、及時。嚴格遵守保密規(guī)定，妥善保管紀實記錄資料，不得擅自泄露或丟失。積極配合其他人員對紀實信息的查詢、核對等工作，提供必要的解釋和說明。2.紀實審核人員對紀實記錄人員提交的紀實信息進行審核，檢查記錄內(nèi)容是否符合標準要求，數(shù)據(jù)是否準確，證據(jù)是否充分等。對審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給紀實記錄人員，并督促其進行整改，確保紀實信息質(zhì)量。簽署審核意見，對審核后的紀實信息負責。3.紀實批準人員根據(jù)公司/組織的管理權(quán)限和規(guī)定，對重要的紀實信息進行批準，確保紀實工作符合公司/組織整體利益和管理要求。對紀實信息的真實性、準確性、完整性承擔最終責任，批準后的紀實信息作為公司/組織正式檔案資料保存。四、紀實流程與方法（一）紀實流程1.計劃制定：各部門根據(jù)公司/組織的工作安排和自身業(yè)務(wù)特點，制定本部門的紀實工作計劃，明確紀實內(nèi)容、記錄時間、責任人等。2.信息收集：紀實記錄人員按照計劃要求，通過日常工作記錄、文件整理、會議紀要、實地觀察訪談等方式收集相關(guān)紀實信息。3.記錄整理：對收集到的信息進行分類整理，按照規(guī)定的格式和標準進行記錄，確保記錄內(nèi)容清晰、有條理。4.審核把關(guān)：紀實審核人員對整理后的紀實信息進行審核，提出審核意見，不符合要求的及時返回記錄人員進行修改完善。5.批準存檔：紀實批準人員對審核通過的紀實信息進行批準，批準后的信息由行政部門按照檔案管理規(guī)定進行存檔保存。（二）紀實方法1.日常記錄：要求員工在日常工作中養(yǎng)成及時記錄的習慣，如工作日志、任務(wù)完成記錄等，詳細記錄工作過程和結(jié)果。2.定期報告：各部門定期（如每周、每月、每季度等）向上級部門提交工作紀實報告，總結(jié)階段工作進展、成果、問題及下一步計劃。3.專項記錄：針對重要項目、關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程、突發(fā)事件等進行專項紀實記錄，集中力量詳細記錄相關(guān)情況。4.信息化手段：利用公司/組織內(nèi)部的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)紀實信息的在線記錄、存儲、查詢和共享，提高紀實工作效率和便捷性。五、紀實信息的存儲與使用（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：對于一些重要的原始文件、簽字審批單等，以紙質(zhì)形式進行存檔，按照檔案管理的要求進行分類、編號、裝訂和保管。2.電子檔案：將各類紀實信息以電子文檔的形式存儲在公司/組織的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立電子檔案庫，按照信息類別、時間等進行分類存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.數(shù)據(jù)倉庫：對于結(jié)構(gòu)化的紀實數(shù)據(jù)，如人員績效數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)等，可以建立數(shù)據(jù)倉庫進行集中存儲和管理，方便數(shù)據(jù)的查詢、分析和挖掘。（二）存儲期限1.短期存儲：對于一些時效性較強、僅在短期內(nèi)具有參考價值的紀實信息，存儲期限為[X]年，到期后根據(jù)公司/組織規(guī)定進行清理。2.長期存儲：對于涉及公司/組織重要業(yè)務(wù)決策、歷史資料、法律法規(guī)要求存檔的紀實信息，進行長期存儲，存儲期限根據(jù)實際情況確定，一般不少于[X]年。（三）使用權(quán)限1.內(nèi)部使用：公司/組織內(nèi)部員工根據(jù)工作需要，經(jīng)相關(guān)審批后可以查詢、使用紀實信息，但必須遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、篡改或用于非工作目的。2.外部提供：對于因業(yè)務(wù)合作、審計檢查、法律糾紛等需要向外部提供紀實信息的情況，必須按照公司/組織的對外信息披露制度進行審批，確保信息提供的合法性、準確性和安全性。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：行政部門定期對各部門的紀實工作進行檢查，查看紀實記錄是否完整、準確，流程是否規(guī)范執(zhí)行等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.審計監(jiān)督：審計部門不定期對公司/組織的紀實工作進行審計，重點檢查紀實信息的真實性、合規(guī)性以及管理流程的有效性，對違規(guī)行為進行嚴肅處理。3.自我監(jiān)督：各部門自身要建立紀實工作的自我監(jiān)督機制，定期對本部門紀實工作進行自查自評，不斷改進工作方法和提高工作質(zhì)量。（二）考核辦法1.考核指標：制定紀實工作考核指標體系，包括紀實信息的完整性、準確性、及時性、規(guī)范性，紀實工作流程執(zhí)行情況，紀實信息的利用率等。2.考核周期：按照公司/組織的績效考核周期，對各部門和相關(guān)人員的紀實工作進行考核評價。3.結(jié)果應用：將紀實工作考核結(jié)果與部門和個人的績效獎金、晉升、評優(yōu)等