PAGE公文承辦管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司公文承辦工作，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保公司各項工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在公文承辦過程中的相關(guān)活動，包括但不限于上級機關(guān)來文、平行單位來文、公司內(nèi)部發(fā)文等各類公文的接收、辦理、反饋等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.及時高效原則公文承辦應(yīng)遵循及時、高效的原則，確保公文在規(guī)定時間內(nèi)得到妥善處理，避免延誤影響工作進展。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則承辦人員應(yīng)準(zhǔn)確理解公文內(nèi)容，嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、程序和要求進行辦理，確保公文處理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.安全保密原則對于涉及公司機密的公文，承辦人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。二、公文接收與登記（一）接收渠道1.公司設(shè)立專門的公文收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)接收來自上級機關(guān)、平行單位以及其他外部機構(gòu)的公文。接收渠道包括但不限于郵政快遞、機要交換、電子公文傳輸系統(tǒng)等。2.對于公司內(nèi)部各部門自行擬制的公文，應(yīng)按照規(guī)定的流程提交至公文收發(fā)崗位，統(tǒng)一進行登記和流轉(zhuǎn)。（二）登記要求1.公文收發(fā)人員在收到公文后，應(yīng)立即進行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括公文的標(biāo)題、文號、密級、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文日期、份數(shù)、附件、接收日期等信息。2.對于電子公文，應(yīng)記錄其文件名、文件格式、發(fā)文時間、發(fā)送方等相關(guān)信息，并確保電子公文的完整性和可讀性。3.登記信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，如有疑問或不明確之處，應(yīng)及時與發(fā)文機關(guān)或相關(guān)部門溝通核實。（三）公文分發(fā)1.公文收發(fā)人員根據(jù)公文的內(nèi)容、性質(zhì)和承辦部門，及時將公文分發(fā)給相關(guān)責(zé)任人。分發(fā)時應(yīng)填寫公文分發(fā)登記表，注明分發(fā)時間、接收部門、接收人等信息。2.對于緊急公文，應(yīng)優(yōu)先處理，確保在最短時間內(nèi)送達承辦部門或責(zé)任人手中。三、承辦流程（一）承辦人確定1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)公文承辦工作，承辦人應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和工作能力，熟悉公文處理流程和相關(guān)規(guī)定。2.對于涉及多個部門的公文，由公文收發(fā)人員根據(jù)公文內(nèi)容和工作實際，指定主辦部門和協(xié)辦部門，并確定主辦人和協(xié)辦人。（二）承辦要求1.承辦人收到公文后，應(yīng)認(rèn)真閱讀公文內(nèi)容，領(lǐng)會發(fā)文意圖，明確承辦任務(wù)和要求。對于需要辦理的事項，應(yīng)及時制定工作計劃，明確辦理步驟和時間節(jié)點。2.承辦人在辦理公文過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進行操作，確保辦理結(jié)果符合法律法規(guī)和公司政策要求。如有需要，應(yīng)及時與發(fā)文機關(guān)或相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，獲取必要的支持和指導(dǎo)。3.對于涉及重要事項、重大決策或需要多個部門協(xié)同辦理的公文，承辦人應(yīng)組織相關(guān)部門進行會商，共同研究解決方案，并形成會議紀(jì)要或協(xié)商意見。（三）辦理期限1.承辦人應(yīng)根據(jù)公文的緊急程度和重要性，合理安排辦理時間，確保在規(guī)定期限內(nèi)完成承辦任務(wù)。一般情況下，緊急公文應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)辦結(jié)，重要公文應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)辦結(jié)，普通公文應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)辦結(jié)。2.如因特殊原因無法按時辦結(jié)的，承辦人應(yīng)提前向發(fā)文機關(guān)或相關(guān)部門說明情況，并申請延長辦理期限。延長辦理期限的申請應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報公司辦公室備案。（四）辦理結(jié)果反饋1.承辦人完成公文承辦任務(wù)后，應(yīng)及時將辦理結(jié)果反饋給發(fā)文機關(guān)或相關(guān)部門。反饋方式包括書面報告、口頭匯報、電子文檔回復(fù)等，具體方式應(yīng)根據(jù)公文要求和實際情況確定。2.辦理結(jié)果反饋應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確清晰，包括辦理情況、處理結(jié)果、存在問題及建議等。對于需要發(fā)文回復(fù)的公文，承辦人應(yīng)按照規(guī)定的格式和程序擬制回復(fù)公文，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)后發(fā)送。四、公文催辦與督辦（一）催辦職責(zé)1.公司辦公室負(fù)責(zé)對各部門的公文承辦情況進行定期催辦，及時掌握公文辦理進度，確保公文按時辦結(jié)。2.對于緊急公文或重要公文，公司辦公室應(yīng)重點跟蹤催辦，確保辦理工作的順利進行。（二）催辦方式1.催辦人員可通過電話、郵件、書面通知等方式對承辦部門或承辦人進行催辦。催辦時應(yīng)明確催辦事項、要求和期限，并記錄催辦情況。2.對于多次催辦仍未按時辦結(jié)的公文，催辦人員應(yīng)及時向承辦部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取進一步的督辦措施。（三）督辦措施1.對于涉及重要事項或影響較大的公文辦理工作，公司領(lǐng)導(dǎo)可進行專項督辦，聽取承辦部門的工作匯報，協(xié)調(diào)解決辦理過程中遇到的問題。2.公司辦公室可會同相關(guān)部門組成聯(lián)合督辦小組，對重點公文的辦理情況進行實地檢查和督促，確保辦理工作取得實效。3.對于因承辦部門或承辦人主觀原因?qū)е鹿难诱`辦理的，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進行嚴(yán)肅批評或問責(zé)。五、公文歸檔與保管（一）歸檔范圍1.公司內(nèi)部各部門在公文承辦過程中形成的具有保存價值的公文，包括上級機關(guān)來文、平行單位來文、公司內(nèi)部發(fā)文、會議紀(jì)要、請示報告、批復(fù)等各類文件資料，均應(yīng)按照規(guī)定進行歸檔。2.對于電子公文，應(yīng)與紙質(zhì)公文同步歸檔，確保電子檔案的完整性和可讀性。（二）歸檔要求1.承辦人在完成公文承辦任務(wù)后，應(yīng)及時將辦理過程中形成的相關(guān)文件資料進行整理和分類，按照公司檔案管理規(guī)定的要求進行歸檔。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整、字跡清晰、格式規(guī)范，附件應(yīng)與正文一并歸檔。對于破損或褪色的文件，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制后再行歸檔。3.歸檔文件應(yīng)按照年度、機構(gòu)、問題等分類方法進行整理，并編制歸檔目錄，便于查找和利用。（三）保管期限1.公司公文檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限根據(jù)公文的性質(zhì)、重要程度和歷史價值等因素確定。2.對于涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大決策、重要歷史事件等具有重要保存價值的公文，應(yīng)永久保管；對于一般性業(yè)務(wù)文件、階段性工作文件等，可根據(jù)實際情況確定長期或短期保管期限。（四）檔案查閱與利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司檔案室辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.因特殊原因需要復(fù)印或借閱檔案的，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定的程序進行審批，并辦理相應(yīng)的復(fù)印或借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.公司檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱和利用制度，做好檔案查閱登記和借閱記錄，確保檔案的安全和完整。六、公文保密管理（一）保密措施1.對于涉及公司機密的公文，承辦人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限、專人保管等，防止信息泄露。2.在公文承辦過程中，承辦人員應(yīng)盡量減少知悉范圍，對于無關(guān)人員不得隨意透露公文內(nèi)容。如需與外部單位或人員溝通涉及機密公文的事項，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。3.對于廢棄的涉密公文，承辦人員應(yīng)按照公司保密規(guī)定進行銷毀處理，嚴(yán)禁隨意丟棄或出售。（二）保密責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門公文保密工作的第一責(zé)任人，應(yīng)加強對本部門人員的保密教育和管理，確保公文保密制度的有效執(zhí)行。2.承辦人員對所承辦公文