PAGE中藥采購制度規(guī)范手冊一、總則（一）目的為加強公司中藥采購管理，規(guī)范采購行為，確保中藥質(zhì)量，保障公司運營及相關(guān)業(yè)務(wù)活動的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度規(guī)范手冊。（二）適用范圍本手冊適用于公司所有涉及中藥采購的部門、崗位及相關(guān)業(yè)務(wù)活動。（三）基本原則1.合法性原則：中藥采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保采購渠道合法、采購行為合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：將中藥質(zhì)量放在首位，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購的中藥符合國家及行業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。4.誠信原則：采購過程中要誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，維護公司的商業(yè)信譽。二、采購計劃與預(yù)算管理（一）采購計劃制定1.需求預(yù)測各使用部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、歷史使用數(shù)據(jù)、市場需求變化等因素，定期對中藥需求進行預(yù)測。預(yù)測周期可根據(jù)實際情況設(shè)定為月度、季度或年度。2.計劃編制使用部門根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，結(jié)合庫存狀況，編制中藥采購計劃。采購計劃應(yīng)明確中藥的品種、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等詳細信息。對于用量較大或有特殊需求的中藥品種，應(yīng)單獨列出清單并說明需求原因。3.審核與審批采購計劃編制完成后，依次提交至部門負責(zé)人、財務(wù)部門、采購部門進行審核。部門負責(zé)人主要審核計劃的合理性與必要性；財務(wù)部門審核計劃的資金預(yù)算；采購部門審核計劃的可行性及與市場供應(yīng)情況的匹配度。經(jīng)各部門審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計劃作為采購執(zhí)行的依據(jù)。（二）采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制財務(wù)部門根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃及采購計劃，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場價格走勢，編制中藥采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)涵蓋各類中藥的采購費用、運輸費用、倉儲費用等相關(guān)支出。2.預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控采購部門嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得超預(yù)算采購。財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控，分析預(yù)算執(zhí)行偏差原因，及時采取措施進行調(diào)整。如因市場價格波動、業(yè)務(wù)需求變更等原因?qū)е骂A(yù)算不足，需按規(guī)定程序申請追加預(yù)算。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇與評估1.供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道收集中藥供應(yīng)商信息，包括行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商主動聯(lián)系等。建立供應(yīng)商信息庫，對收集到的供應(yīng)商信息進行整理、分類和初步篩選。篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格水平等方面。2.實地考察對于初步篩選合格的供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)人員進行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)場地、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、倉儲物流條件等。實地考察結(jié)束后，形成考察報告，作為評估供應(yīng)商的重要依據(jù)。3.供應(yīng)商評估采購部門會同質(zhì)量控制部門、使用部門等相關(guān)部門，根據(jù)供應(yīng)商的實地考察情況、樣品檢驗結(jié)果、合作歷史等因素，對供應(yīng)商進行綜合評估。評估指標(biāo)可包括質(zhì)量保證能力、價格競爭力、交貨及時性、售后服務(wù)水平等。根據(jù)評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、待改進供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商四類。（二）供應(yīng)商準(zhǔn)入與退出1.供應(yīng)商準(zhǔn)入對于評估合格的供應(yīng)商，由采購部門提出準(zhǔn)入申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，納入公司合格供應(yīng)商名錄。采購部門與準(zhǔn)入供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交貨方式等內(nèi)容。2.供應(yīng)商退出對于出現(xiàn)以下情況的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其終止合作，將其從合格供應(yīng)商名錄中刪除：提供的中藥質(zhì)量不符合國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)多次整改仍不合格的；嚴(yán)重違反采購合同約定，如交貨延遲、價格欺詐等，給公司造成較大損失的；經(jīng)營狀況惡化，無法保證持續(xù)穩(wěn)定供應(yīng)的；存在其他嚴(yán)重違法違規(guī)行為的。（三）供應(yīng)商日常管理1.定期評估與考核采購部門定期（每半年或一年）對供應(yīng)商進行評估與考核，評估內(nèi)容包括質(zhì)量狀況、交貨情況、價格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行動態(tài)管理，調(diào)整其在合格供應(yīng)商名錄中的類別。2.溝通與協(xié)作采購部門與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量變化等信息。對于供應(yīng)商提出的問題和需求，積極協(xié)調(diào)解決，建立良好的合作關(guān)系。同時，定期組織供應(yīng)商座談會，共同探討合作中存在的問題及改進措施，促進雙方合作的持續(xù)優(yōu)化。四、采購流程管理（一）采購申請使用部門根據(jù)已審批的采購計劃，填寫中藥采購申請表。采購申請表應(yīng)詳細注明中藥的品種、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計到貨時間等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。（二）采購審批采購申請表提交至采購部門后，采購專員對申請內(nèi)容進行審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、與采購計劃的一致性、庫存情況等。審核通過后，依次提交采購部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批通過后的采購申請表作為采購訂單下達的依據(jù)。（三）采購訂單下達采購部門根據(jù)審批通過的采購申請表，選擇合適的供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確中藥的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等詳細信息。采購訂單下達后，及時與供應(yīng)商確認訂單內(nèi)容，確保雙方對訂單條款理解一致。（四）采購合同簽訂對于金額較大或采購周期較長的中藥采購項目，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)按照《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)的要求制定，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交貨方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同簽訂前，需經(jīng)公司法律顧問審核，確保合同合法合規(guī)。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.供應(yīng)商備貨與發(fā)貨供應(yīng)商收到采購訂單后，按照訂單要求組織備貨，并及時發(fā)貨。采購部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的備貨進度和發(fā)貨情況，確保貨物按時發(fā)出。2.運輸與到貨跟蹤采購部門負責(zé)協(xié)調(diào)運輸事宜，選擇合適的運輸方式和物流公司，確保中藥安全、及時運輸?shù)焦尽Ｍ瑫r，跟蹤貨物的運輸狀態(tài)，及時掌握到貨時間。貨物到達公司后，采購部門通知質(zhì)量控制部門、倉庫管理部門等相關(guān)人員進行驗收。（六）驗收與入庫1.驗收標(biāo)準(zhǔn)與流程質(zhì)量控制部門依據(jù)國家及行業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、采購合同約定的質(zhì)量條款等，制定中藥驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程。驗收人員按照驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程對到貨中藥進行逐批驗收，驗收內(nèi)容包括外觀、性狀、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量檢驗報告等。驗收合格的中藥出具驗收報告，驗收不合格的中藥及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。2.入庫管理倉庫管理部門根據(jù)驗收報告辦理中藥入庫手續(xù)，將驗收合格的中藥按照規(guī)定的存儲條件分類存放，并建立庫存臺賬。庫存臺賬應(yīng)詳細記錄中藥的品種、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、保質(zhì)期等信息，確保庫存信息準(zhǔn)確、完整。（七）付款管理1.付款申請采購部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和到貨驗收情況，填寫付款申請表。付款申請表應(yīng)注明采購訂單編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款事由等信息，并附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.付款審批付款申請表提交至財務(wù)部門后，財務(wù)人員對申請內(nèi)容及相關(guān)憑證進行審核。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實性與合法性、驗收情況等。審核通過后，依次提交財務(wù)部門負責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批通過后，財務(wù)部門按照規(guī)定的付款方式和時間進行付款。五、質(zhì)量控制與風(fēng)險管理（一）質(zhì)量控制1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定質(zhì)量控制部門會同采購部門、使用部門等相關(guān)部門，依據(jù)國家及行業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際需求，制定中藥質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。中藥質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括中藥的來源、采收季節(jié)、炮制方法、性狀鑒別、檢查項目、含量測定等詳細內(nèi)容。2.檢驗檢測質(zhì)量控制部門按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購的中藥進行檢驗檢測，確保所采購的中藥符合質(zhì)量要求。檢驗檢測方法可包括外觀檢查、性狀鑒別、理化檢驗、微生物限度檢查等。對于新采購的中藥品種或質(zhì)量不穩(wěn)定的中藥品種，應(yīng)增加檢驗檢測頻次和項目。3.不合格品處理對于檢驗檢測不合格的中藥，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時出具不合格報告，并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。處理方式可包括退貨、換貨、補貨、降價等。采購部門負責(zé)跟蹤不合格品的處理情況，確保問題得到妥善解決。同時，對不合格品產(chǎn)生的原因進行分析，采取相應(yīng)的改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。（二）風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門會同相關(guān)部門定期對中藥采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別與評估，風(fēng)險類型可包括質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)風(fēng)險、價格風(fēng)險、法律風(fēng)險等。通過對風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度等因素進行分析，確定風(fēng)險等級。2.風(fēng)險應(yīng)對措施針對識別評估出的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于質(zhì)量風(fēng)險，加強質(zhì)量控制，嚴(yán)格檢驗檢測；對于供應(yīng)風(fēng)險，建立多供應(yīng)商體系，加強與供應(yīng)商的溝通與協(xié)作；對于價格風(fēng)險，關(guān)注市場價格動態(tài)，合理簽訂采購合同；對于法律風(fēng)險，加強法律法規(guī)學(xué)習(xí)，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法合規(guī)。同時，定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行效果進行評估，及時調(diào)整優(yōu)化應(yīng)對策略。六、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門自查采購部門定期對本部門的采購業(yè)務(wù)進行自查，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、供應(yīng)商管理情況等。對自查發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并形成自查報告。2.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對中藥采購業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督，審計內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購成本的合理性、質(zhì)量控制情況等。審計部門通過查閱文件資料、實地走訪、數(shù)據(jù)分析等方式進行審計，對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督積極接受政府監(jiān)管部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構(gòu)的