PAGE公司內(nèi)部寄件制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司內(nèi)部寄件流程，確保文件、物品等能夠安全、及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人，提高工作效率，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)之間以及員工個(gè)人之間的寄件行為。（三）基本原則1.安全原則：確保寄件物品在運(yùn)輸過(guò)程中的安全，防止丟失、損壞或泄露。2.及時(shí)原則：盡量縮短寄件時(shí)間，保證收件人能夠及時(shí)收到所需物品。3.準(zhǔn)確原則：寄件信息填寫準(zhǔn)確無(wú)誤，包括收件人姓名、部門、地址等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致寄件延誤或無(wú)法送達(dá)。二、寄件流程（一）寄件申請(qǐng)1.寄件人填寫寄件申請(qǐng)表：寄件人應(yīng)詳細(xì)填寫寄件申請(qǐng)表，包括寄件日期、寄件人姓名、部門、聯(lián)系電話、收件人姓名、部門、地址、聯(lián)系電話、寄件內(nèi)容（如文件名稱、物品清單等）、寄件方式（快遞、內(nèi)部轉(zhuǎn)送等）等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批：寄件申請(qǐng)表填寫完畢后，需提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)寄件內(nèi)容和必要性進(jìn)行審核，如同意寄件，則在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（二）物品準(zhǔn)備1.整理寄件物品：寄件人按照申請(qǐng)表上填寫的寄件內(nèi)容，對(duì)物品進(jìn)行整理、包裝。對(duì)于文件類寄件，應(yīng)確保文件齊全、無(wú)破損，并按照順序整理好；對(duì)于物品類寄件，應(yīng)根據(jù)物品性質(zhì)進(jìn)行妥善包裝，防止在運(yùn)輸過(guò)程中受損。2.粘貼寄件標(biāo)識(shí)：在寄件物品上粘貼清晰的寄件標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)包括寄件人姓名、部門、收件人姓名、部門、寄件日期等信息，以便于識(shí)別和跟蹤。（三）交寄1.選擇寄件方式：根據(jù)寄件的緊急程度、收件地址等因素，選擇合適的寄件方式。一般情況下，同城寄件可優(yōu)先選擇內(nèi)部轉(zhuǎn)送或同城快遞；異地寄件則需選擇合適的快遞公司進(jìn)行寄遞。2.填寫快遞運(yùn)單：如選擇快遞寄件，寄件人應(yīng)按照快遞公司要求填寫快遞運(yùn)單，確保運(yùn)單信息與寄件申請(qǐng)表一致。運(yùn)單上應(yīng)準(zhǔn)確填寫收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、寄件人姓名、地址、聯(lián)系電話、寄件物品名稱、數(shù)量、重量等信息。3.交寄物品：將整理好并粘貼標(biāo)識(shí)的寄件物品連同填寫好的快遞運(yùn)單一起交至公司指定的寄件點(diǎn)（如前臺(tái)、行政部門等）。寄件點(diǎn)工作人員應(yīng)核對(duì)寄件物品和運(yùn)單信息，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行登記，并安排寄遞。（四）跟蹤查詢1.寄件人跟蹤：寄件人可通過(guò)快遞公司提供的查詢方式（如快遞單號(hào)查詢網(wǎng)站、客服電話等），實(shí)時(shí)跟蹤寄件物品的運(yùn)輸狀態(tài)，了解寄件是否已成功送達(dá)收件人。2.異常情況處理：如在跟蹤過(guò)程中發(fā)現(xiàn)寄件物品出現(xiàn)異常情況（如延誤、丟失、損壞等），寄件人應(yīng)及時(shí)與快遞公司聯(lián)系，了解具體原因，并按照快遞公司要求進(jìn)行處理。同時(shí)，寄件人應(yīng)將異常情況告知部門負(fù)責(zé)人，并協(xié)助采取相應(yīng)的解決措施。（五）收件確認(rèn)1.收件人簽收：收件人收到寄件物品后，應(yīng)在快遞運(yùn)單或內(nèi)部轉(zhuǎn)送簽收單上簽字確認(rèn)。簽字確認(rèn)應(yīng)包括收件日期、收件人姓名等信息，以證明收件人已收到寄件物品。2.反饋寄件結(jié)果：收件人簽收后，應(yīng)及時(shí)將簽收情況反饋給寄件人。寄件人可通過(guò)電話、郵件等方式與收件人確認(rèn)寄件是否已成功送達(dá)，并了解收件人對(duì)寄件物品的意見和建議。三、寄件方式（一）內(nèi)部轉(zhuǎn)送1.適用范圍：適用于同城范圍內(nèi)各部門、分支機(jī)構(gòu)之間的文件、物品寄遞。2.轉(zhuǎn)送流程：寄件人將寄件物品整理好并粘貼標(biāo)識(shí)后，交至本部門的轉(zhuǎn)送負(fù)責(zé)人。轉(zhuǎn)送負(fù)責(zé)人根據(jù)收件部門的地址和工作安排，安排專人進(jìn)行轉(zhuǎn)送。轉(zhuǎn)送過(guò)程中，轉(zhuǎn)送人員應(yīng)確保寄件物品的安全和及時(shí)送達(dá)，收件部門收到寄件物品后，應(yīng)在轉(zhuǎn)送簽收單上簽字確認(rèn)。（二）快遞寄件1.快遞公司選擇：公司應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量高、價(jià)格合理的快遞公司作為合作伙伴。在選擇快遞公司時(shí)，應(yīng)綜合考慮快遞公司的資質(zhì)、口碑、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)、價(jià)格等因素，并與快遞公司簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.快遞費(fèi)用結(jié)算：快遞費(fèi)用由寄件人所在部門承擔(dān)。寄件人在填寫寄件申請(qǐng)表時(shí)，應(yīng)注明快遞費(fèi)用的支付方式（如現(xiàn)金支付、部門費(fèi)用報(bào)銷等）。快遞公司每月定期與公司進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)寄件記錄和費(fèi)用明細(xì)進(jìn)行核對(duì)和支付。四、寄件安全管理（一）保密文件寄件1.保密文件界定：公司內(nèi)部涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要信息的文件為保密文件。2.保密措施：對(duì)于保密文件寄件，寄件人應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行包裝和標(biāo)識(shí)，并在寄件申請(qǐng)表上注明“保密文件”字樣。寄件點(diǎn)工作人員應(yīng)采取專門的保密措施，如使用加密包裝、專人轉(zhuǎn)送等，確保保密文件在寄遞過(guò)程中的安全。同時(shí)，收件人在收到保密文件后，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行保管和使用，不得擅自泄露或傳播。（二）貴重物品寄件1.貴重物品界定：價(jià)值較高的物品，如電子產(chǎn)品、珠寶首飾、重要票據(jù)等為貴重物品。2.包裝要求：對(duì)于貴重物品寄件，寄件人應(yīng)采用堅(jiān)固、防潮、防盜的包裝材料進(jìn)行包裝，并在包裝內(nèi)填充足夠的緩沖材料，防止物品在運(yùn)輸過(guò)程中受損。同時(shí)，寄件人應(yīng)在寄件申請(qǐng)表上注明“貴重物品”字樣，并提供物品的詳細(xì)清單和價(jià)值說(shuō)明。3.運(yùn)輸保險(xiǎn)：為確保貴重物品在運(yùn)輸過(guò)程中的安全，寄件人可根據(jù)物品價(jià)值和風(fēng)險(xiǎn)程度，選擇購(gòu)買運(yùn)輸保險(xiǎn)。運(yùn)輸保險(xiǎn)費(fèi)用由寄件人承擔(dān)。如貴重物品在運(yùn)輸過(guò)程中發(fā)生丟失、損壞等情況，寄件人可根據(jù)保險(xiǎn)條款向保險(xiǎn)公司申請(qǐng)理賠。（三）寄件安全檢查1.定期檢查：公司安全管理部門應(yīng)定期對(duì)寄件點(diǎn)進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括寄件物品的包裝、標(biāo)識(shí)、存放環(huán)境等，確保寄件物品的安全。2.隨機(jī)抽查：安全管理部門可對(duì)寄件物品進(jìn)行隨機(jī)抽查，檢查寄件物品是否符合安全要求，是否存在違規(guī)寄件行為等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令寄件人進(jìn)行整改，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。五、寄件費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.內(nèi)部轉(zhuǎn)送費(fèi)用：內(nèi)部轉(zhuǎn)送一般不收取費(fèi)用，但如因特殊情況需要使用交通工具（如車輛租賃等）進(jìn)行轉(zhuǎn)送的，費(fèi)用由寄件人所在部門承擔(dān)，具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.快遞費(fèi)用：快遞費(fèi)用根據(jù)快遞公司收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和寄件物品的重量、體積、距離等因素確定。公司應(yīng)與快遞公司協(xié)商確定合理的快遞費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，并定期進(jìn)行調(diào)整。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.報(bào)銷流程：寄件人在完成寄件后，應(yīng)按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度的要求，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附上寄件申請(qǐng)表復(fù)印件、快遞運(yùn)單復(fù)印件等相關(guān)憑證。費(fèi)用報(bào)銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。2.報(bào)銷時(shí)間：寄件費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)在寄件完成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行，具體時(shí)間要求按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度執(zhí)行。逾期未報(bào)銷的，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕受理。（三）費(fèi)用核算與控制1.費(fèi)用核算：公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)每月對(duì)寄件費(fèi)用進(jìn)行核算，統(tǒng)計(jì)各部門的寄件費(fèi)用支出情況，并編制寄件費(fèi)用報(bào)表。寄件費(fèi)用報(bào)表應(yīng)包括寄件日期、寄件人姓名、部門、收件人姓名、部門、寄件內(nèi)容、寄件方式、快遞費(fèi)用、內(nèi)部轉(zhuǎn)送費(fèi)用等信息，以便于公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門了解寄件費(fèi)用情況。2.費(fèi)用控制：公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)寄件費(fèi)用的控制，定期對(duì)寄件費(fèi)用進(jìn)行分析和評(píng)估，找出費(fèi)用支出的不合理因素，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)。如發(fā)現(xiàn)某部門寄件費(fèi)用過(guò)高，應(yīng)及時(shí)與該部門溝通，了解原因，并督促其采取措施降低費(fèi)用支出。同時(shí)，公司可根據(jù)實(shí)際情況制定寄件費(fèi)用預(yù)算指標(biāo)，對(duì)各部門的寄件費(fèi)用進(jìn)行考核和控制。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定填寫寄件申請(qǐng)表：寄件人未按照本制度規(guī)定填寫寄件申請(qǐng)表，如信息填寫不完整、不準(zhǔn)確、未注明寄件方式等。2.違規(guī)寄件：寄件人違反本制度規(guī)定，寄遞禁止寄遞的物品（如易燃易爆物品、毒品等），或未按照規(guī)定對(duì)保密文件、貴重物品進(jìn)行包裝和標(biāo)識(shí)等。3.未按規(guī)定進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷：寄件人未按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度的要求進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，如提供虛假憑證、逾期報(bào)銷等。（二）處理措施1.警告：對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的行為，給予警告處理，并責(zé)令其限期整改。2.罰款：對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，除給予警告外，還應(yīng)根據(jù)違規(guī)情節(jié)的嚴(yán)重程度給予相應(yīng)的罰款處理。罰款金額根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行，罰款從寄件人所在部門的費(fèi)用中扣除。3.辭