PAGE宣傳制品管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司宣傳制品的管理，規(guī)范宣傳制品的制作、使用、存儲(chǔ)及銷(xiāo)毀流程，確保宣傳制品符合公司形象與品牌要求，維護(hù)公司利益，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)在開(kāi)展各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)、品牌推廣、企業(yè)文化建設(shè)等過(guò)程中涉及的所有宣傳制品，包括但不限于海報(bào)、宣傳單頁(yè)、宣傳冊(cè)、視頻、音頻、線(xiàn)上宣傳素材等。（三）基本原則1.合法性原則：宣傳制品的制作、使用及傳播必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得含有違法、違規(guī)、侵權(quán)、虛假或誤導(dǎo)性信息。2.規(guī)范性原則：宣傳制品應(yīng)遵循公司統(tǒng)一的品牌形象和宣傳風(fēng)格，確保視覺(jué)效果、內(nèi)容表達(dá)等方面的規(guī)范性和一致性。3.準(zhǔn)確性原則：宣傳制品所傳達(dá)的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得夸大或歪曲事實(shí)，避免給公司造成不良影響。4.安全性原則：加強(qiáng)宣傳制品在制作、存儲(chǔ)、運(yùn)輸及使用過(guò)程中的安全管理，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、職責(zé)分工（一）宣傳部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定公司宣傳制品的整體規(guī)劃和年度計(jì)劃，明確宣傳目標(biāo)、重點(diǎn)及方向。2.統(tǒng)籌宣傳制品的制作工作，包括與外部供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)、審核設(shè)計(jì)方案、把控制作進(jìn)度及質(zhì)量等。3.建立宣傳制品素材庫(kù)，對(duì)各類(lèi)宣傳資料進(jìn)行分類(lèi)整理、存儲(chǔ)和更新，方便各部門(mén)查詢(xún)使用。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)宣傳制品的使用情況，定期收集反饋意見(jiàn)，對(duì)宣傳效果進(jìn)行評(píng)估和分析。（二）各使用部門(mén)1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，向宣傳部門(mén)提出宣傳制品制作申請(qǐng)，并提供準(zhǔn)確、詳細(xì)的制作需求說(shuō)明。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)宣傳制品的領(lǐng)取、使用和保管，嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行操作，確保宣傳制品的正確使用和安全存放。3.在宣傳活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將剩余宣傳制品退回宣傳部門(mén)，并反饋使用過(guò)程中的問(wèn)題及改進(jìn)建議。（三）法務(wù)部門(mén)1.參與宣傳制品相關(guān)合同的審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，保障公司合法權(quán)益。2.對(duì)宣傳制品的內(nèi)容進(jìn)行合法性審查，防止出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)，如知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛、虛假宣傳等問(wèn)題。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)宣傳制品制作費(fèi)用的預(yù)算編制、審核及報(bào)銷(xiāo)管理，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，確保資金使用合理合規(guī)。2.對(duì)宣傳制品制作項(xiàng)目進(jìn)行成本核算和效益分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、宣傳制品制作管理（一）制作申請(qǐng)1.各使用部門(mén)如需制作宣傳制品，應(yīng)提前填寫(xiě)《宣傳制品制作申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明制作目的、內(nèi)容要求、規(guī)格尺寸、數(shù)量、使用時(shí)間、投放渠道等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.《宣傳制品制作申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，提交至宣傳部門(mén)。宣傳部門(mén)根據(jù)公司宣傳計(jì)劃和資源情況進(jìn)行綜合評(píng)估，確定是否予以批準(zhǔn)。如申請(qǐng)內(nèi)容涉及重大宣傳活動(dòng)或重要項(xiàng)目，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）設(shè)計(jì)審核1.根據(jù)批準(zhǔn)的制作申請(qǐng)，宣傳部門(mén)選擇合適的設(shè)計(jì)單位或內(nèi)部設(shè)計(jì)人員進(jìn)行宣傳制品的設(shè)計(jì)工作。設(shè)計(jì)人員應(yīng)充分了解制作需求和公司品牌形象，按照規(guī)范的設(shè)計(jì)流程進(jìn)行創(chuàng)作。2.設(shè)計(jì)初稿完成后，宣傳部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括設(shè)計(jì)風(fēng)格是否符合公司品牌要求、內(nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤、排版是否合理美觀、色彩搭配是否協(xié)調(diào)等。審核人員應(yīng)提出明確的修改意見(jiàn)，設(shè)計(jì)人員根據(jù)意見(jiàn)進(jìn)行修改完善，直至審核通過(guò)。3.對(duì)于涉及公司重要信息、核心業(yè)務(wù)或敏感內(nèi)容的宣傳制品，需經(jīng)法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合法性審查，確保不出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)。（三）制作執(zhí)行1.設(shè)計(jì)方案審核通過(guò)后，宣傳部門(mén)與制作供應(yīng)商簽訂制作合同（如有），明確制作內(nèi)容、規(guī)格要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、付款方式等條款，并嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行監(jiān)督和管理。2.制作過(guò)程中，宣傳部門(mén)應(yīng)定期與制作供應(yīng)商溝通進(jìn)度，及時(shí)了解制作情況，協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)制作質(zhì)量不符合要求或進(jìn)度延誤等情況，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商整改或采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.制作完成后，宣傳部門(mén)負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收工作。驗(yàn)收內(nèi)容包括宣傳制品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、內(nèi)容等是否與合同要求和設(shè)計(jì)方案一致。驗(yàn)收合格后，由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。四、宣傳制品使用管理（一）領(lǐng)取發(fā)放1.各使用部門(mén)憑經(jīng)批準(zhǔn)的《宣傳制品制作申請(qǐng)表》到宣傳部門(mén)領(lǐng)取宣傳制品。宣傳部門(mén)應(yīng)建立宣傳制品發(fā)放臺(tái)賬，詳細(xì)記錄領(lǐng)取時(shí)間、部門(mén)、領(lǐng)取人、宣傳制品名稱(chēng)及數(shù)量等信息。2.領(lǐng)取人在領(lǐng)取宣傳制品時(shí)，需當(dāng)場(chǎng)核對(duì)數(shù)量和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向宣傳部門(mén)反饋。宣傳部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決，確保領(lǐng)取的宣傳制品符合要求。（二）使用規(guī)范1.各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的宣傳內(nèi)容和風(fēng)格使用宣傳制品，不得擅自修改、添加或刪除宣傳內(nèi)容，確保宣傳信息的一致性和準(zhǔn)確性。2.在使用宣傳制品過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)公司品牌形象，不得將宣傳制品用于任何有損公司聲譽(yù)或利益的活動(dòng)。如因特殊情況需要對(duì)宣傳制品進(jìn)行調(diào)整或修改，必須提前向宣傳部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。3.宣傳制品的使用應(yīng)遵循合理、適度的原則，避免過(guò)度投放或浪費(fèi)。在宣傳活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理和回收剩余的宣傳制品，妥善保管，以備后續(xù)使用或統(tǒng)一銷(xiāo)毀。（三）投放管理1.各部門(mén)在將宣傳制品投放至各類(lèi)渠道前，應(yīng)確保投放渠道合法合規(guī)，不存在侵權(quán)、違規(guī)等風(fēng)險(xiǎn)。如涉及在媒體平臺(tái)、公共場(chǎng)所等進(jìn)行投放，需提前了解相關(guān)平臺(tái)或場(chǎng)所的管理規(guī)定，并按照要求辦理審批手續(xù)。2.對(duì)于線(xiàn)上宣傳制品的投放，應(yīng)嚴(yán)格遵守各平臺(tái)的發(fā)布規(guī)則和操作流程，確保宣傳內(nèi)容符合平臺(tái)要求，避免出現(xiàn)違規(guī)行為導(dǎo)致的賬號(hào)封禁或其他不良后果。同時(shí)，要關(guān)注宣傳效果，及時(shí)根據(jù)反饋情況調(diào)整投放策略。3.在宣傳制品投放過(guò)程中，應(yīng)注意收集相關(guān)反饋信息，如受眾反應(yīng)、傳播效果等，并及時(shí)反饋給宣傳部門(mén)。宣傳部門(mén)根據(jù)反饋情況進(jìn)行分析總結(jié)，為后續(xù)宣傳工作提供參考依據(jù)。五、宣傳制品存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所1.宣傳部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的宣傳制品存儲(chǔ)場(chǎng)所，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)根據(jù)宣傳制品的類(lèi)型、規(guī)格、用途等進(jìn)行合理分類(lèi)分區(qū)，便于查找和管理。同時(shí)，要設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明各類(lèi)宣傳制品的存放位置。（二）存儲(chǔ)方式1.宣傳制品應(yīng)按照不同的材質(zhì)、形式進(jìn)行分類(lèi)存放。例如，海報(bào)、宣傳單頁(yè)等紙質(zhì)宣傳制品應(yīng)平整堆放，避免折疊、擠壓；宣傳冊(cè)、書(shū)籍等應(yīng)直立存放，防止彎曲變形；視頻、音頻等電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.對(duì)于有保質(zhì)期或時(shí)效性要求的宣傳制品，應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期檢查，及時(shí)清理過(guò)期或失效的宣傳資料。（三）庫(kù)存管理1.宣傳部門(mén)應(yīng)建立宣傳制品庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄宣傳制品的入庫(kù)時(shí)間、名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、來(lái)源、去向等信息，并定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)核對(duì)，確保賬實(shí)相符。2.庫(kù)存宣傳制品應(yīng)定期進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、變質(zhì)、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。同時(shí)，要根據(jù)庫(kù)存情況及時(shí)調(diào)整制作計(jì)劃，避免積壓或短缺。六、宣傳制品銷(xiāo)毀管理（一）銷(xiāo)毀原因1.宣傳制品因過(guò)期、失效、內(nèi)容變更不再適用、質(zhì)量問(wèn)題無(wú)法使用等原因，需要進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.涉及公司商業(yè)機(jī)密、敏感信息或已不再具有宣傳價(jià)值的宣傳制品，為確保信息安全和避免資源浪費(fèi)，應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀流程1.各部門(mén)在確定宣傳制品需要銷(xiāo)毀后，應(yīng)填寫(xiě)《宣傳制品銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀原因、宣傳制品名稱(chēng)、數(shù)量、存放地點(diǎn)等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.《宣傳制品銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，提交至宣傳部門(mén)。宣傳部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)無(wú)誤后組織相關(guān)人員進(jìn)行銷(xiāo)毀操作。3.對(duì)于涉及重要信息或敏感內(nèi)容的宣傳制品，在銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的保密處理，防止信息泄露。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀徹底，不留痕跡。4.宣傳制品銷(xiāo)毀完成后，負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀的人員應(yīng)在《宣傳制品銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表存檔備案。同時(shí)，宣傳部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新宣傳制品庫(kù)存臺(tái)賬，記錄銷(xiāo)毀情況。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立宣傳制品管理監(jiān)督小組，由宣傳部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)宣傳制品的制作、使用、存儲(chǔ)及銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、方式、頻率等要求。檢查過(guò)程中，要認(rèn)真查閱相關(guān)文件資料、記錄臺(tái)賬，實(shí)地查看宣傳制品的制作、存儲(chǔ)場(chǎng)所，詢(xún)問(wèn)相關(guān)人員了解情況等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反本制度規(guī)定的行為，要按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）外部審計(jì)1.公司定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)宣傳制品管理情況進(jìn)行審計(jì)，確保宣傳制品管理工作符合法律法規(guī)和公司制度要求，財(cái)務(wù)收支真實(shí)、合規(guī)、合理。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)公司宣傳制品管理的特點(diǎn)和要求，制定審計(jì)方案，對(duì)宣傳制品的預(yù)算編制、費(fèi)用支出、制作流程、使用效果等方面進(jìn)行全面審計(jì)，并出具審計(jì)報(bào)告。3.公司根