PAGE藥品代理記賬規(guī)范化制度一、總則（一）目的為加強本公司藥品代理記賬工作的規(guī)范化管理，確保財務(wù)信息的準(zhǔn)確、完整、及時，提高財務(wù)管理水平，防范財務(wù)風(fēng)險，依據(jù)《中華人民共和國會計法》、《企業(yè)會計準(zhǔn)則》以及藥品行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)和財務(wù)管理制度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所有藥品代理業(yè)務(wù)的記賬工作，包括但不限于藥品采購、銷售、庫存管理等環(huán)節(jié)涉及的財務(wù)核算與記錄。（三）基本原則1.合法性原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保記賬工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則準(zhǔn)確記錄藥品代理業(yè)務(wù)的各項經(jīng)濟事項，保證財務(wù)數(shù)據(jù)真實可靠。3.完整性原則全面涵蓋藥品代理業(yè)務(wù)的各個方面，不得遺漏重要信息。4.及時性原則及時進(jìn)行記賬處理，保證財務(wù)信息的時效性，為公司決策提供及時有效的支持。二、記賬人員職責(zé)（一）記賬會計職責(zé)1.負(fù)責(zé)藥品代理業(yè)務(wù)相關(guān)原始憑證的審核，確保憑證真實、合法、有效。2.依據(jù)審核無誤的原始憑證，按照會計制度和本公司規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，準(zhǔn)確記錄藥品采購、銷售、庫存等業(yè)務(wù)的收支情況。3.定期編制藥品代理業(yè)務(wù)的財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，及時反映業(yè)務(wù)財務(wù)狀況。4.協(xié)助財務(wù)主管進(jìn)行財務(wù)分析，提供有關(guān)藥品代理業(yè)務(wù)的財務(wù)數(shù)據(jù)和分析報告，為公司決策提供依據(jù)。5.負(fù)責(zé)整理、裝訂和保管藥品代理業(yè)務(wù)的會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)檔案。（二）財務(wù)主管職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)藥品代理記賬工作的組織、指導(dǎo)和監(jiān)督，確保記賬工作符合本制度要求。2.審核記賬會計編制的財務(wù)報表和分析報告，對藥品代理業(yè)務(wù)的財務(wù)狀況進(jìn)行綜合分析，為公司管理層提供決策建議。3.定期檢查藥品代理業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。4.協(xié)調(diào)與公司其他部門的關(guān)系，保障藥品代理業(yè)務(wù)財務(wù)工作的順利開展。5.負(fù)責(zé)與外部審計機構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，配合完成年度審計工作。三、藥品采購記賬規(guī)范（一）采購訂單管理1.藥品采購業(yè)務(wù)必須簽訂正式的采購合同或訂單，明確采購藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等條款。2.采購訂單由采購部門負(fù)責(zé)填寫和審核，確保訂單信息準(zhǔn)確無誤。審核通過后的采購訂單復(fù)印件應(yīng)及時傳遞給財務(wù)部門，作為記賬依據(jù)。（二）入庫核算1.藥品到貨后，倉庫管理人員應(yīng)及時進(jìn)行驗收，填寫入庫單，詳細(xì)記錄藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次、生產(chǎn)日期、有效期等信息。2.入庫單經(jīng)倉庫主管審核簽字后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交采購部門，一聯(lián)傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)入庫單和采購訂單進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄藥品采購成本。3.對于采購過程中發(fā)生的運輸費、裝卸費、保險費等相關(guān)費用，如合同約定由本公司承擔(dān)，應(yīng)在取得合法有效的發(fā)票后，按照規(guī)定計入藥品采購成本。（三）發(fā)票管理1.采購藥品時，應(yīng)及時取得銷售方開具的合法有效的發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購合同或訂單一致，包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、稅率等信息。2.財務(wù)部門收到發(fā)票后，應(yīng)認(rèn)真審核發(fā)票的真實性、合法性和完整性。審核無誤后，按照發(fā)票金額進(jìn)行賬務(wù)處理，并將發(fā)票作為記賬憑證的附件妥善保管。3.如果發(fā)票開具不符合規(guī)定或存在問題，應(yīng)及時與銷售方溝通協(xié)商，要求對方重新開具或更正發(fā)票。如無法解決，應(yīng)及時向公司管理層報告，并采取相應(yīng)的措施。四、藥品銷售記賬規(guī)范（一）銷售合同管理1.藥品銷售業(yè)務(wù)必須簽訂正式的銷售合同，明確銷售藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款。2.銷售合同由銷售部門負(fù)責(zé)填寫和審核，確保合同信息準(zhǔn)確無誤。審核通過后的銷售合同復(fù)印件應(yīng)及時傳遞給財務(wù)部門，作為記賬依據(jù)。（二）出庫核算1.藥品發(fā)貨時，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)銷售部門開具的銷售發(fā)貨單進(jìn)行發(fā)貨，并填寫出庫單，詳細(xì)記錄藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次等信息。2.出庫單經(jīng)倉庫主管審核簽字后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交銷售部門，一聯(lián)傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)出庫單和銷售合同進(jìn)行賬務(wù)處理，確認(rèn)銷售收入和銷售成本。3.對于銷售過程中發(fā)生的運輸費、裝卸費等相關(guān)費用，如合同約定由本公司承擔(dān)，應(yīng)在取得合法有效的發(fā)票后，按照規(guī)定計入銷售費用。（三）收款管理1.銷售藥品應(yīng)按照合同約定及時收取款項。財務(wù)部門應(yīng)建立應(yīng)收賬款管理制度，定期對應(yīng)收賬款進(jìn)行核對和清理，確?？铐椉皶r足額收回。2.收到客戶支付的款項后，財務(wù)人員應(yīng)及時開具收款收據(jù)或發(fā)票，并進(jìn)行賬務(wù)處理。對于銀行轉(zhuǎn)賬收款，應(yīng)及時核對銀行到賬信息，確保收款金額準(zhǔn)確無誤。3.如客戶逾期未付款，財務(wù)部門應(yīng)及時與銷售部門溝通，了解原因，并采取相應(yīng)的催款措施。對于長期拖欠款項的客戶，應(yīng)及時向公司管理層報告，必要時通過法律途徑解決。五、藥品庫存記賬規(guī)范（一）庫存盤點1.定期對藥品庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點工作由倉庫管理人員負(fù)責(zé)組織實施，財務(wù)部門派人監(jiān)盤。2.盤點前，倉庫管理人員應(yīng)將庫存藥品進(jìn)行整理和核對，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確。盤點過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄盤點結(jié)果，包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、實際盤點數(shù)、賬存數(shù)等信息。3.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制庫存盤點表，經(jīng)倉庫主管審核簽字后，傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)盤點表進(jìn)行賬務(wù)處理，調(diào)整庫存賬面余額。（二）庫存差異處理1.如盤點結(jié)果與賬面記錄存在差異，應(yīng)及時查明原因。屬于正常損耗、計量誤差等原因造成的差異，經(jīng)審批后進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。2.如因管理不善、被盜、變質(zhì)等原因造成的損失，應(yīng)及時向公司管理層報告，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。涉及責(zé)任人賠償?shù)?，?yīng)及時收回賠償款，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。（三）庫存成本核算1.采用先進(jìn)先出法或加權(quán)平均法等方法對藥品庫存成本進(jìn)行核算，確保庫存成本計算準(zhǔn)確。2.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)藥品采購成本、入庫數(shù)量、出庫數(shù)量等信息，定期計算庫存藥品的成本，并進(jìn)行賬務(wù)處理。3.對于庫存藥品的跌價準(zhǔn)備，應(yīng)按照《企業(yè)會計準(zhǔn)則》的規(guī)定進(jìn)行計提和核算。如庫存藥品的可變現(xiàn)凈值低于賬面價值，應(yīng)計提跌價準(zhǔn)備，并計入當(dāng)期損益。六、財務(wù)報表編制與報送規(guī)范（一）報表編制1.記賬會計應(yīng)按照會計制度和本公司規(guī)定，定期編制藥品代理業(yè)務(wù)的財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.財務(wù)報表應(yīng)根據(jù)審核無誤的賬簿記錄和相關(guān)資料進(jìn)行編制，確保數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確、完整。報表編制完成后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤或遺漏。3.財務(wù)主管應(yīng)對編制的財務(wù)報表進(jìn)行審核，重點審核報表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、邏輯關(guān)系的合理性以及報表附注的完整性。審核通過后，在報表上簽字蓋章。（二）報表報送1.按照公司規(guī)定的時間和要求，將編制好的財務(wù)報表報送公司管理層、上級主管部門以及其他相關(guān)部門。2.報送財務(wù)報表時，應(yīng)同時提交報表附注和財務(wù)分析報告，對報表數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)說明和分析，為報表使用者提供全面的財務(wù)信息。3.如遇特殊情況需要調(diào)整財務(wù)報表報送時間或內(nèi)容，應(yīng)提前向相關(guān)部門說明原因，并按照要求及時報送。七、財務(wù)檔案管理規(guī)范（一）檔案分類1.藥品代理記賬工作形成的財務(wù)檔案包括會計憑證、賬簿、報表、發(fā)票、合同、入庫單、出庫單、盤點表等。2.按照檔案的性質(zhì)和用途，將財務(wù)檔案分為會計核算檔案、財務(wù)管理檔案和其他相關(guān)檔案。（二）檔案整理1.定期對財務(wù)檔案進(jìn)行整理，確保檔案資料齊全、完整。會計憑證應(yīng)按照編號順序裝訂成冊，加具封面，注明年度、月份、憑證種類、起訖號碼、憑證張數(shù)等信息。2.賬簿應(yīng)按照年度分類整理，妥善保管。報表應(yīng)按照時間順序裝訂成冊，并編制目錄。發(fā)票、合同等其他資料應(yīng)分類整理，按照一定的順序排列存放。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的財務(wù)檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保財務(wù)檔案的安全存放。財務(wù)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.財務(wù)檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管。會計憑證、賬簿、報表等主要會計檔案的保管期限為30年，其他輔助性檔案的保管期限根據(jù)具體情況確定，但不得少于5年。3.在保管期限內(nèi)，財務(wù)檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意銷毀。如因特殊原因需要銷毀檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并進(jìn)行登記備案。（四）檔案查閱1.本公司內(nèi)部人員查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)財務(wù)主管批準(zhǔn)后，在指定地點查閱。查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換或損壞。2.外部單位查閱財務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)。查閱時，應(yīng)安排專人陪同，查閱人員應(yīng)遵守本公司檔案查閱規(guī)定。3.查閱財務(wù)檔案后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查規(guī)范（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對藥品代理記賬工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查記賬工作是否符合本制度要求，財務(wù)數(shù)據(jù)是否真實、準(zhǔn)確、完整。2.財務(wù)部門應(yīng)建立內(nèi)部自查制度，定期對記賬工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。自查情況應(yīng)形成報告，報公司管理層和內(nèi)部審計部門。（二）外部