PAGE公司檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司，涵蓋公司在經(jīng)營(yíng)、管理、科研、生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門(mén)檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的查詢、借閱等利用工作。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類(lèi)別。1.文書(shū)檔案：包括公司各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、決議、合同協(xié)議等。2.科技檔案：涵蓋公司科研項(xiàng)目、產(chǎn)品研發(fā)、工程建設(shè)等方面的技術(shù)文件和資料。3.會(huì)計(jì)檔案：包含公司財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：涉及員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等資料。5.業(yè)務(wù)檔案：如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、客戶服務(wù)、項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的形式。例如：2023長(zhǎng)期001。2.科技檔案編號(hào)：根據(jù)項(xiàng)目或產(chǎn)品類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，如項(xiàng)目編號(hào)為[具體項(xiàng)目編號(hào)]，其檔案編號(hào)為[項(xiàng)目編號(hào)][檔案類(lèi)別編號(hào)][流水號(hào)]。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：按照會(huì)計(jì)年度和檔案類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)，如2023年會(huì)計(jì)憑證編號(hào)為2023記[流水號(hào)]。4.人事檔案編號(hào)：以員工個(gè)人身份證號(hào)碼為基礎(chǔ)進(jìn)行編號(hào)。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、實(shí)物等各類(lèi)載體的資料。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集。（二）整理方法1.文書(shū)檔案：按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)排序，去除重復(fù)文件，進(jìn)行編目。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目或產(chǎn)品的研發(fā)流程，對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、研究開(kāi)發(fā)、測(cè)試驗(yàn)收等階段的資料。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等的類(lèi)別進(jìn)行整理，確保賬目清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。4.人事檔案：按照檔案材料的性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)整理，如履歷材料、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和類(lèi)別進(jìn)行整理，建立業(yè)務(wù)檔案目錄。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.根據(jù)公司檔案的價(jià)值和歷史意義，結(jié)合國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，確保檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。（二）保管期限劃分1.永久保管：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司發(fā)展具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值以及需要永久保存的檔案。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為30年，重要的業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等一般列為長(zhǎng)期保管。3.短期保管：保管期限為10年，一般性的文件、資料等可列為短期保管。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，保證檔案的安全保管。（二）檔案存放1.按照檔案的類(lèi)別、保管期限、編號(hào)等進(jìn)行有序存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置。（三）電子檔案保管1.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，并定期進(jìn)行檢查和更新。2.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、存儲(chǔ)和檢索，確保電子檔案的安全和有效利用。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與清查（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）清查工作1.每年至少進(jìn)行一次檔案清查，全面檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案的安全與完整。八、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密和方便利用相結(jié)合的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。2.確保檔案利用過(guò)程中的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。（二）查閱與借閱流程1.查閱檔案：查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱檔案：借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。2.復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。九、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施。3.在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)禁將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全防范設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警裝置等。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案安全。十、檔案的移交與銷(xiāo)毀（一）移交1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，需要將檔案移交其他單位的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔