PAGE資料室查閱制度規(guī)范標準一、總則（一）目的為了加強公司資料室的管理，規(guī)范資料查閱行為，確保資料的安全與完整，提高資料的利用效率，特制定本制度規(guī)范標準。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部員工、合作單位相關人員因工作需要查閱資料室資料的行為。（三）基本原則1.合法性原則：資料查閱活動必須符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.安全性原則：確保資料在查閱過程中的安全，防止資料丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：明確查閱流程、要求和責任，保證查閱工作有序進行。4.高效性原則：在保證資料安全和規(guī)范的前提下，盡量提高查閱效率，滿足工作需求。二、資料室管理職責（一）資料室管理人員職責1.資料收集與整理負責收集、整理各類與公司業(yè)務相關的資料，包括但不限于文件、報告、合同、圖紙、數(shù)據(jù)等。對收集到的資料進行分類、編號、編目，建立完善的資料檔案體系，便于查找和管理。2.資料保管確保資料室的環(huán)境安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。定期對資料進行檢查、清點和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理資料損壞、變質(zhì)等問題。嚴格執(zhí)行資料借閱登記制度，對借閱情況進行詳細記錄。3.查閱服務根據(jù)查閱申請，為查閱人員提供必要的協(xié)助和指導，幫助其快速準確地找到所需資料。監(jiān)督查閱人員的查閱行為，確保查閱過程符合規(guī)定。及時解答查閱人員在查閱過程中遇到的問題。（二）部門負責人職責1.負責審核本部門員工的查閱申請，確保查閱需求與工作相關且合理。2.對本部門員工查閱資料的行為進行監(jiān)督和管理，督促員工遵守查閱制度。3.配合資料室管理人員做好資料的歸還、催還等工作。三、資料查閱申請與審批（一）查閱申請1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱資料室資料時，應填寫《資料查閱申請表》，詳細注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的、預計查閱時間等信息。2.合作單位相關人員查閱資料，需由公司對口業(yè)務部門負責協(xié)調(diào)，并協(xié)助其填寫《資料查閱申請表》，同時注明合作項目名稱及相關背景情況。（二）審批流程1.員工查閱申請表由申請人所在部門負責人審核簽字，確認查閱需求與工作相關且合理。部門負責人審核通過后，申請表交資料室管理人員，資料室管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進行資料查找和準備。2.合作單位查閱申請表經(jīng)公司對口業(yè)務部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。分管領導審批通過后，申請表交資料室管理人員，資料室管理人員按照審批意見辦理查閱手續(xù)。四、資料查閱規(guī)定（一）查閱時間與地點1.查閱時間應根據(jù)資料室的開放時間安排，原則上為工作日的正常工作時間。如有特殊情況需要在非開放時間查閱，需提前向資料室管理人員申請并獲得批準。2.查閱地點為公司資料室指定區(qū)域，查閱人員應在指定區(qū)域內(nèi)進行查閱，不得擅自將資料帶出資料室。（二）查閱方式1.查閱人員應在資料室管理人員的指導下，按照規(guī)定的查閱方式進行操作，不得擅自對資料進行涂改、標記、裁剪、拍照、復印等行為。2.如需復印資料，應提前向資料室管理人員提出申請，經(jīng)批準后，由資料室管理人員統(tǒng)一安排復印，復印份數(shù)應根據(jù)實際工作需要合理確定。（三）查閱秩序1.查閱人員應保持資料室的安靜和整潔，不得在資料室內(nèi)大聲喧嘩、吸煙、飲食等。2.查閱過程中，查閱人員應愛護資料，不得隨意折疊、損壞資料。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞情況，應及時告知資料室管理人員。3.查閱結束后，查閱人員應將查閱的資料整理歸位，擺放整齊。五、資料借閱管理（一）借閱申請1.因工作需要借閱資料室資料的，應填寫《資料借閱申請表》，除注明查閱申請的相關信息外，還需明確借閱期限、歸還方式等內(nèi)容。2.借閱申請的審批流程與查閱申請相同。（二）借閱期限1.資料借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前向資料室管理人員申請并獲得批準。2.對于重要資料或涉及公司機密的資料，借閱期限應根據(jù)具體情況從嚴控制。（三）歸還要求1.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借資料，如需續(xù)借，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還資料時，借閱人員應確保資料的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)資料有丟失、損壞等情況，應及時向資料室管理人員說明，并承擔相應的責任。六、資料保密管理（一）保密范圍資料室所保管的資料中，涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等屬于保密范疇的資料，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定。（二）保密措施1.查閱人員在查閱過程中，不得向無關人員透露資料內(nèi)容。如需與他人討論資料相關信息，應在資料室管理人員的監(jiān)督下進行，且僅限于與工作相關的必要討論。2.對于涉及保密的資料，查閱人員不得擅自復制、傳播或通過網(wǎng)絡等方式發(fā)送給外部人員。3.資料室管理人員應對查閱人員的保密行為進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違反保密規(guī)定的行為，應及時制止并向上級報告。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定申請查閱或借閱資料，擅自進入資料室查閱資料。2.查閱過程中違反查閱方式、查閱秩序等規(guī)定，對資料造成損壞或丟失。3.未按規(guī)定期限歸還所借資料，或未經(jīng)批準擅自延長借閱期限。4.違反資料保密規(guī)定，泄露資料內(nèi)容。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，資料室管理人員應給予口頭警告，并要求其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，如通報批評、罰款、降職、辭退等。同時，對于因違規(guī)行為給公司造成損失的，公司將依法追究其賠償責任。3.對于合作單位相關人員的違規(guī)行為，公司將視情況采取限制合作、終止合作等措施，并依法追究