PAGE內(nèi)江合同管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強內(nèi)江[公司/組織名稱]合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于內(nèi)江[公司/組織名稱]及其所屬各部門、分支機構在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策規(guī)定。2.誠實守信原則：合同各方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。3.風險防范原則：注重合同風險的識別、評估和控制，確保公司利益不受損害。4.統(tǒng)一管理原則：合同管理實行統(tǒng)一領導、分級負責，歸口管理部門對合同進行集中管理。二、合同管理部門及職責（一）歸口管理部門公司[具體部門名稱]作為合同歸口管理部門，負責合同管理的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和指導工作。其主要職責包括：1.制定和完善合同管理制度、流程和文本模板。2.組織合同法律知識培訓，提高員工合同法律意識。3.參與重大合同的談判、起草、審核等工作。4.對合同簽訂、履行情況進行監(jiān)督檢查，定期統(tǒng)計分析合同管理情況。5.協(xié)調(diào)處理合同糾紛，參與合同糾紛的訴訟、仲裁等活動。（二）業(yè)務部門各業(yè)務部門負責本部門合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、解除等具體工作，并配合歸口管理部門做好合同管理相關工作。其主要職責包括：1.根據(jù)業(yè)務需要，及時起草合同文本，并提交歸口管理部門審核。2.負責合同的談判工作，與合同對方就合同條款進行協(xié)商，爭取有利的合同條件。3.嚴格按照合同約定履行義務，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并向歸口管理部門報告。4.負責合同變更、解除等事項的提出和辦理，并將相關情況告知歸口管理部門。5.保管本部門簽訂的合同檔案資料，按照規(guī)定進行歸檔和移交。（三）法務部門法務部門負責對合同進行法律審核，提供法律意見和建議，防范法律風險。其主要職責包括：1.對合同文本進行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。2.參與重大合同的談判，從法律角度提出風險防范措施和建議。3.解答合同簽訂、履行過程中的法律問題，處理合同糾紛的法律事務。4.定期對合同管理情況進行法律風險評估，提出改進意見和建議。（四）財務部門財務部門負責對合同涉及資金往來的條款進行審核，監(jiān)督合同款項的收付，確保資金安全。其主要職責包括：1.審查合同中關于價款、支付方式、結算時間等資金條款的合理性和準確性。2.根據(jù)合同約定，及時辦理款項收付手續(xù)，對合同款項的收付情況進行登記和核算。3.定期與業(yè)務部門核對合同款項收付情況，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通解決。4.參與合同糾紛的處理，協(xié)助追收合同款項。三、合同簽訂管理（一）合同相對方選擇1.業(yè)務部門在選擇合同相對方時，應進行充分的市場調(diào)研和資信調(diào)查，了解其主體資格、經(jīng)營狀況、財務狀況、商業(yè)信譽等情況。2.優(yōu)先選擇具有良好信譽、較強經(jīng)濟實力和履約能力的合同相對方。對于新的合作對象，應要求其提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關資料，并進行核實。3.對于涉及重大利益的合同，可委托專業(yè)機構對合同相對方進行資信調(diào)查和風險評估。（二）合同文本起草1.合同文本原則上由業(yè)務部門負責起草。起草合同文本應遵循公平、公正、合理的原則，明確雙方的權利義務，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或顯失公平的條款。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，表述準確、清晰、完整。對于重要條款和關鍵內(nèi)容，應進行詳細闡述和說明。3.合同文本應參照公司統(tǒng)一的合同文本模板進行起草，如無合適模板，可根據(jù)實際情況自行擬定，但應確保符合法律法規(guī)和公司制度要求。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務部門應將合同文本提交歸口管理部門進行審核。歸口管理部門應組織法務部門、財務部門等相關人員對合同進行會審。2.審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性、可行性等方面。重點審核合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風險；合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點和方式等條款是否明確具體；合同雙方的權利義務是否對等；合同的違約責任是否明確合理等。3.審核部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成審核工作，并出具審核意見。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，業(yè)務部門應及時與合同相對方協(xié)商修改，確保合同符合要求后再行簽訂。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與合同相對方簽訂。簽訂合同應使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴格按照公司印章管理制度辦理蓋章手續(xù)。2.簽訂合同前，應仔細核對合同文本與審核通過的版本是否一致，確保合同內(nèi)容準確無誤。3.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本送歸口管理部門、法務部門、財務部門等相關部門備案。四、合同履行管理（一）履行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務部門應根據(jù)合同約定制定詳細的履行計劃，明確各階段的工作任務、責任人和時間節(jié)點。2.履行計劃應具有可操作性和可監(jiān)控性，確保合同能夠按時、按質(zhì)、按量履行。3.履行計劃應報歸口管理部門備案，以便于對合同履行情況進行跟蹤和監(jiān)督。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務部門應按照履行計劃組織實施合同履行工作，并定期向歸口管理部門報告合同履行進展情況。2.歸口管理部門應建立合同履行跟蹤臺賬，對合同履行情況進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風險，業(yè)務部門應及時向公司領導報告，并采取有效措施加以解決，同時通知歸口管理部門、法務部門等相關部門。（三）合同款項收付管理1.財務部門應嚴格按照合同約定的價款、支付方式、結算時間等辦理款項收付手續(xù)。2.業(yè)務部門在收到合同款項后，應及時通知財務部門進行入賬處理，并將收款情況告知歸口管理部門。3.支付合同款項時，業(yè)務部門應填寫付款申請單，經(jīng)相關領導審批后，財務部門方可辦理付款手續(xù)。付款申請單應注明合同編號、付款金額、付款原因、收款單位等信息。4.財務部門應定期與業(yè)務部門核對合同款項收付情況，確保賬實相符。（四）合同變更管理1.合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務部門應及時與合同相對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應將變更情況及時通知歸口管理部門、法務部門、財務部門等相關部門。3.歸口管理部門應組織對變更協(xié)議進行審核，審核內(nèi)容與合同簽訂審核要求相同。審核通過后，變更協(xié)議方可生效。（五）合同解除管理1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務部門應及時與合同相對方協(xié)商解除合同，并簽訂書面解除協(xié)議。2.解除協(xié)議應明確解除合同的原因、雙方的權利義務、合同解除后的處理方式等內(nèi)容。3.合同解除后，業(yè)務部門應及時清理合同履行過程中的相關事項，如已交付的貨物、已完成的服務、已支付的款項等，并將清理情況告知歸口管理部門、法務部門、財務部門等相關部門。4.財務部門應按照合同解除協(xié)議的約定，辦理款項結算和退款等手續(xù)。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應負責收集合同簽訂過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、談判記錄、往來信函、審批文件、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等。2.業(yè)務部門應在合同履行完畢或終止后[規(guī)定時間]內(nèi)，將合同檔案資料整理齊全，移交歸口管理部門統(tǒng)一保管。（二）檔案整理與歸檔1.歸口管理部門應按照檔案管理的要求，對收集到的合同檔案資料進行整理、分類、編號和裝訂。2.合同檔案應按照合同類別、簽訂時間、保管期限等進行分類存放，便于查找和利用。3.歸檔后的合同檔案資料應建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進行備份存儲。（三）檔案保管1.歸口管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應按照國家檔案管理規(guī)定和公司檔案管理制度的要求，確定保管期限。保管期限分為永久、長期和短期，具體劃分標準按照相關規(guī)定執(zhí)行。3.定期對合同檔案進行清查盤點，確保檔案的完整性和準確性。對于超過保管期限的合同檔案，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)歸口管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱申請表應注明查閱人姓名、部門、查閱原因、查閱合同名稱及編號等信息。2.查閱合同檔案時，應在指定地點進行，查閱人不得擅自將檔案帶出檔案室或進行涂改、損毀、抽取等行為。3.因工作需要借閱合同檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)歸口管理部門負責人和公司分管領導批準后，方可借閱。借閱申請表應注明借閱人姓名、部門、借閱原因、借閱合同名稱及編號、借閱期限等信息。4.借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]，借閱人應按時歸還檔案。如需延期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應對借閱的合同檔案妥善保管，不得轉借他人或用于其他非工作目的。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人應承擔相應的賠償責任。六、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.加強合同管理，嚴格合同簽訂、履行等環(huán)節(jié)的操作流程，確保合同條款明確、合法、有效，避免因合同漏洞或不規(guī)范引發(fā)糾紛。2.定期組織合同法律知識培訓，提高員工的法律意識和風險防范能力，在合同簽訂和履行過程中自覺遵守法律法規(guī)和合同約定。3.建立合同履行情況跟蹤和預警機制，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中的問題和風險，提前采取措施加以解決，防止糾紛的發(fā)生。（二）糾紛處理流程1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應及時向歸口管理部門報告，并提供相關證據(jù)材料。2.歸口管理部門應會同法務部門等相關部門對糾紛情況進行調(diào)查了解，分析糾紛原因，評估糾紛風險，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務部門負責與合同相對方進行溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過程中，應注意收集和保留相關證據(jù)