PAGE宜采商城采購制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范宜采商城的采購行為，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于宜采商城內所有采購活動，包括但不限于商品采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：在采購過程中，應公平對待所有供應商，確保采購程序公正透明，不偏袒任何一方。3.效益原則：追求采購效益最大化，在保證質量的前提下，降低采購成本，提高資金使用效率。4.誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系，維護公司的信譽。二、采購流程（一）采購需求提出1.使用部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫采購申請單詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、預計到貨時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.采購申請單提交至采購部門采購部門對采購申請進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)采購申請單，結合庫存情況制定采購計劃，明確采購的時間、數(shù)量、預算等。對于緊急采購需求，應優(yōu)先安排處理。2.采購計劃報相關領導審批經(jīng)審批后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)。（三）供應商選擇與管理1.供應商篩選采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購需求，從數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在供應商，并對其進行初步評估，包括供應商的資質、信譽、產(chǎn)品質量、價格、服務等方面。2.供應商實地考察對于重要采購項目，采購部門組織相關人員對潛在供應商進行實地考察，深入了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質量管理體系、售后服務能力等，確保供應商具備滿足采購需求的能力。3.供應商評估與選擇采購部門根據(jù)供應商的評估結果，綜合考慮各方面因素，選擇合適的供應商。對于選定的供應商，簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。4.供應商管理采購部門定期對供應商進行評估和考核，建立供應商績效檔案。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予適當?shù)莫剟詈秃献鳈C會；對于表現(xiàn)不佳的供應商，及時采取措施進行整改或淘汰。（四）采購合同簽訂1.采購合同由采購部門起草合同內容應包括采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款，并確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益。2.采購合同提交至法務部門審核法務部門對合同條款進行合法性審查，提出修改意見，確保合同合法有效。3.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效采購部門負責跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（五）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單采購訂單應明確采購物品或服務的詳細信息，確保供應商準確理解采購要求。2.采購訂單發(fā)送至供應商確認供應商確認采購訂單后，按照訂單要求組織生產(chǎn)或提供服務。（六）采購驗收1.采購物品到貨前，采購部門通知相關驗收人員做好驗收準備驗收人員應包括使用部門代表、質量檢驗人員等。2.采購物品到貨時，驗收人員按照合同要求和相關標準進行驗收驗收內容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、質量、外觀等。對于驗收合格的物品，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物品，采購部門及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。3.驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時記錄并反饋采購部門負責跟蹤問題處理情況，確保問題得到妥善解決。（七）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫付款申請單付款申請單應注明采購項目名稱、合同編號、付款金額、付款方式等信息，并經(jīng)相關人員簽字審批。2.財務部門審核付款申請單財務部門核實采購合同執(zhí)行情況、發(fā)票開具情況等，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。3.財務部門按照公司財務制度辦理付款手續(xù)付款方式應符合合同約定和公司規(guī)定，確保資金安全。三、采購預算管理（一）采購預算編制1.采購部門會同財務部門等相關部門，根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和業(yè)務需求編制采購預算。采購預算應明確采購項目、采購金額、采購時間等內容，并報公司領導審批。2.采購預算一經(jīng)批準，應嚴格執(zhí)行不得隨意調整。如因特殊情況需要調整采購預算，應按照規(guī)定的程序進行審批。（二）采購預算執(zhí)行與監(jiān)控1.采購部門按照采購預算組織采購活動嚴格控制采購成本，確保采購支出不超過預算額度。2.財務部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中存在的問題，并向相關部門反饋。采購部門應根據(jù)財務部門的反饋意見，采取有效措施進行整改，確保采購預算的順利執(zhí)行。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門定期對采購活動進行風險識別分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、法律風險等。2.對識別出的風險進行評估評估風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.針對不同等級的風險制定相應的風險應對措施。對于高風險事件，應制定詳細的應急預案，確保在風險發(fā)生時能夠及時、有效地進行處理，降低風險損失。2.加強對供應商的風險管理通過合同條款約束、定期評估等方式，降低供應商違約風險；加強對采購物品的質量檢驗，降低質量風險；關注市場價格動態(tài)，采取適當?shù)牟少彶呗?，降低價格波動風險；加強對法律法規(guī)的學習和研究，確保采購活動合法合規(guī)，降低法律風險。五、采購信息管理（一）采購信息收集1.采購部門負責收集與采購活動相關的各類信息：包括供應商信息、采購價格信息、市場動態(tài)信息、法律法規(guī)信息等。2.建立采購信息收集渠道：通過網(wǎng)絡、行業(yè)協(xié)會、供應商推薦、市場調研等方式，及時獲取準確、全面的采購信息。（二）采購信息整理與分析1.采購部門對收集到的采購信息進行整理和分類建立采購信息數(shù)據(jù)庫，方便查詢和使用。2.定期對采購信息進行分析分析采購價格走勢、供應商表現(xiàn)、市場需求變化等，為采購決策提供依據(jù)。（三）采購信息共享1.采購部門與其他相關部門建立信息共享機制及時共享采購信息，確保各部門能夠及時了解采購情況，協(xié)同開展工作。2.在公司內部發(fā)布采購信息如采購政策、采購項目進展情況等，提高采購活動的透明度。六、采購人員行為規(guī)范（一）職業(yè)道德1.采購人員應遵守職業(yè)道德規(guī)范誠實守信，廉潔奉公，不得接受供應商的賄賂、回扣等不正當利益。2.保守公司商業(yè)秘密不得泄露采購項目的相關信息，維護公司利益。（二）業(yè)務能力1.采購人員應具備良好的業(yè)務能力熟悉采購流程、市場行情、法律法規(guī)等知識，能夠熟練運用采購技巧，確保采購活動順利進行。2.不斷學習和提升業(yè)務水平關注行業(yè)發(fā)展動態(tài)，參加培訓和學習活動，提高自身綜合素質。（三）工作紀律1.采購人員應遵守公司的工作紀律按時上下班，不得無故曠工、遲到早退。2.嚴格按照工作流程和制度開展工作不得擅自簡化或省略采購環(huán)節(jié)，確保采購工作的規(guī)范性和準確性。七、監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.公司內部設立專門的監(jiān)督機構或崗位對采購活動進行全程監(jiān)督，確保采購行為合法合規(guī)、公平公正。2.監(jiān)督機構或崗位定期對采購項目進行檢查檢查采購流程執(zhí)行情況、采購合同履行情況、采購資金使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）