PAGE律所公文管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)律所公文管理，確保公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文質(zhì)量和辦理效率，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本律所實(shí)際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本律所全體人員在工作中形成、使用和處理的各類公文，包括但不限于請示、報(bào)告、函、通知、決定、意見、會議紀(jì)要等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：公文處理應(yīng)及時、快捷，確保信息傳遞暢通，不延誤工作。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保公文信息安全，防止泄露。4.精簡實(shí)用原則：公文應(yīng)精簡內(nèi)容，突出重點(diǎn)，注重實(shí)效，避免形式主義。二、公文種類及適用范圍（一）請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。如律所就重大業(yè)務(wù)決策、重要項(xiàng)目開展等事項(xiàng)向上級主管部門或合伙人會議請示。（二）報(bào)告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。如業(yè)務(wù)部門定期向律所管理層匯報(bào)業(yè)務(wù)進(jìn)展情況。（三）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。如律所與其他合作單位之間的業(yè)務(wù)往來函件。（四）通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。如律所發(fā)布內(nèi)部工作安排、會議通知等。（五）決定適用于對重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。如律所對重大違規(guī)行為作出處理決定。（六）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。如律所就某一業(yè)務(wù)領(lǐng)域發(fā)展提出指導(dǎo)意見。（七）會議紀(jì)要適用于記載會議主要情況和議定事項(xiàng)。如律所各類業(yè)務(wù)會議、管理會議等形成的紀(jì)要。三、公文格式（一）一般格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志（律所名稱）、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。（二）具體要求1.份號：如需標(biāo)注份號，一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。2.密級和保密期限：如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。3.緊急程度：如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由律所全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用律所全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時，如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。5.發(fā)文字號：編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置居中排布，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。6.簽發(fā)人：由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。7.標(biāo)題：一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。8.主送機(jī)關(guān)：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。9.正文：公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。10.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。11.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：單一機(jī)關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名；聯(lián)合行文時，請參照上述要求。12.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。13.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。單一機(jī)關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。14.附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。15.附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。16.抄送機(jī)關(guān)：如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于版記，抄送機(jī)關(guān)置于主送機(jī)關(guān)下一行，之間不加分隔線。17.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。18.頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。四、公文擬制（一）起草1.公文起草應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)政策要求，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，表述清晰、邏輯嚴(yán)密、語言規(guī)范。2.承辦部門負(fù)責(zé)公文起草工作，起草人應(yīng)深入調(diào)查研究，廣泛收集相關(guān)資料，充分征求意見，確保公文具有針對性和可操作性。3.重要公文起草前，起草人應(yīng)制定詳細(xì)的寫作提綱，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審定。（二）審核1.公文起草完成后，應(yīng)經(jīng)承辦部門負(fù)責(zé)人審核。審核內(nèi)容包括公文的合法性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等。2.承辦部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將公文送辦公室審核。辦公室審核重點(diǎn)包括公文格式、文字表述、邏輯結(jié)構(gòu)等方面，確保公文符合本制度規(guī)范要求。3.涉及重大事項(xiàng)、重要決策的公文，辦公室審核后應(yīng)報(bào)律所管理層或合伙人會議審議。（三）簽發(fā)1.經(jīng)審核通過的公文，由律所負(fù)責(zé)人或授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.以律所名義制發(fā)的上行文，由律所負(fù)責(zé)人簽發(fā)；下行文或平行文，根據(jù)內(nèi)容由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.聯(lián)合行文時，由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會簽。五、公文辦理（一）收文辦理1.簽收：辦公室負(fù)責(zé)公文的簽收工作，對收到的公文應(yīng)逐件清點(diǎn)，核對無誤后簽字或蓋章，并注明簽收時間。2.登記：對簽收的公文進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄公文的標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、密級、份數(shù)、收文時間等信息。3.初審：辦公室對收到的公文進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核公文的來文渠道、公文內(nèi)容是否符合本律所職責(zé)范圍、文種使用是否恰當(dāng)、格式是否規(guī)范等。對不符合要求的公文，及時與發(fā)文機(jī)關(guān)聯(lián)系溝通，說明情況并退回。4.承辦：根據(jù)公文內(nèi)容和職責(zé)分工，辦公室將公文分送相關(guān)承辦部門辦理。承辦部門應(yīng)及時辦理，不得延誤。緊急公文應(yīng)特事特辦，限時辦結(jié)。5.傳閱：需要傳閱的公文，辦公室應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱人應(yīng)在公文傳閱單上簽字，注明傳閱時間。6.催辦：辦公室對公文承辦情況進(jìn)行跟蹤催辦，及時了解公文辦理進(jìn)展情況，對延誤辦理的部門和人員進(jìn)行督促提醒。7.答復(fù)：承辦部門對交辦的公文應(yīng)及時予以答復(fù)。答復(fù)公文應(yīng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求和格式進(jìn)行撰寫，經(jīng)審核后加蓋律所印章發(fā)出。（二）發(fā)文辦理1.復(fù)核：已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。2.登記：對復(fù)核后的公文進(jìn)行登記，記錄公文的標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、密級、份數(shù)、印發(fā)范圍等信息。3.印制：辦公室按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行公文印制，確保公文印制質(zhì)量。印制過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止公文內(nèi)容泄露。4.核發(fā)：公文印制完成后，辦公室對公文的文字、格式、印刷質(zhì)量等進(jìn)行全面檢查，無誤后加蓋律所印章，并按照規(guī)定的范圍和方式進(jìn)行分發(fā)。（三）公文歸檔1.公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將公文定稿、正本及相關(guān)材料整理歸檔。2.歸檔公文應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、排列有序，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行編號、裝訂、編目等工作。3.辦公室負(fù)責(zé)公文檔案的保管和利用工作，建立健全檔案管理制度，確保公文檔案的安全和完整。六、公文管理（一）保密管理1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、律所商業(yè)秘密和工作秘密的公文，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.確定公文的密級，嚴(yán)格控制知悉范圍，對絕密級公文應(yīng)專人專管，嚴(yán)格履行審批、登記、傳遞、保管等手續(xù)。3.涉密公文的起草、審核、簽發(fā)、印制、傳遞、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取必要的保密措施，防止泄密事件發(fā)生。（二）借閱管理1.因工作需要借閱公文的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。2.