PAGE社會救助檔案室制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強社會救助檔案室的管理，確保社會救助檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社會救助工作中的作用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及社會救助檔案管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理原則：社會救助檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映社會救助工作的實際情況，保證檔案信息的準確性。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和本制度規(guī)范，制定檔案管理工作的具體規(guī)章制度和操作流程。2.負責社會救助檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動。4.開發(fā)利用檔案信息資源，為社會救助工作提供服務。（二）各部門職責1.負責本部門社會救助檔案的形成、積累和整理工作，按照檔案管理部門的要求及時移交檔案。2.配備專（兼）職檔案管理人員，負責本部門檔案的日常管理工作。3.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理的法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管等具體工作，確保檔案整理規(guī)范、編目準確、排列有序。3.做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地填報檔案統(tǒng)計報表。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，防止檔案丟失和損壞。5.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。6.積極參與檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為社會救助工作提供支持。三、檔案收集（一）收集范圍1.社會救助申請審批材料，包括申請書、家庭經(jīng)濟狀況證明、相關證明材料等。2.救助對象動態(tài)管理資料，如定期核查記錄、變更情況記錄等。3.救助資金發(fā)放憑證、報表等。4.救助工作相關的會議記錄、文件、通知等。5.其他與社會救助工作有關的具有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應真實、準確、齊全，符合檔案整理的要求。3.對于重要的檔案材料，應進行備份或采取其他保護措施，防止丟失或損壞。（三）收集時間1.社會救助申請審批材料應在審批結束后[X]個工作日內(nèi)收集歸檔。2.救助對象動態(tài)管理資料應在相關工作完成后及時收集歸檔。3.救助資金發(fā)放憑證、報表等應在每月[X]日前收集歸檔。4.其他檔案材料應根據(jù)實際情況及時收集歸檔。四、檔案整理（一）分類標準社會救助檔案按照救助類型分為最低生活保障檔案、特困人員供養(yǎng)檔案、臨時救助檔案、醫(yī)療救助檔案、教育救助檔案、住房救助檔案等類別。（二）整理方法1.每份檔案按照申請審批流程進行排序，依次為申請書、家庭經(jīng)濟狀況證明、審核審批意見、公示材料、救助資金發(fā)放憑證等。2.對檔案材料進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。（三）整理要求1.檔案整理應遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.整理后的檔案應做到分類科學、排列有序、編目準確、裝訂整齊。五、檔案歸檔（一）歸檔時間檔案整理完成后，應及時歸檔。一般情況下，每年[X]月底前完成上一年度檔案的歸檔工作。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對整理好的檔案進行檢查，確保檔案質量符合要求。2.將檔案裝入檔案盒，在檔案盒上填寫檔案編號、題名、保管期限等信息。3.將檔案盒按照類別和年度順序排列上架，建立檔案存放索引。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應齊全完整，不得缺漏重要材料。2.檔案盒應標識清晰，便于查找和管理。3.檔案上架應排列整齊，便于調閱。六、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的社會救助檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管期限社會救助檔案的保管期限分為永久、長期和短期。1.永久保管的檔案包括社會救助工作中具有重要歷史價值和憑證作用的文件材料。2.長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括救助對象的基本信息、重要審批材料等。3.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性的申請審批材料、動態(tài)管理資料等。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。3.按照檔案保管期限的要求，定期對檔案進行鑒定，及時剔除已到保管期限且無保存價值的檔案。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計，包括各類社會救助檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計，如檔案借閱次數(shù)、查閱人數(shù)等。3.檔案保管期限統(tǒng)計，分析不同保管期限檔案的分布情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的相關數(shù)據(jù)進行記錄。2.每月/每季度/每年對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總分析，形成統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、及時，不得虛報、瞞報。2.統(tǒng)計報表應內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)清晰，按時報送相關部門。八、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限要求，結合社會救助工作的實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已到保管期限的檔案，審查其是否仍具有查考利用價值，是否涉及重要事項或未了結的法律糾紛等。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司/組織領導批準后實施銷毀。（四）鑒定要求1.鑒定工作應堅持全面、客觀、公正的原則，確保檔案鑒定結果的準確性。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。九、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案。（二）銷毀方式采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。（三）銷毀程序1.填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.將申請表報檔案管理部門負責人審核，經(jīng)公司/組織領導批準后實施銷毀。3.銷毀檔案時，應做好記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人員等信息。（四）銷毀要求1.銷毀檔案應嚴格按照審批程序進行，不得擅自銷毀檔案。2.銷毀記錄應妥善保存，以備查考。十、檔案借閱（一）借閱范圍因工作需要查閱社會救助檔案的公司/組織內(nèi)部人員。（二）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息。申請表應經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.將申請表提交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，符合借閱條件的予以批準。3.借閱人憑檔案管理部門開具的借閱憑證到檔案室借閱檔案，借閱時應在檔案借閱登記簿上簽字登記。（三）借閱期限一般情況下，檔案借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人應愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，借閱人不得將檔案轉借他人。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案是否完好無損，如有問題應及時查明原因并追究責任。十一、檔案保密（一）保密措施1.加強檔案室的安全管理，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入檔案室。2.對檔案管理人員進行保密教育，簽訂保密責任書，明確保密責任。3.對涉及個人隱私和敏感信息的檔案，采取加密存儲、專人保管等措施。（二）保密范圍1.社會救助對象的個人信息資料，如姓名、身份證號、家庭住址、收入情況等。救助資金發(fā)放的具體情況，包括金額、發(fā)放對象等。未公開的救助工作文件、會議記錄等信息。（三）保密要求1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。2.在檔案利用過