PAGE員工日常用品制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司員工日常用品的管理，確保員工能夠正常開展工作，同時合理控制公司成本，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保制度的合法性和有效性。2.合理性原則：根據(jù)員工工作實際需求，合理配置日常用品，避免浪費和過度配置。3.統(tǒng)一管理原則：對員工日常用品實行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一發(fā)放、統(tǒng)一管理，提高管理效率。4.成本控制原則：在滿足員工工作需求的前提下，盡可能降低采購成本和管理成本。二、日常用品分類及標準（一）辦公文具類1.書寫工具員工每月可領(lǐng)取中性筆[X]支、圓珠筆[X]支、鉛筆[X]支。特殊工作需求的員工，經(jīng)部門主管審批后，可額外領(lǐng)取相應書寫工具。2.紙張類A4打印紙每人每月限量[X]包，根據(jù)工作實際需求可申請額外領(lǐng)取。便簽紙、筆記本等根據(jù)工作需要按需領(lǐng)取，原則上每人每季度不超過[X]本。3.文件夾、檔案袋等根據(jù)工作崗位不同，每人每半年可領(lǐng)取文件夾[X]個、檔案袋[X]個。涉及大量文件整理工作的崗位，經(jīng)部門主管審批后，可適當增加領(lǐng)取數(shù)量。（二）辦公設備類1.電腦根據(jù)工作崗位需求配置臺式電腦或筆記本電腦，新員工入職時統(tǒng)一配備。電腦使用年限達到[X]年且出現(xiàn)性能嚴重下降等情況，經(jīng)技術(shù)部門評估后，可申請更換。2.打印機、復印機等根據(jù)部門工作需要統(tǒng)一配置，由行政部門負責管理和維護。員工如需使用特殊功能或型號的打印機、復印機，需提前向行政部門申請，經(jīng)批準后由行政部門協(xié)調(diào)解決。（三）辦公家具類1.辦公桌、辦公椅根據(jù)員工崗位級別和工作空間合理配置辦公桌和辦公椅。辦公家具出現(xiàn)損壞或影響正常使用時，員工應及時向行政部門報修，經(jīng)維修無法恢復正常使用的，可申請更換。2.文件柜根據(jù)工作需要為員工配置文件柜，每人[X]組。如需增加文件柜，需向行政部門提出申請，經(jīng)審批后統(tǒng)一調(diào)配。（四）勞保用品類1.工作服根據(jù)不同崗位性質(zhì)，為員工配備相應的工作服，如制服、工裝等。工作服的更換周期為[X]年，因工作原因?qū)е鹿ぷ鞣崆皳p壞的，可申請?zhí)崆案鼡Q。2.安全帽、安全鞋等從事特定工作的員工，如工程施工、設備維修等，根據(jù)工作需要配備安全帽、安全鞋等勞保用品。勞保用品的使用期限按照相關(guān)行業(yè)標準執(zhí)行，到期后及時更換。（五）其他日常用品類1.飲用水公司為員工提供免費飲用水，在辦公區(qū)域設置飲水機或提供桶裝水。員工應節(jié)約用水，愛護飲水設備。2.清潔用品為保持辦公區(qū)域整潔，公司統(tǒng)一配備清潔用品，如掃帚、拖把、抹布等。各部門負責本區(qū)域清潔用品的保管和使用，定期向行政部門申請補充。三、采購與發(fā)放（一）采購流程1.需求申報各部門根據(jù)員工日常用品的實際需求，每月[X]日前填寫《員工日常用品需求申請表》，詳細列出所需用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門主管簽字確認。2.審核匯總行政部門收到各部門的需求申請表后，進行審核匯總，結(jié)合庫存情況，確定最終采購清單。3.采購實施行政部門按照采購清單進行采購，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠且價格合理的供應商。采購過程中應嚴格遵循相關(guān)采購程序，確保采購的合規(guī)性。4.驗收入庫采購的日常用品到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，確保與采購清單一致。驗收合格后辦理入庫手續(xù)，填寫《員工日常用品入庫單》。（二）發(fā)放流程1.領(lǐng)取準備行政部門根據(jù)各部門提交的需求申請表和庫存情況，確定發(fā)放時間和發(fā)放方式。提前通知各部門員工領(lǐng)取日常用品的時間、地點，并準備好相應的發(fā)放記錄表格。2.發(fā)放登記員工憑有效證件到指定地點領(lǐng)取日常用品，發(fā)放人員按照《員工日常用品發(fā)放登記表》進行登記，記錄領(lǐng)取時間、員工姓名、部門、用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。員工應在發(fā)放登記表上簽字確認，如有疑問或異議應及時提出。3.特殊情況處理對于因工作調(diào)動、離職等原因不再需要原崗位日常用品的員工，應在辦理相關(guān)手續(xù)前將已領(lǐng)取但未使用的用品退還行政部門。對于未按時領(lǐng)取日常用品的員工，行政部門應進行跟蹤了解，如因特殊原因無法按時領(lǐng)取，可另行安排時間發(fā)放。四、使用與保管（一）使用規(guī)范1.員工應按照日常用品的使用說明正確使用各類用品，避免因不當使用造成損壞。2.辦公文具類用品應節(jié)約使用，嚴禁浪費紙張、隨意丟棄書寫工具等行為。3.辦公設備類用品應定期進行維護保養(yǎng)，保持設備的正常運行。如發(fā)現(xiàn)設備故障，應及時向行政部門報修，并說明故障情況。4.辦公家具類用品應妥善使用，不得隨意拆卸、改造或損壞。如因個人原因造成家具損壞，應照價賠償。5.勞保用品類用品應在工作期間按照規(guī)定正確佩戴和使用，確保自身安全。6.其他日常用品類用品應按照規(guī)定的用途和方式使用，不得挪作他用。（二）保管責任1.員工對領(lǐng)取的日常用品負有保管責任，應妥善保管，防止丟失、損壞或被盜。2.辦公區(qū)域內(nèi)的公共用品，如飲水機、清潔用品等，由各部門負責保管和維護，確保其正常使用。3.對于因保管不善導致日常用品丟失或損壞的，員工應及時向行政部門報告，并說明情況。如因個人原因造成的損失，由員工自行承擔賠償責任。五、維修與更換（一）維修流程1.發(fā)現(xiàn)問題員工在使用日常用品過程中發(fā)現(xiàn)問題，應及時向行政部門報告，說明用品名稱、規(guī)格、故障情況等信息。2.報修登記行政部門接到報修信息后，進行詳細登記，記錄報修時間、員工姓名、部門、用品名稱、故障描述等內(nèi)容。3.維修安排根據(jù)用品的故障情況和維修難度，行政部門安排專業(yè)維修人員或聯(lián)系供應商進行維修。對于簡單故障，維修人員應及時上門維修；對于復雜故障，如涉及設備硬件問題等，應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，盡快安排維修。4.維修記錄維修人員完成維修后，應填寫《員工日常用品維修記錄單》，記錄維修時間、維修內(nèi)容、更換部件等信息，并由維修人員和報修員工簽字確認。（二）更換流程1.申請更換當日常用品出現(xiàn)嚴重損壞無法維修或使用年限達到更換標準時，員工或部門應填寫《員工日常用品更換申請表》，詳細說明申請更換的原因、用品名稱、規(guī)格、使用年限等信息，并經(jīng)部門主管簽字確認。2.審核審批行政部門收到更換申請表后，進行審核。對于符合更換條件的申請，提交公司相關(guān)領(lǐng)導審批。3.更換實施經(jīng)審批同意后，行政部門按照采購流程進行更換，確保更換的用品符合要求。4.舊品回收更換后的舊日常用品，由行政部門統(tǒng)一回收處理。對于可回收利用的舊品，進行分類存放，聯(lián)系相關(guān)回收單位進行回收；對于無法回收利用的舊品，按照環(huán)保要求進行妥善處理。六、盤點與清查（一）盤點周期1.行政部門定期對員工日常用品進行盤點，每月末進行一次小盤點，每季度末進行一次大盤點。2.在特殊情況下，如公司組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、辦公地點變更等，應及時進行全面盤點。（二）盤點內(nèi)容1.盤點員工日常用品的庫存數(shù)量，包括已發(fā)放但未使用的用品、在庫待發(fā)放的用品等。2.核對日常用品的采購記錄、發(fā)放記錄、維修記錄、更換記錄等，確保賬物相符。3.檢查日常用品的使用狀況，如是否存在損壞、丟失等情況。（三）清查結(jié)果處理1.盤點結(jié)束后，行政部門應編制《員工日常用品盤點報告》，詳細記錄盤點情況，包括賬物相符情況、盤盈盤虧情況及原因分析等。2.對于盤盈盤虧的日常用品，應查明原因，分清責任。屬于正常損耗或合理誤差的，經(jīng)審批后進行相應調(diào)整；屬于人為原因造成的損失，按照本制度相關(guān)規(guī)定追究責任。3.根據(jù)盤點結(jié)果，及時調(diào)整庫存記錄，確保庫存信息的準確性。同時，針對盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，提出改進措施和建議，完善日常用品管理制度。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責對員工日常用品制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.日常用品的采購是否符合規(guī)定的流程和標準，采購成本是否合理。2.日常用品的發(fā)放是否準確、及時，發(fā)放記錄是否完整。3.員工對日常用品的使用和保管是否符合規(guī)范，是否存在浪費、損壞等情況。4.日常用品的維修與更換是否及時、有效，維修和更換記錄是否齊全。5.日常用品的盤點與清查工作是否按時、認真進行，清查結(jié)果是否得到妥善處理。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門按照規(guī)定的檢查周期，對各部門員工日常用品的管理情況進行全面檢查。2.不定期抽查：行政部門不定期對部分部門或員工的日常用品使用情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項檢查：針對日常用品管理中出現(xiàn)的突出問題或重點環(huán)節(jié)，開展專項檢查，深入分析原因，