PAGE輸出資料規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司輸出資料的規(guī)范化管理，提高資料質(zhì)量，確保資料的準(zhǔn)確性、完整性和一致性，便于資料的查閱、使用和存檔，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類輸出資料，包括但不限于文件、報(bào)告、合同、圖紙、數(shù)據(jù)報(bào)表等。（三）基本原則1.合法性原則：輸出資料必須符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。3.完整性原則：資料應(yīng)涵蓋相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)方面，不得遺漏重要信息。4.一致性原則：同類資料的格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)等應(yīng)保持一致，便于管理和使用。5.規(guī)范性原則：資料的編寫、排版、標(biāo)識(shí)等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。二、資料輸出流程（一）資料起草1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求確定資料輸出任務(wù)，并指定專人負(fù)責(zé)起草。2.起草人員應(yīng)深入了解業(yè)務(wù)背景和要求，收集相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，確保資料內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。3.資料起草應(yīng)按照規(guī)定的格式和模板進(jìn)行，內(nèi)容應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)言通順。（二）審核1.資料起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)資料的內(nèi)容、格式、準(zhǔn)確性等進(jìn)行全面審核，提出修改意見并督促起草人員進(jìn)行修改。3.對(duì)于重要資料或涉及多個(gè)部門的資料，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，確保資料的一致性和協(xié)調(diào)性。（三）審批1.審核通過(guò)的資料應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)資料的性質(zhì)和重要程度進(jìn)行審批，簽署審批意見。3.對(duì)于需要上報(bào)上級(jí)主管部門或其他外部機(jī)構(gòu)的資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批后再行上報(bào)。（四）編號(hào)與登記1.審批通過(guò)的資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)和登記，建立資料臺(tái)賬。2.資料編號(hào)應(yīng)遵循唯一性原則，便于資料的識(shí)別和查詢。3.資料登記內(nèi)容應(yīng)包括資料名稱、編號(hào)、起草部門、起草人、審核人、審批人、日期等。（五）排版與校對(duì)1.資料應(yīng)按照規(guī)定的排版格式進(jìn)行排版，確保版面整潔、美觀。2.排版完成后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的校對(duì)，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤、格式不一致等問(wèn)題。3.校對(duì)工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，校對(duì)人員應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，確保資料質(zhì)量。（六）印刷與分發(fā)1.根據(jù)資料的使用需求，確定印刷數(shù)量和印刷方式。2.印刷過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格控制質(zhì)量，確保印刷清晰、裝訂牢固。3.資料印刷完成后，應(yīng)按照規(guī)定的分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)，并做好分發(fā)記錄。三、資料格式規(guī)范（一）頁(yè)面設(shè)置1.一般采用A4紙，頁(yè)邊距上、下、左、右均為2.5cm。2.頁(yè)眉、頁(yè)腳高度根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置，一般頁(yè)眉為1.5cm，頁(yè)腳為1.75cm。（二）字體與字號(hào)1.標(biāo)題一般采用二號(hào)黑體，加粗，居中排列。2.一級(jí)標(biāo)題采用三號(hào)黑體，加粗，左對(duì)齊。3.二級(jí)標(biāo)題采用三號(hào)宋體，加粗，左對(duì)齊。4.正文一般采用小四號(hào)宋體，行距為1.5倍行距。（三）段落格式1.每段開頭應(yīng)縮進(jìn)2個(gè)字符。2.段落之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)拈g距，避免過(guò)于緊湊或松散。（四）編號(hào)與列表1.編號(hào)應(yīng)按照“一、（一）1.（1）”的順序依次排列。2.列表分為無(wú)序列表和有序列表，無(wú)序列表采用“●”或“◆”等符號(hào)，有序列表采用阿拉伯?dāng)?shù)字加頓號(hào)。（五）圖表格式1.圖表應(yīng)具有明確的標(biāo)題，標(biāo)題應(yīng)位于圖表上方，居中排列。2.圖表編號(hào)應(yīng)按照“圖1”“表1”等順序依次編排，編號(hào)與標(biāo)題之間空一格。3.圖表內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)應(yīng)注明來(lái)源。四、資料內(nèi)容規(guī)范（一）準(zhǔn)確性1.資料內(nèi)容應(yīng)真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)于引用的資料和數(shù)據(jù)，應(yīng)注明出處，確保可追溯性。（二）完整性1.資料應(yīng)涵蓋相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)方面，不得遺漏重要信息。2.對(duì)于需要說(shuō)明的事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)闡述，避免模糊不清。（三）一致性1.同類資料的內(nèi)容結(jié)構(gòu)、格式、術(shù)語(yǔ)等應(yīng)保持一致。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門或多個(gè)環(huán)節(jié)的資料，應(yīng)確保各部分之間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。（四）規(guī)范性1.資料的編寫應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.術(shù)語(yǔ)、符號(hào)、計(jì)量單位等應(yīng)使用規(guī)范的表達(dá)方式。五、資料分類與歸檔（一）分類原則1.根據(jù)資料的性質(zhì)、用途和來(lái)源進(jìn)行分類。2.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于資料的管理和查詢。（二）分類方法1.可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、技術(shù)文檔類、財(cái)務(wù)審計(jì)類等。2.每大類下可進(jìn)一步細(xì)分若干小類，如行政管理類可分為文件、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等。（三）歸檔要求1.資料應(yīng)定期進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和安全性。2.歸檔資料應(yīng)按照分類順序進(jìn)行整理，編制目錄清單，便于查找。3.對(duì)于電子資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的電子化管理。六、資料保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感信息的資料。2.按照法律法規(guī)或合同約定需要保密的資料。（二）保密措施1.對(duì)保密資料進(jìn)行標(biāo)識(shí)，明確保密級(jí)別。2.限制保密資料的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱和使用。3.在資料傳輸過(guò)程中，應(yīng)采取加密等安全措施，防止信息泄露。4.對(duì)接觸保密資料的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（三）保密期限根據(jù)資料的性質(zhì)和重要程度確定保密期限，保密期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行解密或銷毀。七、資料變更與修訂（一）變更原因1.業(yè)務(wù)需求發(fā)生變化，需要對(duì)資料內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。2.法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生更新，資料需要相應(yīng)修訂。3.發(fā)現(xiàn)資料存在錯(cuò)誤或缺陷，需要進(jìn)行更正。（二）變更流程1.提出變更申請(qǐng)，說(shuō)明變更原因和內(nèi)容。2.按照資料輸出流程進(jìn)行審核、審批。3.對(duì)變更后的資料進(jìn)行編號(hào)、登記、排版、校對(duì)等工作。4.及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，確保資料的一致性和有效性。（三）修訂記錄對(duì)資料的變更和修訂情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括變更日期、變更內(nèi)容、修訂人等，以便追溯和查詢。八、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱資料的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到資料管理部門查閱。2.查閱資料時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將資料帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記或損壞。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱資料的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到資料管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱資料應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱資料的安全負(fù)責(zé)，不得擅自復(fù)印、傳播或泄露資料內(nèi)容。九、資料銷毀（一）銷毀原因1.資料已過(guò)保密期限或失去使用價(jià)值。2.資料存在錯(cuò)誤或缺陷，無(wú)法進(jìn)行修正。3.根據(jù)法律法規(guī)或公司規(guī)定需要銷毀的資料。（二）銷毀流程1.提出銷毀申請(qǐng)，說(shuō)明銷毀原因和資料清單。2.經(jīng)部門負(fù)