PAGE規(guī)范旅行社臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強旅行社內(nèi)部管理，規(guī)范業(yè)務流程，確保旅行社經(jīng)營活動的合法性、規(guī)范性和透明度，提高運營效率，保障旅行社及游客的合法權(quán)益，特制定本臺賬管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本旅行社全體員工，涵蓋旅行社經(jīng)營活動中的各類業(yè)務臺賬管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及旅游行業(yè)相關(guān)標準，確保臺賬管理活動合法合規(guī)。2.準確性原則：臺賬記錄應真實、準確、完整，如實反映旅行社業(yè)務活動的實際情況。3.及時性原則：各項業(yè)務信息應及時記錄，不得拖延積壓，以保證臺賬數(shù)據(jù)的時效性。4.保密性原則：涉及旅行社商業(yè)秘密及游客個人信息的臺賬內(nèi)容，應嚴格保密，防止信息泄露。二、臺賬分類及管理要求（一）合同臺賬1.合同簽訂臺賬記錄內(nèi)容：詳細記錄與游客簽訂的各類旅游合同信息，包括合同編號、游客姓名、聯(lián)系方式、旅游線路、出行時間、費用明細、付款方式及時間等。管理要求：合同簽訂后，業(yè)務人員應在[X]個工作日內(nèi)將合同關(guān)鍵信息錄入臺賬，并確保信息準確無誤。合同臺賬應按照簽訂時間順序進行排列，便于查詢和統(tǒng)計。2.合同變更臺賬記錄內(nèi)容：對于已簽訂合同在履行過程中發(fā)生的變更事項進行記錄，包括變更原因、變更內(nèi)容（如行程調(diào)整、服務項目增減等）、變更時間、涉及游客信息等。管理要求：合同變更發(fā)生后，相關(guān)業(yè)務人員應及時填寫變更臺賬，并將變更后的合同副本與臺賬記錄一并存檔。涉及費用調(diào)整的，應詳細記錄費用變動情況及調(diào)整依據(jù)。3.合同執(zhí)行情況臺賬記錄內(nèi)容：跟蹤合同執(zhí)行進度，記錄游客行程安排、實際出行情況、服務反饋等信息。對于合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及處理結(jié)果進行詳細記錄。管理要求：業(yè)務人員應實時關(guān)注合同執(zhí)行情況，定期更新臺賬。在合同執(zhí)行完畢后，應及時總結(jié)經(jīng)驗教訓，對合同執(zhí)行情況進行全面評估，并將評估結(jié)果反饋至相關(guān)部門及管理層。（二）財務臺賬1.收入臺賬記錄內(nèi)容：按照收入來源分類記錄旅行社的各項收入，包括旅游團費收入、票務銷售收入、代辦服務費收入等。詳細記錄每筆收入的金額、來源客戶、收款時間、收款方式等信息。管理要求：財務人員應每日及時登記收入臺賬，確保收入數(shù)據(jù)準確無誤。對于不同來源的收入，應分別進行明細核算，以便于財務分析和稅務申報。2.支出臺賬記錄內(nèi)容：全面記錄旅行社的各項支出，如交通費用、住宿費用、餐飲費用、導游薪酬、辦公費用等。詳細記錄每筆支出的金額、支出項目、支付對象、支付時間、支付方式等信息。管理要求：支出發(fā)生后，相關(guān)經(jīng)手人應在[X]個工作日內(nèi)將支出信息提交財務部門，財務人員審核無誤后及時錄入支出臺賬。支出臺賬應按照費用類別進行分類統(tǒng)計，便于成本控制和財務分析。3.應收賬款臺賬記錄內(nèi)容：對尚未收回的旅游團款及其他應收款項進行詳細記錄，包括欠款客戶信息（姓名、聯(lián)系方式、單位名稱等）、欠款金額、欠款時間、催款記錄等。管理要求：業(yè)務人員應定期與欠款客戶溝通，跟蹤款項回收情況，并及時更新應收賬款臺賬。財務部門應根據(jù)應收賬款臺賬制定催款計劃，加大催款力度，確?？铐椉皶r收回，降低壞賬風險。4.應付賬款臺賬記錄內(nèi)容：記錄旅行社應付給供應商、合作伙伴等的款項信息，包括應付對象、應付金額、應付時間、付款期限、付款進度等。管理要求：財務人員應密切關(guān)注應付賬款的到期情況，合理安排資金支付，確保按時足額支付款項，維護旅行社良好的商業(yè)信譽。同時，應定期核對應付賬款臺賬，確保賬目清晰準確。（三）游客信息臺賬1.基本信息臺賬記錄內(nèi)容：收集并記錄游客的基本信息，如姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。管理要求：業(yè)務人員在接待游客時，應認真核對游客提供的基本信息，并準確錄入臺賬。游客信息臺賬應妥善保管，防止信息丟失或泄露。2.旅游偏好臺賬記錄內(nèi)容：記錄游客的旅游偏好，如旅游目的地、旅游方式、感興趣的旅游項目、特殊需求等。管理要求：在與游客溝通交流過程中，業(yè)務人員應留意收集游客的旅游偏好信息，并及時更新臺賬。通過分析游客信息臺賬，旅行社可以更好地了解游客需求，提供個性化的旅游服務。3.投訴建議臺賬記錄內(nèi)容：詳細記錄游客的投訴內(nèi)容、投訴時間、投訴方式、處理結(jié)果以及游客提出的建議等信息。管理要求：對于游客的投訴和建議，相關(guān)部門應高度重視，及時進行處理和反饋。投訴建議臺賬應定期進行整理和分析，總結(jié)游客反映的共性問題，采取有效措施加以改進，不斷提高旅行社的服務質(zhì)量。（四）導游管理臺賬1.導游信息臺賬記錄內(nèi)容：登記導游人員的基本信息，包括姓名、性別、年齡、導游證號碼、聯(lián)系方式、所屬旅行社、導游等級等。管理要求：人力資源部門應定期更新導游信息臺賬，確保信息的準確性和完整性。同時，應建立導游人員檔案，將導游的培訓記錄、業(yè)績考核、獎懲情況等相關(guān)資料一并歸檔保存。2.導游帶團臺賬記錄內(nèi)容：記錄導游帶團的相關(guān)信息，如團隊名稱、帶團時間、行程安排、游客評價等。管理要求：導游在帶團結(jié)束后，應及時填寫帶團臺賬，并提交給相關(guān)部門。業(yè)務部門應根據(jù)導游帶團臺賬對導游的工作表現(xiàn)進行評估，作為導游績效考核和獎勵懲罰的依據(jù)。3.導游培訓臺賬記錄內(nèi)容：跟蹤導游參加培訓的情況，包括培訓時間、培訓內(nèi)容、培訓講師、考核成績等。管理要求：人力資源部門應組織導游參加各類培訓，并做好培訓臺賬記錄。通過培訓臺賬，可以了解導游的培訓需求和培訓效果，為制定更有針對性的培訓計劃提供參考。三、臺賬記錄與保管（一）記錄要求1.臺賬記錄應使用鋼筆、中性筆或計算機打印，不得使用鉛筆或易褪色的筆書寫。2.記錄內(nèi)容應清晰、工整、準確，不得隨意涂改。如有錯誤需要更正，應采用規(guī)范的更正方法，并由更正人簽字確認。3.對于電子臺賬，應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放一份。（二）保管期限1.合同臺賬、財務臺賬等重要業(yè)務臺賬應永久保存。2.游客信息臺賬、導游管理臺賬等一般業(yè)務臺賬應保存[X]年。3.法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。（三）保管方式1.紙質(zhì)臺賬應分類裝訂成冊，存放在專門的檔案柜中，并按照保管期限進行分類存放。檔案柜應具備防火、防潮、防蟲等功能。2.電子臺賬應存儲在服務器或其他安全的存儲設(shè)備上，并設(shè)置訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。同時，應定期對電子臺賬進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。四．臺賬查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.旅行社內(nèi)部員工因工作需要查閱臺賬的，應填寫《臺賬查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，方可查閱。2.涉及旅行社商業(yè)秘密及游客個人信息的臺賬，未經(jīng)旅行社管理層批準，嚴禁外部人員查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《臺賬查閱申請表》，提交所在部門負責人審批。2.部門負責人審批通過后，將申請表交至臺賬管理部門。3.臺賬管理部門安排專人負責提供查閱服務，并在查閱過程中進行監(jiān)督，確保查閱人按照規(guī)定查閱，不得擅自復制、傳播或泄露臺賬信息。4.查閱完畢后，查閱人應在《臺賬查閱登記表》上簽字確認。（三）使用規(guī)定1.查閱人應嚴格按照查閱目的使用臺賬信息，不得將臺賬信息用于其他非工作目的。2.如需復制臺賬信息，應經(jīng)臺賬管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。復制后的臺賬信息應妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.設(shè)立專門的臺賬管理監(jiān)督小組，定期對旅行社臺賬管理制度的執(zhí)行情況進行檢查。監(jiān)督小組由財務、業(yè)務、人力資源等部門的相關(guān)人員組成，負責對各類臺賬的記錄、保管、查閱等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查。2.各部門應定期對本部門負責的臺賬進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告給臺賬管理監(jiān)督小組。3.鼓勵全體員工對臺賬管理過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報，對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。（二）外部檢查1.積極配合旅游行政管理部門、稅務部門等相關(guān)部門的檢查工作，如實提供各類臺賬資料。2.對于外部檢查中發(fā)現(xiàn)的