PAGE密碼傳真工作制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司密碼傳真工作流程，確保傳真信息的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)傳遞，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)之間以及公司與外部有業(yè)務(wù)往來(lái)單位通過(guò)密碼傳真進(jìn)行信息傳遞的工作。（三）基本原則1.合法性原則：密碼傳真工作必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保信息傳輸符合法律要求，不得利用傳真進(jìn)行違法違規(guī)活動(dòng)。2.安全性原則：高度重視傳真信息安全，采取有效措施防止信息泄露、篡改和丟失，保障公司商業(yè)機(jī)密和敏感信息安全。3.準(zhǔn)確性原則：傳真內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，發(fā)送前需認(rèn)真核對(duì)，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致工作失誤或造成不良影響。4.及時(shí)性原則：根據(jù)工作需要及時(shí)發(fā)送和接收傳真，確保信息傳遞的時(shí)效性，不影響工作的正常開(kāi)展。二、傳真設(shè)備管理（一）設(shè)備配備1.公司根據(jù)工作需求，為各部門(mén)配備必要的密碼傳真設(shè)備，包括傳真機(jī)、加密軟件等。2.傳真設(shè)備應(yīng)放置在安全、穩(wěn)定、便于操作的位置，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）設(shè)備維護(hù)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)傳真設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)，定期檢查設(shè)備性能，確保設(shè)備處于良好工作狀態(tài)。2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司行政部門(mén)，并填寫(xiě)設(shè)備維修申請(qǐng)表，由行政部門(mén)聯(lián)系專(zhuān)業(yè)維修人員進(jìn)行維修。3.對(duì)于因設(shè)備老化或損壞無(wú)法正常維修的，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)更換新設(shè)備，確保傳真工作不受影響。（三）設(shè)備使用培訓(xùn)1.公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織對(duì)新入職員工或使用傳真設(shè)備不熟練的員工進(jìn)行密碼傳真設(shè)備使用培訓(xùn)，確保員工熟悉設(shè)備操作流程和注意事項(xiàng)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括傳真機(jī)的基本操作、加密軟件的安裝與使用、密碼設(shè)置與管理等。3.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)進(jìn)行考核，確保員工能夠熟練掌握傳真設(shè)備的使用方法。三、傳真密碼管理（一）密碼設(shè)置1.傳真密碼應(yīng)采用復(fù)雜且不易被破解的組合，包含字母、數(shù)字、特殊字符，長(zhǎng)度不少于[X]位。2.各部門(mén)應(yīng)定期更換傳真密碼，更換周期不得超過(guò)[X]個(gè)月。3.密碼設(shè)置應(yīng)避免使用與個(gè)人信息相關(guān)的簡(jiǎn)單組合，如生日、電話號(hào)碼等。（二二）密碼保管1.傳真密碼由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，不得隨意告知他人。2.如因工作需要將密碼告知他人協(xié)助操作，應(yīng)在操作完成后及時(shí)更改密碼，并對(duì)協(xié)助人員進(jìn)行提醒。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將傳真密碼交接給指定的人員，并確保密碼已及時(shí)更改。（三）密碼使用1.在發(fā)送傳真前，必須正確輸入接收方的傳真號(hào)碼和密碼，確保傳真能夠準(zhǔn)確無(wú)誤地發(fā)送到指定接收方。2.接收傳真時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的密碼進(jìn)行操作，及時(shí)接收并妥善保管傳真文件。3.嚴(yán)禁在公共場(chǎng)所或不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用傳真密碼進(jìn)行操作，防止密碼泄露。四、傳真信息管理（一）信息分類(lèi)1.傳真信息分為普通信息、機(jī)密信息和絕密信息三類(lèi)。2.普通信息是指不涉及公司商業(yè)機(jī)密和敏感信息的一般性文件、通知等；機(jī)密信息是指涉及公司重要業(yè)務(wù)、技術(shù)、財(cái)務(wù)等方面的信息，泄露后可能對(duì)公司造成較大損失；絕密信息是指公司核心機(jī)密，如重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、客戶資料等，泄露后將對(duì)公司造成嚴(yán)重?fù)p害。（二）信息審核1.發(fā)送傳真前，必須對(duì)傳真內(nèi)容進(jìn)行審核，確保信息準(zhǔn)確、合法、合規(guī)。2.普通信息由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后即可發(fā)送；機(jī)密信息需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)送；絕密信息除上述審核流程外，還需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.審核人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)傳真內(nèi)容，對(duì)信息的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）信息登記1.建立傳真信息登記臺(tái)賬，對(duì)每一份傳真進(jìn)行詳細(xì)登記，包括傳真日期、發(fā)送方、接收方、傳真內(nèi)容、密級(jí)等信息。2.傳真信息登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便日后查閱和追溯。（四）信息存儲(chǔ)1.傳真文件應(yīng)按照類(lèi)別和密級(jí)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，確保文件存放有序，便于查找和管理。2.機(jī)密信息和絕密信息應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的加密存儲(chǔ)設(shè)備或系統(tǒng)中，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)。3.定期對(duì)存儲(chǔ)的傳真文件進(jìn)行備份，防止文件丟失或損壞。五、傳真發(fā)送與接收流程（一）發(fā)送流程1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)傳真發(fā)送申請(qǐng)表，詳細(xì)注明傳真號(hào)碼、接收方、傳真內(nèi)容、密級(jí)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，按照密級(jí)要求報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。普通信息由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，機(jī)密信息由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，絕密信息由總經(jīng)理審批。3.審批通過(guò)后，將傳真內(nèi)容錄入傳真機(jī)，并正確輸入接收方的傳真號(hào)碼和密碼，確認(rèn)無(wú)誤后發(fā)送傳真。4.發(fā)送完成后，在傳真發(fā)送申請(qǐng)表上記錄發(fā)送時(shí)間，并將申請(qǐng)表存檔。（二）接收流程1.傳真機(jī)接收傳真時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)或人員。2.接收人員按照規(guī)定的密碼操作傳真機(jī)接收傳真文件，并核對(duì)傳真內(nèi)容與申請(qǐng)表信息是否一致。3.對(duì)于重要傳真文件，接收人員應(yīng)及時(shí)將文件送交部門(mén)負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并做好交接記錄。4.接收完成后，在傳真信息登記臺(tái)賬上記錄接收時(shí)間、接收人等信息。六、傳真安全與保密措施（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.公司應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，確保傳真設(shè)備連接的網(wǎng)絡(luò)安全可靠，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和信息泄露。2.定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)膫髡嫘畔⑦M(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和防護(hù)。（二）人員安全意識(shí)培訓(xùn)1.公司定期組織員工進(jìn)行密碼傳真安全與保密意識(shí)培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和防范能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、安全知識(shí)、保密制度等，使員工了解密碼傳真工作中的安全風(fēng)險(xiǎn)和防范措施。3.通過(guò)案例分析、模擬演練等方式，增強(qiáng)員工對(duì)安全與保密工作的重視程度，確保員工能夠正確處理傳真信息。（三）保密協(xié)議與責(zé)任追究1.公司與涉及密碼傳真工作的員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在傳真信息安全與保密方面的責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)于違反密碼傳真工作制度規(guī)范，導(dǎo)致信息泄露、丟失或其他安全事故的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.責(zé)任追究方式包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)密碼傳真工作制度規(guī)范的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.檢查內(nèi)容包括傳真設(shè)備管理、密碼管理、信息管理、發(fā)送與接收流程、安全與保密措施等方面。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.積極配合國(guó)家相關(guān)部門(mén)和行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供密碼傳真工作相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于監(jiān)管機(jī)構(gòu)提出的問(wèn)題