PAGE自助辦公室使用制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范自助辦公室的使用，提高辦公資源的利用效率，確保辦公秩序和安全，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有使用自助辦公室的員工及相關(guān)人員。（三）基本原則1.公平公正原則：所有使用者享有平等的使用權(quán)利，按照規(guī)定流程申請和使用自助辦公室。2.高效利用原則：鼓勵合理、高效地使用自助辦公室資源，提高辦公效率。3.安全規(guī)范原則：確保自助辦公室的使用符合安全要求，遵守相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，維護辦公環(huán)境的整潔和有序。二、自助辦公室使用申請與審批（一）申請條件1.因工作需要，確實無法在原辦公區(qū)域完成相關(guān)工作任務(wù)，且需要使用特定辦公設(shè)備或空間的員工。2.項目團隊或臨時工作小組，因集中辦公需要使用自助辦公室的。（二）申請流程1.申請人填寫《自助辦公室使用申請表》，詳細說明使用原因、使用時間、預(yù)計使用人數(shù)等信息。2.將申請表提交至所在部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人需對申請的必要性和合理性進行評估，并簽署意見。3.經(jīng)部門負責(zé)人審核通過后，申請表提交至行政部門。行政部門根據(jù)自助辦公室的使用情況進行統(tǒng)籌安排，如遇資源緊張時，有權(quán)根據(jù)實際情況進行調(diào)整或協(xié)調(diào)。4.行政部門審批通過后，向申請人發(fā)放自助辦公室使用權(quán)限通知，申請人憑通知到自助辦公室管理處辦理相關(guān)手續(xù)。（三）審批權(quán)限1.部門負責(zé)人負責(zé)審核本部門員工的申請，重點審查申請的工作必要性和對部門工作的影響。2.行政部門負責(zé)對所有申請進行最終審批，綜合考慮自助辦公室的資源狀況、整體辦公秩序等因素，做出審批決定。三、自助辦公室使用時間與期限（一）使用時間1.自助辦公室的正常使用時間為工作日[具體時間段]，特殊情況需提前向行政部門申請并獲得批準(zhǔn)。2.因工作需要在非正常使用時間使用自助辦公室的，需提前至少[X]小時向行政部門提交申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。（二）使用期限1.單次使用期限一般不超過[X]個工作日，如因特殊工作需要延長使用期限的，需在到期前[X]個工作日向行政部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可繼續(xù)使用。2.對于項目團隊或臨時工作小組的集中辦公需求，使用期限根據(jù)項目實際情況由行政部門與相關(guān)負責(zé)人協(xié)商確定，但最長不超過[X]個月。四、自助辦公室使用規(guī)定（一）人員管理1.使用者應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的使用人數(shù)進入自助辦公室，不得擅自增加人員。如需增加人員，需提前向行政部門申請并獲得批準(zhǔn)。2.使用者在自助辦公室內(nèi)必須遵守辦公秩序，保持安靜，不得大聲喧嘩、爭吵或進行其他影響他人辦公的行為。3.禁止在自助辦公室內(nèi)吸煙、飲食、亂扔垃圾等，保持辦公環(huán)境的整潔衛(wèi)生。（二）設(shè)備使用1.自助辦公室內(nèi)配備的辦公設(shè)備（如電腦、打印機、復(fù)印機等）僅供使用者在規(guī)定時間內(nèi)使用，不得擅自拆卸、損壞或轉(zhuǎn)借他人。2.使用設(shè)備前，使用者應(yīng)熟悉設(shè)備操作規(guī)程，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時向行政部門報告，不得自行維修。3.使用完畢后，應(yīng)按照操作規(guī)程關(guān)閉設(shè)備電源，整理好設(shè)備周邊物品，保持設(shè)備整潔。（三）文件資料管理1.使用者在自助辦公室內(nèi)處理的文件資料應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。涉及公司機密的文件資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進行管理。2.如需在自助辦公室內(nèi)復(fù)印、打印機密文件，應(yīng)提前向行政部門申請，并在指定的設(shè)備上進行操作，確保文件安全。3.使用完畢后，應(yīng)將文件資料整理歸檔，不得遺留在自助辦公室內(nèi)。（四）安全管理1.使用者應(yīng)遵守自助辦公室的安全規(guī)定，不得擅自更改或破壞辦公區(qū)域的安全設(shè)施（如門鎖、消防設(shè)備等）。2.離開自助辦公室時，應(yīng)關(guān)閉門窗，切斷電源，確保辦公區(qū)域的安全。3.如遇緊急情況（如火災(zāi)、地震等），應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案迅速撤離現(xiàn)場，并及時通知行政部門。五、自助辦公室環(huán)境衛(wèi)生與維護（一）環(huán)境衛(wèi)生1.使用者應(yīng)保持自助辦公室內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生，定期清理桌面、地面等區(qū)域，將垃圾放入指定的垃圾桶內(nèi)。2.每周[具體時間]，行政部門將安排專人對自助辦公室進行全面清潔，包括地面清掃、門窗擦拭、設(shè)備清潔等。使用者應(yīng)積極配合，不得妨礙清潔工作的進行。（二）設(shè)施維護1.使用者發(fā)現(xiàn)自助辦公室內(nèi)的設(shè)施（如桌椅、燈具、空調(diào)等）出現(xiàn)損壞時，應(yīng)及時向行政部門報告。行政部門將根據(jù)損壞情況安排維修人員進行維修。2.對于因使用者故意或重大過失導(dǎo)致設(shè)施損壞的，使用者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的維修費用或賠償責(zé)任。六、自助辦公室費用管理（一）費用標(biāo)準(zhǔn)1.自助辦公室的使用費用根據(jù)實際使用情況進行核算，具體費用標(biāo)準(zhǔn)如下：辦公設(shè)備使用費用：[X]元/小時（根據(jù)設(shè)備類型和使用時長進行調(diào)整）場地使用費用：[X]元/天（根據(jù)場地面積和使用天數(shù)進行調(diào)整）2.對于項目團隊或臨時工作小組的集中辦公需求，費用標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)實際情況協(xié)商確定。（二）費用結(jié)算1.行政部門每月定期統(tǒng)計自助辦公室的使用情況，生成費用清單，并通知各部門負責(zé)人。2.各部門負責(zé)人應(yīng)在收到費用清單后的[X]個工作日內(nèi)核對確認(rèn)，并將費用支付信息反饋給行政部門。3.費用支付方式為[具體支付方式]，如遇逾期未支付的情況，行政部門將暫停該部門的自助辦公室使用權(quán)限，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定申請或未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用自助辦公室的。2.超出批準(zhǔn)的使用時間、期限或人數(shù)使用自助辦公室的。3.在自助辦公室內(nèi)違反人員管理、設(shè)備使用、文件資料管理、安全管理等規(guī)定的。4.故意損壞自助辦公室設(shè)施設(shè)備或造成環(huán)境衛(wèi)生嚴(yán)重破壞的。5.其他違反本制度規(guī)范的行為。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)的員工，行政部門將給予口頭警告，并要求其立即改正違規(guī)行為。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，行政部門將視情況給予書面警告、罰款、暫停自助辦公室使用權(quán)限等處理措施，并在公司內(nèi)部進行通報批評。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的