企業(yè)檔案管理制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及集團母公司關(guān)于檔案規(guī)范化管理的指導(dǎo)意見制定，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部檔案管理現(xiàn)狀及風(fēng)險防控需求，旨在規(guī)范企業(yè)檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全流程管理，提升檔案管理水平，防范泄密、遺失、損毀等專項風(fēng)險，確保檔案信息資產(chǎn)安全，促進企業(yè)合規(guī)經(jīng)營。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司經(jīng)營管理、項目執(zhí)行、人力資源、財務(wù)審計、科技研發(fā)等業(yè)務(wù)場景，所有涉及檔案形成、管理及利用的活動均須嚴格遵守本制度要求。第三條本制度涉及以下核心術(shù)語：（一）檔案專項管理：指企業(yè)為實現(xiàn)檔案規(guī)范化、安全化、高效化管理目標，依據(jù)法律法規(guī)及內(nèi)部制度，對檔案全生命周期實施系統(tǒng)性管控的活動。（二）檔案管理風(fēng)險：指因檔案管理流程缺陷、制度執(zhí)行不到位、人員操作失誤等導(dǎo)致檔案信息泄露、完整性受損或無法有效利用的風(fēng)險。（三）檔案合規(guī)：指企業(yè)檔案管理活動符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度要求，保障檔案合法、安全、有序管理的狀態(tài)。第四條檔案專項管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：檔案管理范圍覆蓋企業(yè)所有業(yè)務(wù)活動及檔案類型，確保無遺漏；（二）責(zé)任到人原則：明確各級管理主體及崗位人員檔案管理職責(zé)，確保責(zé)任可追溯；（三）風(fēng)險導(dǎo)向原則：重點管控高風(fēng)險檔案類型及管理環(huán)節(jié)，優(yōu)先防范重大風(fēng)險；（四）持續(xù)改進原則：定期評估檔案管理效果，優(yōu)化管理流程，適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需求。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負責(zé)人對本單位檔案管理工作負總責(zé)，統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)檔案專項管理工作，審批重大檔案管理決策；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負責(zé)檔案管理制度的組織實施、監(jiān)督考核及問題整改。第六條設(shè)立檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括各部門負責(zé)人及檔案管理專責(zé)人員，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理資源，決策重大檔案管理事項，監(jiān)督制度執(zhí)行情況，定期聽取工作匯報。第七條檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責(zé)包括：（一）審議檔案管理制度及年度工作計劃；（二）協(xié)調(diào)跨部門檔案管理事項，解決重大問題；（三）監(jiān)督考核各部門檔案管理績效，提出改進要求；（四）組織開展檔案管理培訓(xùn)及應(yīng)急演練。第八條明確三類主體職責(zé)：（一）牽頭部門：檔案管理部作為檔案專項管理的牽頭部門，負責(zé)統(tǒng)籌檔案管理制度建設(shè)、風(fēng)險識別、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫及信息化建設(shè)，定期編制檔案管理報告。（二）專責(zé)部門：法務(wù)合規(guī)部負責(zé)審核檔案管理制度合規(guī)性，財務(wù)部負責(zé)監(jiān)督財務(wù)檔案的合規(guī)要求，信息技術(shù)部負責(zé)保障檔案系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行，各部門負責(zé)人對本領(lǐng)域檔案管理負直接管理責(zé)任。（三）業(yè)務(wù)部門及下屬單位：負責(zé)落實檔案管理制度，開展日常檔案收集、整理、歸檔，排查管理風(fēng)險，配合專項檢查及問題整改。第九條基層執(zhí)行崗人員職責(zé)包括：（一）嚴格按照檔案管理流程操作，確保檔案完整性、準確性；（二）及時移交歸檔文件，不得私藏或損毀檔案；（三）發(fā)現(xiàn)檔案管理風(fēng)險或異常情況，立即向部門負責(zé)人報告；（四）簽署崗位合規(guī)承諾書，確認已熟知檔案管理要求。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十條檔案收集歸檔管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：各類檔案（包括紙質(zhì)、電子、音視頻等）須在形成后X日內(nèi)完成收集，符合歸檔范圍要求的須及時移交檔案管理部門，確保檔案來源可靠、程序規(guī)范；（二）禁止性行為：嚴禁將涉密檔案違規(guī)帶離辦公場所，嚴禁擅自銷毀未到鑒定期的檔案；（三）重點防控點：加強重大活動、合同簽訂、財務(wù)報銷等關(guān)鍵環(huán)節(jié)檔案的完整性審核，防范因記錄缺失導(dǎo)致的風(fēng)險。第十一條檔案保管安全要求：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：紙質(zhì)檔案存放于符合恒溫恒濕要求的庫房，電子檔案存儲于加密服務(wù)器，重要檔案配備雙備份機制，定期開展異地容災(zāi)備份；（二）禁止性行為：嚴禁在非檔案專用場所存放涉密檔案，嚴禁違規(guī)使用移動存儲設(shè)備拷貝重要檔案；（三）重點防控點：定期檢查庫房及系統(tǒng)安全，防范火災(zāi)、水浸、黑客攻擊等風(fēng)險。第十二條檔案利用查閱管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：檔案查閱須憑授權(quán)批準，涉密檔案須在授權(quán)范圍內(nèi)使用，查閱過程須全程記錄；（（二）禁止性行為：嚴禁將涉密檔案外借，嚴禁擅自復(fù)制涉密檔案內(nèi)容；（三）重點防控點：加強電子檔案訪問權(quán)限管控，防止非授權(quán)訪問或篡改。第十三條檔案鑒定銷毀管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：檔案鑒定每年開展一次，由檔案管理部會同業(yè)務(wù)部門共同執(zhí)行，符合銷毀條件的檔案須編制銷毀清單并履行審批程序；（二）禁止性行為：嚴禁未履行鑒定程序擅自銷毀檔案，嚴禁銷毀涉密檔案；（三）重點防控點：加強對到期檔案的鑒定評估，防止因鑒定疏漏導(dǎo)致重要信息丟失。第十四條檔案信息化管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：電子檔案系統(tǒng)須實現(xiàn)全流程電子化歸檔，支持檔案在線查閱、智能檢索及權(quán)限管理；（二）禁止性行為：嚴禁在非合規(guī)系統(tǒng)存儲重要檔案，嚴禁擅自修改電子檔案元數(shù)據(jù)；（三）重點防控點：加強電子檔案元數(shù)據(jù)規(guī)范性審核，防止因信息錯誤導(dǎo)致檢索失敗。第十五條涉密檔案管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：涉密檔案須分級標注密級，實行“誰主管、誰負責(zé)”原則，明確保管、查閱、復(fù)制等環(huán)節(jié)權(quán)限；（二）禁止性行為：嚴禁在公共網(wǎng)絡(luò)傳輸涉密檔案，嚴禁將涉密檔案存儲于個人設(shè)備；（三）重點防控點：加強涉密人員背景審查，定期開展保密教育培訓(xùn)。第十六條外部合作檔案管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：與第三方合作涉及檔案交接的，須簽訂保密協(xié)議，明確檔案使用范圍及銷毀要求；（二）禁止性行為：嚴禁向合作方提供超出合作范圍的檔案，嚴禁合作方違規(guī)留存檔案；（三）重點防控點：加強對第三方合作檔案的回收驗證，防止檔案泄露。第十七條特殊檔案管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標準：重大建設(shè)項目檔案須同步收集施工圖紙、驗收報告等完整資料，知識產(chǎn)權(quán)檔案須與專利證書、技術(shù)交底書同步歸檔；（二）禁止性行為：嚴禁擅自修改特殊檔案內(nèi)容，嚴禁因歸檔不完整導(dǎo)致合規(guī)風(fēng)險；（三）重點防控點：建立特殊檔案專人負責(zé)制，確保檔案全鏈條可追溯。第四章專項管理運行機制第十八條制度動態(tài)更新機制：檔案管理制度每年審核一次，根據(jù)國家法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整需求及時修訂，修訂后須發(fā)布通知并在X日內(nèi)完成宣貫培訓(xùn)。第十九條風(fēng)險識別預(yù)警機制：檔案管理部每季度開展風(fēng)險排查，對發(fā)現(xiàn)的問題進行分級評估，發(fā)布風(fēng)險預(yù)警通知，明確整改時限及責(zé)任部門。第二十條合規(guī)審查機制：將檔案管理審查嵌入業(yè)務(wù)流程，合同簽訂、項目審批等關(guān)鍵節(jié)點須經(jīng)檔案管理部審核，未經(jīng)審查的檔案相關(guān)事項不得實施。第二十一條風(fēng)險應(yīng)對機制：一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門自行整改，重大風(fēng)險由檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織協(xié)同處置，重要風(fēng)險事件須在X小時內(nèi)上報至分管領(lǐng)導(dǎo)。第二十二條責(zé)任追究機制：對違反檔案管理制度的行為，視情節(jié)嚴重程度給予通報批評、績效扣減、紀律處分等處理，情節(jié)特別嚴重的移交司法機關(guān)處理。第二十三條評估改進機制：每年開展檔案管理工作評估，從制度完善度、執(zhí)行有效性、風(fēng)險防控效果等方面進行綜合評價，形成改進報告并納入部門考核。第五章專項管理保障措施第二十四條組織保障：公司主要負責(zé)人每年聽取檔案管理工作匯報，分管領(lǐng)導(dǎo)每月檢查制度執(zhí)行情況，確保檔案管理工作納入各級領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任清單。第二十五條考核激勵機制：將檔案管理績效納入部門年度考核，考核結(jié)果與績效獎金、評優(yōu)評先直接掛鉤，對檔案管理先進部門給予專項獎勵。第二十六條培訓(xùn)宣傳機制：分層級開展檔案管理培訓(xùn)，管理層重點培訓(xùn)合規(guī)履職要求，一線員工重點培訓(xùn)操作規(guī)范，每年培訓(xùn)覆蓋率須達100%。第二十七條信息化支撐：建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案全流程數(shù)字化管理，通過系統(tǒng)工具實現(xiàn)流程自動化、風(fēng)險實時監(jiān)控及智能預(yù)警。第二十八條文化建設(shè)：發(fā)布《檔案管理合規(guī)手冊》，組織全員簽訂合規(guī)承諾書，利用宣傳欄、內(nèi)部平臺等載體營造“全員合規(guī)”氛圍。第二十九條報告制度：各部門每月報送檔案管理情況，檔案管理部每季度編制管理報告，重大風(fēng)險事件須在X小時