會議紀律與秩序維護制度第一章總則第一條本制度依據《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》及相關行業(yè)監(jiān)管要求，結合集團母公司關于企業(yè)治理與風險管理的規(guī)定，以及公司內部加強運營管控、防控專項風險的迫切需求制定。旨在通過明確會議紀律與秩序維護標準，規(guī)范會議組織與管理行為，提升決策效率與執(zhí)行效果，防范運營風險，確保公司治理體系的健全與有效運行。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司各級會議的籌備、召開、記錄及后續(xù)跟進等全流程管理。包括但不限于公司董事會、經營決策會、部門工作會、專題研討會、外部協調會等所有內部及外部組織的會議活動。第三條本制度下列術語含義：（一）“會議專項管理”指公司對會議活動全流程的規(guī)劃、組織、實施、監(jiān)督與改進，涵蓋會議需求發(fā)起、議程設定、參與管理、紀律執(zhí)行、效果評估等環(huán)節(jié)，旨在實現會議資源的合理配置與高效利用。（二）“會議秩序風險”指因會議組織不規(guī)范、紀律執(zhí)行不到位、參與行為失范等導致的決策失誤、資源浪費、信息泄露或聲譽損害等潛在不利后果。（三）“合規(guī)會議要求”指會議活動必須符合公司章程、議事規(guī)則及本制度規(guī)定，確保會議程序合法、內容真實、討論充分、決議有效。第四條會議專項管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：所有會議活動納入統(tǒng)一管理框架，確保管理標準不遺漏；（二）責任到人原則：明確各級組織與個人的職責分工，實現全程可追溯；（三）風險導向原則：重點關注秩序維護中的潛在風險點，優(yōu)先防范重大風險；（四）持續(xù)改進原則：定期評估管理效果，優(yōu)化制度與執(zhí)行流程。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人對公司會議專項管理負總責，對會議紀律與秩序維護的最終效果承擔領導責任；分管會議管理工作的負責人為直接責任人，統(tǒng)籌推進制度落實與監(jiān)督考核。第六條設立公司會議專項管理領導小組，由公司主要負責人擔任組長，分管領導擔任副組長，相關部門負責人為成員。領導小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌制定與修訂會議專項管理制度，審批重大會議組織方案；（二）協調跨部門會議資源，解決管理中的重大問題；（三）監(jiān)督評估會議專項管理成效，提出改進要求。第七條明確會議專項管理的三級職責分工：（一）牽頭部門：由辦公室（或綜合管理部）擔任，負責：1.統(tǒng)籌會議管理制度建設，擬定年度管理計劃；2.識別會議秩序風險點，制定預防措施；3.組織實施會議紀律監(jiān)督，定期通報問題；4.開展培訓宣貫，提升全員規(guī)范意識。（二）專責部門：由法務合規(guī)部、風控部等部門承擔，負責：1.審核重大會議的合規(guī)性，提供專業(yè)意見；2.優(yōu)化會議組織流程，嵌入風險控制節(jié)點；3.協助處置會議中的違規(guī)行為，提出處罰建議。（三）業(yè)務部門/下屬單位：承擔主體責任，負責：1.落實本領域會議管理要求，規(guī)范內部會議活動；2.開展自查自糾，及時上報秩序問題；3.培訓員工遵守會議紀律，強化執(zhí)行力度。第八條基層執(zhí)行崗位員工必須履行以下合規(guī)操作責任：（一）崗位合規(guī)承諾：簽署《會議紀律承諾書》，明確個人義務；（二）風險主動上報：發(fā)現會議組織或參與中的異常情況，及時向部門負責人或辦公室報告；（三）執(zhí)行紀律要求：嚴格遵守會場規(guī)則，不得干擾會議秩序。第三章專項管理重點內容與要求第九條會議需求發(fā)起與審批：（一）業(yè)務部門提交會議申請時，需說明會議目的、參會人員、時長及預算，由部門負責人審批；（二）超過XX人規(guī)?；蛏婕爸卮鬀Q策的會議，需經分管領導審核，重大會議報主要負責人批準。第十條議程與材料準備：（一）會議議程需提前X天發(fā)布，明確討論事項、時間分配及責任人；（二）會議材料應在會前X小時送達參會者，確保信息充分、內容準確。第十一條參會與紀律管理：（一）合規(guī)標準：1.按規(guī)定時間簽到入場，不得無故缺席或遲到；2.遵守會場秩序，手機調至靜音或關閉狀態(tài)；3.未經許可不得錄音錄像，涉及保密內容需額外審批。（二）禁止性行為：1.嚴禁在會議中從事與議題無關活動，如接打電話、交頭接耳；2.嚴禁泄露會議內容，尤其是未公開的決策信息；3.嚴禁通過會議傳遞虛假信息或進行商業(yè)賄賂。第十二條會議記錄與決議執(zhí)行：（一）指定專人負責記錄，確保內容完整、準確；（二）會議決議需明確責任部門與完成時限，會后X天內形成紀要并分發(fā)給相關人員；（三）業(yè)務部門需在規(guī)定時限內提交執(zhí)行報告，專責部門跟蹤落實。第十三條重大會議保障：（一）涉及公司戰(zhàn)略、資本運作等會議，需提前制定應急預案，包括備用場地、技術支持等；（二）外聘專家或外部參會者需進行資質審核，并簽訂保密協議；（三）會議期間需安排專人引導，確保流程順暢。第十四條特殊場景管控：（一）線上會議：參照線下標準執(zhí)行，加強參會身份驗證，禁止串流；（二）視頻會議：提前調試設備，確保音視頻質量，會后清理錄制文件；（三）異地會議：遵守當地合規(guī)要求，不得安排違規(guī)娛樂活動。第十五條違規(guī)行為處置：（一）輕微違規(guī)如遲到、玩手機等，由部門負責人提醒整改；（二）嚴重違規(guī)如泄露核心信息、擾亂秩序等，按公司紀律處分規(guī)定處理；（三）涉及刑事風險的，移交司法機關追究責任。第四章專項管理運行機制第十六條制度動態(tài)更新機制：（一）辦公室每年X月牽頭評估制度執(zhí)行情況，根據法規(guī)變化、業(yè)務調整修訂制度；（二）重大改革或新業(yè)務上線后，需同步完善會議管理要求。第十七條風險識別預警機制：（一）每月開展會議秩序風險排查，重點關注規(guī)模較大、議題敏感的會議；（二）分級評估風險等級：一般風險需部門負責人整改，重大風險由領導小組協調處置；（三）發(fā)布《會議風險預警通知》，明確防范措施。第十八條合規(guī)審查機制：（一）將會議合規(guī)審查嵌入以下關鍵節(jié)點：1.會議申請審批時，法務部抽查材料合規(guī)性；2.會議召開前，辦公室檢查紀律落實情況；3.會議結束后，風控部抽查決議執(zhí)行進度。（二）實行“未經審查不得實施”原則，對未按程序報批的會議不予召開。第十九條風險應對機制：（一）一般風險：由業(yè)務部門限期整改，專責部門跟蹤；（二）重大風險：啟動應急預案，由領導小組牽頭處置，包括：1.立即中止違規(guī)會議，隔離涉事人員；2.啟動責任倒查，明確賠償標準；3.向主要負責人報告處置結果。第二十條責任追究機制：（一）違規(guī)情形與處罰標準：1.未經批準擅自開會，處部門罰款X萬元，負責人降級；2.泄露會議信息導致損失，按損失金額10%-20%處罰，涉嫌犯罪的移交司法；3.阻礙會議秩序，解除勞動合同。（二）處罰程序：由專責部門調查取證，領導小組審批，人力資源部執(zhí)行。第二十一條評估改進機制：（一）每季度開展會議專項管理效果評估，指標包括：參會率、秩序投訴率、決議執(zhí)行率；（二）針對排名靠后的部門，制定專項整改計劃，辦公室跟蹤落實；（三）評估結果作為年度績效考核的重要依據。第五章專項管理保障措施第二十二條組織保障：（一）各級領導干部帶頭遵守會議紀律，不得安排與工作無關事項；（二）設立“會議紀律監(jiān)督員”，由各部門抽選代表擔任，每月向辦公室反饋問題。第二十三條考核激勵機制：（一）將會議合規(guī)情況納入部門年度考核，優(yōu)秀部門獎勵X萬元經費，落后部門取消評優(yōu)資格；（二）個人違規(guī)行為與績效掛鉤，連續(xù)X次違規(guī)的直接淘汰。第二十四條培訓宣傳機制：（一）管理層培訓：每年X月組織議事規(guī)則培訓，重點解讀決策程序與責任；（二）一線員工培訓：每月開展《會議紀律操作手冊》學習，結合案例講解紅線行為；（三）制作宣傳視頻，在內部平臺播放，強化合規(guī)意識。第二十五條信息化支撐：（一）開發(fā)會議管理系統(tǒng)，實現申請、審批、簽到、紀要的全流程電子化；（二）通過系統(tǒng)自動識別異常行為，如參會者頻繁離席、語音異常等；（三）建立風險數據庫，記錄違規(guī)案例，支持智能預警。第二十六條文化建設：（一）發(fā)布《會議專項合規(guī)手冊》，作為新員工入職必讀材料；（二）在年會等場合開展“優(yōu)秀會議組織案例”評選，樹立標桿；（三）簽訂《會議紀律承諾書》，員工手寫承諾，確認知曉責任。第二十七條報告制度：（一）風險事件上報：重大違規(guī)行為需在X小時內提交《突發(fā)事件報告》，內容包括時間、地點、經過、處置措施；（二）年度管理報告：每年X月提交《會議專項管理年度報告》，需涵蓋：制度執(zhí)行情況、風險事件匯總、改進建議；（三）報告需經領導小組審核，并抄送母公司監(jiān)管部門（如適用）。第六章附則第二十八條本制度由公司辦公室