中華人民共和國環(huán)境保護行業(yè)標準Datacollectionspeci2001-12-25發(fā)布2002-04-01實施為保證環(huán)保系統(tǒng)檔案實現(xiàn)計算機化管理，逐步在全國范圍內(nèi)建成環(huán)保檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)快速、準確查詢和資源共享，使環(huán)保檔案信息資源得以充分開發(fā)和利用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》,制定本規(guī)范。本標準由國家環(huán)境保護總局科技標準司提出。本標準起草單位：中國環(huán)境科學(xué)研究院、中日友好環(huán)境保護中心、中國環(huán)境監(jiān)測總站、遼寧省環(huán)境保護局。本標準起草人：傅堅、羅桂玲、蔡君、王巧珠、馬鳳芝、李敏君、杜淑平。本標準由國家環(huán)境保護總局于2001年12月25日批準。本標準由國家環(huán)境保護總局解釋。GB/T4754—1994國民經(jīng)HJ/T8.1—1994環(huán)境保護檔案管理規(guī)范科學(xué)研究HJ/T8.2—1994環(huán)境保護檔案管理規(guī)范環(huán)境監(jiān)測13.9磁性載體文件：以磁性材料(如計算機磁帶、軟磁盤、錄象帶、錄音帶)為信息載體的文件。印章、牌匾、題字、題辭(題詞)等不同載體的實物。4.2各數(shù)據(jù)項的字節(jié)長度參照表1中規(guī)定的長度確定。1CC2CD83目錄號C8D84C4歸檔部門C5C歸檔時間D86C8附件C7C8C8CC9C6CC4電子文檔號C日期D8MC例：1.全稱：國家環(huán)境保護總局簡稱：國家環(huán)保總局目錄內(nèi)案卷的順序號(流水號),在同一案卷目錄內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。依據(jù)《檔號編制規(guī)25.7保管期限檔案的保管期限為永久、長期、短期三種。長期為16至50年，短期為15年以下。按照國家或本單位保管期限制度確定，對更改的案卷，應(yīng)錄入新的保管期限。會計檔案的保管期限分為：永久、10年、5年、3年。依據(jù)《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。5.8稿本檔案文件的文稿、文本和版本。稿本項依實際情況錄入為草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍圖、正本、副本、原版、試行本、復(fù)印件、修訂本、影印本、各種文字本等。文件機密程度的等級。它是由發(fā)文機關(guān)根據(jù)文件內(nèi)容涉及國家機密的程度，限制文件的流通范圍而設(shè)立的等級概念。密級按GB/T7156-1987第4章文獻保密等級代碼表劃分為六個級別，名稱與代碼如下：公開級0國內(nèi)級國內(nèi)1內(nèi)部級內(nèi)部2345每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。文件的編制日期，一般為文件發(fā)文的時間。決議、決定、命令、法律、標準、辦法、規(guī)定、條例、章程等為通過時間或發(fā)布時間。條約、合同、協(xié)議為簽署時間，技術(shù)評審證書、技術(shù)鑒定證書為通過時間，獲獎證書、發(fā)明證書、專利證書為頒發(fā)時間，科研報告、學(xué)術(shù)論文為發(fā)表時間，原始試驗記錄、測定檢驗數(shù)據(jù)為記錄時間等。5.12載體類型檔案的載體類型分為紙、唱片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤等。以紙張為載體的檔案不予著錄，其他載體類型據(jù)實著錄。5.13文件編號文件制發(fā)過程中由制發(fā)機關(guān)、團體或個人編寫的文件材料的序號。包括發(fā)文字號、技術(shù)鑒定證書編號、科研報告的流水號，標準規(guī)范類文件流水編號等。文件編號照原文字和符號錄入。例：1.[1990]國環(huán)字33號環(huán)院[2000]11號2.編號[1996]環(huán)科攻驗字005號5.14起始日期案卷內(nèi)文件形成的最早時間。時間項一律用8位阿拉伯數(shù)字表示，第1～4位數(shù)表示年，第5～6位數(shù)表示月，第7～8位數(shù)表示日。例：1996年8月12日錄入為199608121997年3月3日錄入為199703035.15終止日期案卷內(nèi)文件形成的最晚時間。錄入方法同5.14。5.16歸檔部門3立檔單位的名稱。課題或項目第一負責(zé)人所在部門的名稱。5.17歸檔時間檔案移交檔案室的時間。5.18附件文件正文之后的附加材料，一般只錄人附件題名。如果附件具有自己的題名，并能單獨使用，具有獨立檢索意義時，亦可另行錄入條目，但應(yīng)在備注中說明。5.19主題詞揭示檔案主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組，主題詞按照《檔案主題標引規(guī)則》及《中國檔案主題詞表》、《環(huán)境保護檔案主題詞表》標引。一般錄人2～6個主題詞。5.20存放位置檔案存放在檔案庫房的密集架、檔案柜等裝具的編號。案卷需要說明的事宜5.22電子文檔號檔案館(室)管理電子文件的一組符號代碼。5.23原文內(nèi)容對檔案文件的文字、圖形進行掃描。6環(huán)保文書檔案數(shù)據(jù)項各數(shù)據(jù)項字節(jié)長度參照表3中規(guī)定的長度確定。表3文書檔案數(shù)據(jù)項1C46C2C7文件題名C3C8并列題名C4案卷題名C9副題名C5C46.1年度案卷形成的年度。6.2分類號依據(jù)《檔案分類標引規(guī)則》及《中國檔案分類法》、《中國檔案分類法·環(huán)境保護檔案分類表》對案卷進行分類。6.2.1案卷級分類一般分到二級類目，文件級分類一般分到三級類目。6.2.2主題單一的案卷或文件，應(yīng)按分類表主表中相對應(yīng)的某一類目標引。例：“關(guān)于×××等同志任免的通知”,歸入“機構(gòu)編制、人事勞動”中“人事”項，標出“BC436.2.3案卷或文件的主題有兩個或兩個以上時一般作分解標引。例：“××××××關(guān)于工資制度和房產(chǎn)制度改革的會議通知”,應(yīng)分別歸入“機構(gòu)編制、人事勞動”中“工資福利”項和“政府行政工作”中“機關(guān)行政事務(wù)”,標出“BC61”和“BB72”。6.2.4案卷或文件的主題有兩個或兩個以上，并同屬分類表中同一大類的下位類目，應(yīng)依它們的上位類目作上位標引。例：“關(guān)于黨員評議和獎懲辦法的通知”,應(yīng)作上位標引，歸人“黨員管理”項，標出“A23”。46.3類目名稱6.3.1以機構(gòu)(歸檔部門)為類目名稱。(名稱)三部分組成。檔單位本身是責(zé)任者的必須錄入，其余視需要錄入。被省略的責(zé)任者用“[等]”表示。責(zé)任者之間以6.6.1批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)(或印發(fā))類文件責(zé)任者項錄入批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件的責(zé)任者；而被批轉(zhuǎn)件、被轉(zhuǎn)發(fā)件6.6.3個人責(zé)任者一般只錄入姓名，必要時在姓名后錄入職務(wù)，并加“()”號。文件所屬個人責(zé)任者為別名、筆名時，均照原文錄入，但應(yīng)將其真實姓名附后，并加“()”6.9副題名各數(shù)據(jù)項字節(jié)長度參照表4中規(guī)定的長度確定。1C6C2案卷題名C7C3C48說明C4C9C5C文件題名C57.1分類號依據(jù)《中國檔案分類法》和《中國檔案分類法·環(huán)境保護檔案分類表》對案卷進行分類。7.1.1案卷級分類一般分到二級類目，文件級分類一般分到三級類目。7.1.2主題單一的案卷或文件，應(yīng)按分類表主表中相對應(yīng)的某一類目標引。例：“我國酸雨控制與對策”,歸入“全球環(huán)境問題研究”中“酸雨研究”,標出“SA571”。7.1.3案卷或文件的主題有兩個或兩個以上時一般作分解標引。例：“水污染對人體健康影響及防治技術(shù)研究”,應(yīng)分別標出“SA532”和“SA542”。7.1.4案卷或文件的主題有兩個或兩個以上，并同屬分類表中同一大類的下位類目，應(yīng)依它們的上位類目作上位標引。屬于“環(huán)境管理研究”的下位類目，應(yīng)標出上位類目“SA56”。7.1.5案卷或文件在依其主題內(nèi)容歸入主表中某一類目后具有科技檔案復(fù)分表類目，應(yīng)進行復(fù)分。例：“我國酸雨控制對策研究成果鑒定證書”,應(yīng)選擇《中國檔案分類法》科技檔案復(fù)分表，標出“SA571<13〉”?？蒲姓n題全稱。當科研課題名稱有變動時，以成果鑒定最后命名為準。例：電鍍污泥制作鉻鞣革劑示范研究。課題完成的年度即課題鑒定驗收的年度。見6.6。7.4.1案卷級錄入科研課題第一負責(zé)人的單位名稱及個人姓名，單位名稱錄入全稱或統(tǒng)一的通用簡稱，不能濫用省略。7.4.2單份文件有多個責(zé)任者時，一般按文件記載順序錄人，除錄入第一責(zé)任者外，其他責(zé)任者最多錄入兩個，并加“[等]”,兩者之間用“;”隔開。多個責(zé)任者具有同一職責(zé)或身份又必須錄入時，責(zé)任者之間以“,”相隔。7.4.3科研課題的合同書，責(zé)任者應(yīng)錄入本級合同的負責(zé)人單位名稱、姓名和下達任務(wù)的上級部門名稱或上一級項目負責(zé)人的單位名稱、姓名。7.4.4鑒定證書的責(zé)任者應(yīng)錄入主持鑒定的單位名稱。7.4.5研究報告為團體責(zé)任者，錄入完成單位名稱或第一責(zé)任者姓名及單位名稱。7.4.6研究報告署名為個人責(zé)任者時，錄入個人姓名及單位名稱。7.5任務(wù)來源可根據(jù)本課題的實際情況確定?？蒲姓n題的任務(wù)來源一般包括：a.國家項目：國家攻關(guān)計劃課題、國家自然科學(xué)基金課題、國家星火計劃課題、科技發(fā)展費用課b.地方科技項目：地方攻關(guān)計劃課題、地方計劃由地方政府部門下達的課題等；c.其他科技項目：企業(yè)委托課題、國際合作課題等。7.6技術(shù)參數(shù)技術(shù)參數(shù)是指科研課題(專題、分專題)的編號或代碼、科研工作階段或代碼。7.6.1課題編號及代碼在任務(wù)下達時由任務(wù)下達單位規(guī)定的課題順序號。課題代碼：KT例：科研課題編號為85-909-05-02;課題編號錄入為KT85-909-05-02。7.6.2科研工作階段及代碼6科研階段分為：1.研究準備階段，2.研究試驗階段，3.總結(jié)鑒定驗收階段，4.成果獎勵申報階段，5.推廣應(yīng)用階段。例：研究準備階段錄人為JD1總結(jié)鑒定驗收階段錄入為JD37.7.1錄入科研課題獲獎勵的年度、類國家級科學(xué)技術(shù)獎國家科學(xué)技術(shù)進步特等獎國家科學(xué)技術(shù)進步一等獎國家科學(xué)技術(shù)進步二等獎國家科學(xué)技術(shù)進步三等獎國家級其他獎勵國外各種獎勵7.7.2成果獲得專利，可錄入由專利機構(gòu)正式授予的專利號及有關(guān)事項等。寫題名，加“[]”。例：研究報告[水污染防治技術(shù)研究]7.10.3作為研究課題的附件，但在案卷中是獨立的研究報告，應(yīng)擬寫題名，加“[]”。7例：附件二：研究報告[大氣污染防治技術(shù)研究]8監(jiān)測檔案數(shù)據(jù)項各數(shù)據(jù)項字節(jié)長度參照表6中規(guī)定的長度確定。表6環(huán)境保護監(jiān)測檔案數(shù)據(jù)項1C48C2C9C3CC4C說明C5CC6C文件題名C7案卷題名C案卷形成的年度。8.1.1環(huán)境質(zhì)量報告書以編寫的年度為錄入年度。例：1997年全國環(huán)境質(zhì)量報告書為1998年編寫，此案卷年度應(yīng)為1998年。8.1.2環(huán)境監(jiān)測快報以編寫的年度為錄入年度。例：1998年環(huán)境監(jiān)測快報為1998年編寫，此案卷年度應(yīng)錄入為1998年。8.2分類號依照《中國檔案分類法》和《中國檔案分類法·環(huán)境保護檔案分類表》對案卷進行分類。案卷級一般分到二級類目，文件級一般分到三級類目。方法見7.1。8.3專題類別分為：監(jiān)測管理監(jiān)測技術(shù)監(jiān)測專項研究監(jiān)測報告8.3.1監(jiān)測管理環(huán)境監(jiān)測管理過程中形成的文件材料。8.3.2監(jiān)測技術(shù)環(huán)境監(jiān)測工作活動中形成的技術(shù)規(guī)范或技術(shù)規(guī)定。8.3.3監(jiān)測專項研究區(qū)別于一般科研課題的專項監(jiān)測項目。例：長江三峽工程生態(tài)與環(huán)境監(jiān)測專項研究、東亞酸雨網(wǎng)中國試點城市酸雨濕沉降研究。8.3.4監(jiān)測報告環(huán)境質(zhì)量報告書；環(huán)境監(jiān)測快報、專報；環(huán)境質(zhì)量季報、月報；環(huán)境空氣質(zhì)量日報、預(yù)報等。8.4責(zé)任者見6.6。8.4.1環(huán)境質(zhì)量報告書的責(zé)任者為環(huán)保行政主管部門批準、環(huán)境監(jiān)測站編制，屬并列第一責(zé)任者。例：全國環(huán)境質(zhì)量報告書，責(zé)任者是國家環(huán)?？偩趾椭袊h(huán)境監(jiān)測總站。錄入時，先錄入國家環(huán)?？偩郑黉浫酥袊h(huán)境監(jiān)測總站，之間用“;”隔開。8.4.2單份文件有多個責(zé)任者時，除錄入第一責(zé)任者外，其他責(zé)任者最多錄入兩個，中間用“;”隔開，被省略的責(zé)任者用“[等]”表示。多個責(zé)任者具有同一職責(zé)或身份又必須錄人時，責(zé)任者之間以“,”相隔。例：監(jiān)測驗收項目，技術(shù)合同書責(zé)任者應(yīng)錄入甲乙雙方單位名稱，中間用“;”隔開。8例：1999年全國環(huán)境質(zhì)量報告書山西省內(nèi)蒙古自治區(qū)遼寧省四川省吉林省黑龍江省云南省西藏自治區(qū)陜西省安徽省寧夏回族自治區(qū)山東省臺灣省9AIBJCKD電力、煤氣及水的生產(chǎn)和供應(yīng)業(yè)LEMFNG0國家機關(guān)、政黨機關(guān)和社會團體HP8.10有關(guān)記載項環(huán)境監(jiān)測研究項目出版物的國內(nèi)標準書(刊)號(ISBN)、標準文件UDC編號等和有特殊意義的8.11說明文件的題目，一般按原文錄人。沒有題名或題名不能準確表達文件主題時，應(yīng)擬寫題名并加各數(shù)據(jù)項字節(jié)長度參照表9中規(guī)定的長度確定：1C47C2C8C3C9C4C案卷題名C5說明C文件題名C6CC人年度。一般分到二級類目，文件級一般分到三級類目。方法見7.1。分為：污染源監(jiān)理污染防治設(shè)施監(jiān)理建設(shè)項目現(xiàn)場監(jiān)理限期治理項目監(jiān)理排污許可證監(jiān)理征收排污費環(huán)境污染與生態(tài)破壞事故調(diào)查和處理環(huán)境民事糾紛行政調(diào)解環(huán)境監(jiān)理稽查環(huán)境保護補助資金管理與使用環(huán)境保護行政處罰環(huán)境監(jiān)理管理及其他9.3.7環(huán)境污染與生態(tài)破壞事故調(diào)查和處理9.3.8環(huán)境民事糾紛行政調(diào)解9.3.9環(huán)境監(jiān)理稽查見6.6。錄人環(huán)境監(jiān)理工作所屬地區(qū)。依據(jù)《中華人民共和國行政區(qū)劃代碼》執(zhí)行。見8.8。9.8行業(yè)排污單位所屬行業(yè)。見8.9。錄入環(huán)境監(jiān)理出版物的國內(nèi)標準書(刊)號(ISBN)、標準文件UDC編號等和有特殊意義的記載文件的標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，應(yīng)予以擬寫或改寫(外加“[]”號，)附于原標題后。各數(shù)據(jù)項字節(jié)長度參照表10中規(guī)定的長度確定。1C46案卷題名C2C7C3C8文件題名C4C9C5C10.1年度一般分到二級類目，文件級一般分到三級類目。方法見7.1。主要包括基建項目名稱及階段名稱等。項目名稱與批準的原立項、設(shè)計(文字材料或圖紙的名稱，無題名的文件應(yīng)根據(jù)內(nèi)容擬寫題名，擬寫題名應(yīng)加“[]”號。10.9.1基建文件責(zé)任者參見6.6。10.9.3竣工圖責(zé)任者為竣工圖章(簽)標明的編制單位名稱及制圖人姓名。各數(shù)據(jù)項字節(jié)長度參照表11中規(guī)定的長度確定。1C45編制部門C2C6案卷題名C3C7C84C8C11.1年度依據(jù)《中國檔案分類法》K類(財政、金融)編寫分類號。例：中國環(huán)科院財務(wù)管理制度匯編分類號：KA1811.3類別財務(wù)報告分為：年度財務(wù)報告(預(yù)決算報表)、月報、季報、其他財務(wù)報告。例：中日友好環(huán)境保護中心1997年事業(yè)費決算報表中日友好環(huán)境保護中心1997年事業(yè)費總分類帳中日友好環(huán)境保護中心1997年1至3月份記帳憑證效果：1～1011.8憑證名稱憑證經(jīng)費種類。12照片檔案數(shù)據(jù)項各數(shù)據(jù)項字節(jié)長度參照表12中規(guī)定的長度確定。表12照片檔案數(shù)據(jù)項1C7D82案卷題名C8C3C49C4C6C5C4C6事由C12.1參照號與本組照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。12.2案卷題名對同一組照片所反映事物或事件內(nèi)容的概括，可參照與本組照片有聯(lián)系的其他檔案題名錄入。照片拍攝的年度。12.4照片號同一組照片內(nèi)的本張照片的順序號。12.5底片號同一目錄內(nèi)底片的順序號。照片影像所反映事件、事物的情由。12.7攝制時間事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時間和拍攝時間。被攝物所在的具體地點。照片影像上主要人物的姓名、身份。12.10背景對揭示照片影像主題具有一定作用的背景。12.11攝影者照片的拍攝單位和拍攝人。13磁性載體檔案數(shù)據(jù)項各數(shù)據(jù)項字節(jié)長度參照表13中規(guī)定的長度確定。表13磁性載體檔案數(shù)據(jù)項1C45D82題名C6C43副題名C7C8斗C13.1盤帶號保管單位的順序號(流水號),在同一目錄內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的盤帶號。對盤帶內(nèi)容的概括。13.2.1一盤(帶)磁性載體檔案只反映單一問題的，以此問題概括題名。13.2.2一盤(帶)磁性載體檔案記載若干個互不聯(lián)系的問題，可分別根據(jù)不同的問題概括各自的題名。各題名前可用W1、W2……區(qū)別。W21999年度工作總結(jié)大會。13.2.3同一問題由若干盤(帶)磁性載體檔案組成，可標為同一題名，并在題名后用數(shù)字以示區(qū)分?！妒兰o之交話環(huán)?！?二)13.2.4同一問題由若干盤(帶)磁性載體檔案組成，但各盤記載內(nèi)容有所不同，可在主題名后標出副題名。例：第四次環(huán)保工作會議——開幕式第四次環(huán)保工作會議—工作報告13.2.5科研工作中形成的磁性載體檔案，題名錄入科研課題的全稱。13.2.6監(jiān)測工作中形成的磁性載體檔案，題名錄入項目名稱。13.3副題名解釋或從屬于正題名的另一題名。正題名能夠反映檔案中的主題時，副題名不必錄入。13.4責(zé)任者見6.6。13.4.1各類公務(wù)活動所形成的磁性載體檔案的責(zé)任者錄入此項活動的主要組織者。13.4.2科研工作中形成的磁性載體檔案的責(zé)任者錄入本課題承擔(dān)單位及課題負責(zé)人姓名。參見7.4款執(zhí)行。13.4.3環(huán)境監(jiān)測工作中所形成的磁性載體檔案的責(zé)任者可參見8.4款執(zhí)行。13.5攝制時間磁性載體檔案攝制的時間，如果一盤(帶)磁性載體檔案有若干個攝制時間，錄入攝制的最早和最晚時間。每盤錄音(像)帶中每個問題錄制的時間長度，以分鐘為單位。13.7規(guī)格錄音帶、錄像帶本身長度，以分鐘為單位。軟盤、光盤等載體的容量，以兆為單位(或以尺寸大小來區(qū)分)。14實物檔案數(shù)據(jù)項各數(shù)據(jù)項字節(jié)長度參照表14中規(guī)定