企業(yè)采購流程標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊與審批模板一、適用范圍與場景說明本手冊適用于企業(yè)各類采購業(yè)務(wù)，包括但不限于日常辦公用品采購、生產(chǎn)原材料采購、固定資產(chǎn)采購、服務(wù)類采購（如咨詢、維修）等。涵蓋從需求提出到最終付款的全流程管理，適用于各部門采購發(fā)起人、采購執(zhí)行部門、財(cái)務(wù)部門及審批負(fù)責(zé)人，保證采購活動合規(guī)、高效、透明。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求提出與確認(rèn)需求發(fā)起：各部門因工作需要采購物品或服務(wù)時(shí)，由需求部門填寫《采購申請單》，詳細(xì)注明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途說明、期望交付日期及附件（如技術(shù)參數(shù)、圖紙等）。部門初審：需求部門負(fù)責(zé)人對采購需求的必要性、合理性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字。若為跨部門協(xié)作需求，需協(xié)調(diào)相關(guān)部門會簽。需求確認(rèn)：采購部門收到《采購申請單》后，對需求的可行性（如規(guī)格是否清晰、數(shù)量是否合理）與采購必要性進(jìn)行復(fù)核，必要時(shí)與需求部門溝通調(diào)整，避免盲目采購。（二）預(yù)算審核與采購方式確定預(yù)算核對：財(cái)務(wù)部門根據(jù)《采購申請單》中的預(yù)估總價(jià)，對照部門年度預(yù)算進(jìn)行審核。若在預(yù)算額度內(nèi)，直接進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；若超預(yù)算，需由需求部門提交《預(yù)算調(diào)整申請》，按企業(yè)預(yù)算審批流程報(bào)批（如部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)總監(jiān)→總經(jīng)理）。采購方式匹配：根據(jù)采購金額、物品類型及緊急程度，確定采購方式：小額直接采購：單次采購金額≤5000元（或企業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)），可從合格供應(yīng)商名錄中選擇1-2家進(jìn)行比價(jià)后直接下單。詢價(jià)采購：5000元＜單次采購金額≤50000元，至少向3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，對比價(jià)格、質(zhì)量、交期后選擇最優(yōu)供應(yīng)商。招標(biāo)采購：單次采購金額＞50000元或涉及重大資產(chǎn)/服務(wù)，需按企業(yè)招標(biāo)管理辦法組織公開或邀請招標(biāo)，成立招標(biāo)小組（含采購、技術(shù)、財(cái)務(wù)、使用部門代表）進(jìn)行評審。緊急采購：因突發(fā)情況需緊急采購，需需求部門注明緊急原因，經(jīng)分管副總審批后，可簡化流程，事后補(bǔ)辦手續(xù)。（三）供應(yīng)商選擇與合同簽訂供應(yīng)商尋源：小額/詢價(jià)采購：優(yōu)先從企業(yè)《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商；名錄無合適供應(yīng)商的，可通過行業(yè)平臺、展會等渠道新增供應(yīng)商，并完成資質(zhì)審核（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、信用記錄等）。招標(biāo)采購：通過公開招標(biāo)公告、邀請等方式吸引供應(yīng)商參與，按招標(biāo)文件要求接收投標(biāo)文件。供應(yīng)商評審：詢價(jià)采購：采購部門匯總報(bào)價(jià)信息，填寫《供應(yīng)商比價(jià)表》，從價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等維度綜合評分，選擇得分最高者。招標(biāo)采購：招標(biāo)小組按評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（如技術(shù)方案、報(bào)價(jià)、資質(zhì)、業(yè)績等）進(jìn)行打分，確定中標(biāo)供應(yīng)商，公示3個(gè)工作日無異議后發(fā)出中標(biāo)通知書。合同簽訂：采購金額≥10000元或涉及長期服務(wù)，需與供應(yīng)商簽訂《采購合同》，合同條款需明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨時(shí)間地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等，由采購部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)（如需）及企業(yè)法定代表人（或授權(quán)人）簽字蓋章。小額采購可簡化為訂單形式，但需包含核心交易信息。（四）訂單下達(dá)與履約跟蹤訂單：采購部門根據(jù)確定的供應(yīng)商及采購細(xì)節(jié)，制作《采購訂單》，經(jīng)采購負(fù)責(zé)人審核后加蓋采購專用章發(fā)送給供應(yīng)商，同時(shí)抄送需求部門及財(cái)務(wù)部門。交期跟蹤：采購專員主動與供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按約定時(shí)間交付；若遇延遲風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)協(xié)調(diào)供應(yīng)商調(diào)整交期或啟動備選方案，并向需求部門反饋。特殊需求溝通：若需求部門對交付有特殊要求（如定制化產(chǎn)品、分批交付），需提前與供應(yīng)商明確，并在訂單中備注，避免履約爭議。（五）驗(yàn)收與入庫到貨核對：物品/服務(wù)送達(dá)后，由需求部門、采購部門共同進(jìn)行現(xiàn)場核對：物品類：檢查數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、包裝是否完好，核對隨貨清單與訂單信息是否一致。服務(wù)類：按服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如維修完成時(shí)間、服務(wù)報(bào)告）驗(yàn)收，由需求部門確認(rèn)服務(wù)效果。質(zhì)量檢測：對需專業(yè)檢測的物品（如生產(chǎn)設(shè)備、原材料），可邀請質(zhì)檢部門或第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測，出具《質(zhì)量檢測報(bào)告》。驗(yàn)收確認(rèn)：驗(yàn)收合格后，三方（需求部門、采購部門、供應(yīng)商，如為服務(wù)類則為需求部門）簽字確認(rèn)《采購驗(yàn)收單》；若不合格，當(dāng)場填寫《拒收單》，注明原因，要求供應(yīng)商限期退換貨或整改，并啟動追溯機(jī)制。入庫登記：驗(yàn)收合格的物品，由倉庫管理員辦理入庫手續(xù)，登記《庫存臺賬》，更新庫存信息，同時(shí)將《采購驗(yàn)收單》復(fù)印件反饋至財(cái)務(wù)部門。（六）付款結(jié)算與檔案歸檔發(fā)票核對：供應(yīng)商開具合規(guī)增值稅發(fā)票（發(fā)票內(nèi)容需與訂單、驗(yàn)收單一致），財(cái)務(wù)部門核對發(fā)票真?zhèn)巍⒔痤~及稅務(wù)信息，確認(rèn)無誤后錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。付款申請：采購部門根據(jù)合同約定付款節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金），填寫《付款申請單》，附《采購合同》《采購訂單》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等資料，按審批流程報(bào)批（采購負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人→分管副總→總經(jīng)理）。資金支付：財(cái)務(wù)部門收到審批通過的《付款申請單》后，按企業(yè)付款流程辦理轉(zhuǎn)賬，保留付款憑證（如銀行回單）。檔案歸檔：采購結(jié)束后，采購部門負(fù)責(zé)整理全套資料（《采購申請單》《審批表》《詢價(jià)/招標(biāo)記錄》《合同》《訂單》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》《付款申請單》等），按“一單一檔”原則分類歸檔，保存期限不少于3年（重要合同及固定資產(chǎn)采購檔案保存期限不少于10年）。三、配套表單模板模板1：采購申請單申請部門申請日期年月日申請人聯(lián)系方式采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)預(yù)估總價(jià)用途說明（需詳細(xì)說明采購目的、使用場景等）期望交付日期年月日附件清單（如技術(shù)參數(shù)、圖紙等）審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________采購部門復(fù)核：__________日期：__________財(cái)務(wù)部門審核：__________日期：__________分管副總審批：__________日期：__________總經(jīng)理審批（如需）：__________日期：__________模板2：供應(yīng)商詢價(jià)記錄表詢價(jià)單編號詢價(jià)日期年月日采購物品名稱規(guī)格型號數(shù)量技術(shù)要求詢價(jià)供應(yīng)商信息供應(yīng)商A供應(yīng)商B供應(yīng)商C聯(lián)系人聯(lián)系方式報(bào)價(jià)（元）交貨周期質(zhì)量承諾售后服務(wù)比價(jià)結(jié)論（說明選擇供應(yīng)商的理由，如價(jià)格最低、交期最短、質(zhì)量最優(yōu)等）采購負(fù)責(zé)人簽字__________日期：__________模板3：采購驗(yàn)收單驗(yàn)收單編號驗(yàn)收日期年月日采購訂單編號供應(yīng)商名稱物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量到貨日期驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收結(jié)果備注（如外觀、數(shù)量、規(guī)格等）（按合同/訂單要求填寫）（合格/不合格）質(zhì)量檢測（如適用，填寫檢測報(bào)告編號及結(jié)論）驗(yàn)收結(jié)論□合格□不合格（不合格需注明具體原因及處理意見）參與人員簽字需求部門：__________采購部門：__________供應(yīng)商：__________（如為服務(wù)類，需求部門簽字即可）模板4：付款申請單付款申請單編號申請日期年月日采購合同編號供應(yīng)商名稱付款階段□預(yù)付款□到貨款□質(zhì)保金□其他付款金額（元）付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□支票□其他收款賬戶信息付款事由（簡要說明付款依據(jù)，如“XX項(xiàng)目第一批設(shè)備到貨驗(yàn)收合格”）附件清單□《采購合同》□《采購訂單》□《驗(yàn)收單》□《發(fā)票》□其他：__________審批意見采購部門負(fù)責(zé)人：__________日期：__________財(cái)務(wù)部門審核：__________日期：__________分管副總審批：__________日期：__________總經(jīng)理審批（如需）：__________日期：__________四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）需求真實(shí)性控制需求部門需對采購需求的真實(shí)性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁虛構(gòu)需求或拆分采購以規(guī)避審批流程。采購部門應(yīng)定期抽查采購物品的實(shí)際使用情況，防止“為采購而采購”。（二）預(yù)算剛性管理嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算審批，無預(yù)算或超預(yù)算未獲批準(zhǔn)的采購項(xiàng)目，一律不得執(zhí)行。年度預(yù)算執(zhí)行中，若因市場環(huán)境變化確需調(diào)整，需按預(yù)算調(diào)整流程報(bào)批，保證預(yù)算嚴(yán)肅性。（三）供應(yīng)商合規(guī)管理新增供應(yīng)商必須完成資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、信用狀況等），建立《合格供應(yīng)商名錄》并動態(tài)更新（每年復(fù)核一次）。嚴(yán)禁與未納入名錄或資質(zhì)不全的供應(yīng)商開展合作，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。（四）采購過程透明化詢價(jià)、招標(biāo)過程需留存書面記錄（如詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、評標(biāo)報(bào)告），保證“有據(jù)可查”，杜絕暗箱操作。采購結(jié)果需在一定范圍內(nèi)公示（如部門內(nèi)部公告欄），接受監(jiān)督。（五）驗(yàn)收環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)防范驗(yàn)收人員需客觀公正，嚴(yán)禁“走過場”，