通用采購(gòu)清單及審批流程模板手冊(cè)一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景日常辦公采購(gòu)：文具耗材、軟件許可、維修服務(wù)等；項(xiàng)目物資采購(gòu)：研發(fā)材料、活動(dòng)物料、設(shè)備租賃等；行政后勤采購(gòu)：辦公場(chǎng)地裝修、安防設(shè)備、清潔服務(wù)等。模板通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程保證采購(gòu)合規(guī)性、效率及成本可控，尤其適用于需多部門協(xié)同的中大型組織。二、全流程操作指引步驟1：需求提出與清單編制責(zé)任人：需求部門經(jīng)辦人（如張三）操作說(shuō)明：需求部門根據(jù)實(shí)際需求（如新員工入職、設(shè)備故障、項(xiàng)目啟動(dòng)等），填寫《采購(gòu)清單表》，明確物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、預(yù)算來(lái)源等關(guān)鍵信息；清單需附《需求說(shuō)明函》，詳細(xì)闡述采購(gòu)必要性及預(yù)期效益，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人（如李四）簽字確認(rèn)后，提交至采購(gòu)管理部門。步驟2：需求初審與預(yù)算核驗(yàn)責(zé)任人：采購(gòu)管理部門專員（如王五）操作說(shuō)明：核對(duì)《采購(gòu)清單表》與《需求說(shuō)明函》的完整性，檢查規(guī)格描述是否清晰、數(shù)量是否合理、是否符合采購(gòu)政策；對(duì)接財(cái)務(wù)部門，核實(shí)預(yù)算余額是否充足，預(yù)算科目是否匹配；初審?fù)ㄟ^(guò)后，按采購(gòu)金額分級(jí)流轉(zhuǎn)審批（分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)“注意事項(xiàng)”）；初審不通過(guò)則退回需求部門補(bǔ)充材料。步驟3：多級(jí)審批執(zhí)行審批層級(jí)：金額≤5000元：需求部門負(fù)責(zé)人→采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)人；5000元＜金額≤2萬(wàn)元：需求部門負(fù)責(zé)人→采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)（如趙六）；金額＞2萬(wàn)元：需求部門負(fù)責(zé)人→采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理（如錢七）。操作說(shuō)明：審批人需在《審批流程表》中簽署意見(jiàn)，明確“同意”“駁回”或“補(bǔ)充說(shuō)明”；駁回需注明原因，需求部門根據(jù)意見(jiàn)修改后重新提交；審批通過(guò)后，采購(gòu)管理部門《采購(gòu)任務(wù)通知書》，明確采購(gòu)方式（如詢比價(jià)、招標(biāo)、單一來(lái)源等）。步驟4：采購(gòu)執(zhí)行與合同簽訂責(zé)任人：采購(gòu)管理部門專員（如王五）操作說(shuō)明：根據(jù)采購(gòu)方式選擇供應(yīng)商，至少獲取3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)（小額采購(gòu)可簡(jiǎn)化流程），形成《比價(jià)分析報(bào)告》；確定供應(yīng)商后，擬定采購(gòu)合同，明確標(biāo)的、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，經(jīng)法務(wù)部門審核（如需）后，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章。步驟5：物資驗(yàn)收與入庫(kù)責(zé)任人：需求部門經(jīng)辦人+倉(cāng)儲(chǔ)管理員（如孫八）操作說(shuō)明：物資送達(dá)后，需求部門與倉(cāng)儲(chǔ)管理員共同核對(duì)《采購(gòu)清單表》，檢查數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否與合同一致，簽署《驗(yàn)收單》；驗(yàn)收不合格的，需在24小時(shí)內(nèi)通知采購(gòu)部門，啟動(dòng)退換貨或索賠流程；合格物資辦理入庫(kù)，更新庫(kù)存臺(tái)賬。步驟6：付款與資料歸檔責(zé)任人：財(cái)務(wù)部門專員（如周九）、采購(gòu)管理部門操作說(shuō)明：財(cái)務(wù)部門憑《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》（合規(guī)票據(jù)）辦理付款，保證“三單匹配”；采購(gòu)管理部門整理全流程資料（需求清單、審批表、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等），按年度分類歸檔，保存期限不少于3年。三、核心模板示例表1：采購(gòu)清單表序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）用途說(shuō)明預(yù)算來(lái)源需求部門申請(qǐng)人1筆記本電腦ThinkPadX1臺(tái)28,00016,000新員工入職辦公經(jīng)費(fèi)行政部張三2辦公桌椅套裝1.2m*0.6m套51,2006,000部門擴(kuò)容行政經(jīng)費(fèi)行政部張三表2：審批流程表審批環(huán)節(jié)崗位審批人審批意見(jiàn)審批時(shí)間備注需求部門部門負(fù)責(zé)人李四同意2023-10-1009:00預(yù)算充足采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)人王五同意2023-10-1014:30建議公開(kāi)招標(biāo)分管領(lǐng)導(dǎo)分管副總趙六同意2023-10-1110:00按流程執(zhí)行總經(jīng)理總經(jīng)理錢七同意2023-10-1116:00-表3：驗(yàn)收單采購(gòu)單號(hào)物資名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量質(zhì)量描述驗(yàn)收結(jié)果驗(yàn)收人驗(yàn)收時(shí)間CG20231001筆記本電腦ThinkPadX1臺(tái)22外觀完好，功能正常合格張三、孫八2023-10-1510:00四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示清單編制規(guī)范：物品名稱需使用通用標(biāo)準(zhǔn)名稱，避免模糊描述（如“一批辦公用品”應(yīng)明確為“A4紙100包、簽字筆50支”）；規(guī)格型號(hào)包含關(guān)鍵參數(shù)（如電腦需注明CPU、內(nèi)存、硬盤配置），保證供應(yīng)商報(bào)價(jià)準(zhǔn)確。審批時(shí)效管理：各審批環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急采購(gòu)（如設(shè)備故障維修）可啟動(dòng)“綠色通道”，但事后需補(bǔ)全審批手續(xù)；審批人因公出無(wú)法審批時(shí)，需提前委托授權(quán)人代簽，避免流程中斷。預(yù)算與成本控制：超預(yù)算10%以上的采購(gòu)，需重新提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明原因并經(jīng)更高層級(jí)審批；大額采購(gòu)優(yōu)先選擇公開(kāi)招標(biāo)，保證價(jià)格公允，杜絕“人情采購(gòu)”。驗(yàn)收與責(zé)任追溯：驗(yàn)收時(shí)需保留樣品或拍照存檔，作為后續(xù)質(zhì)量爭(zhēng)議的依據(jù)；因需求部門提報(bào)錯(cuò)