機關(guān)文書寫作規(guī)范與范例指導(dǎo)機關(guān)文書是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位開展工作的重要工具，兼具法定效力與規(guī)范格式，其寫作質(zhì)量直接影響工作部署的傳達、事項辦理的效率及單位形象的塑造。掌握文書寫作規(guī)范、熟悉常見文種的應(yīng)用技巧，是機關(guān)工作人員的核心職業(yè)能力之一。本文結(jié)合實踐經(jīng)驗，從寫作規(guī)范、文種范例及注意事項三方面展開指導(dǎo)，助力提升文書寫作的專業(yè)性與實用性。一、機關(guān)文書寫作規(guī)范（一）格式規(guī)范：遵循標(biāo)準，嚴謹呈現(xiàn)機關(guān)文書格式需嚴格參照《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T____）執(zhí)行，核心要素包括：頁面設(shè)置：采用A4紙（210mm×297mm）縱向排版；頁邊距上37mm、下35mm、左28mm、右26mm（可依單位要求微調(diào)，保持嚴肅性）。排版要求：正文行距設(shè)為“固定值28磅”或“1.5倍行距”；段落首行縮進2字符；頁碼居中標(biāo)注于版心下邊緣，數(shù)字用半角阿拉伯?dāng)?shù)字（如“-1-”“-2-”）。字體字號：標(biāo)題用小標(biāo)宋體字（二號），正文用仿宋GB2312字體（三號或四號，依單位習(xí)慣調(diào)整）；發(fā)文字號、落款日期等用三號仿宋GB2312。落款規(guī)范：發(fā)文機關(guān)名稱需與印章一致，日期用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“X年X月X日”）右空四字編排；聯(lián)合行文時，各機關(guān)名稱按發(fā)文順序排列，印章一一對應(yīng)。（二）內(nèi)容規(guī)范：主旨明確，邏輯清晰文書內(nèi)容需圍繞工作目標(biāo)展開，做到“三性”統(tǒng)一：主旨明確性：一文一事（請示、函等文種必須嚴格執(zhí)行），避免“一文多事”導(dǎo)致辦理混亂。例如，請示需聚焦“請求批準/指示”的核心訴求，報告需圍繞“匯報工作/反映情況”的主題展開。材料真實性：引用數(shù)據(jù)、案例需準確無誤，基于實際工作事實。如報告中“完成XX項目調(diào)研”需附調(diào)研過程、結(jié)論等支撐材料，確保內(nèi)容可信。結(jié)構(gòu)合理性：遵循“緣由—事項—要求/結(jié)語”的邏輯框架（如通知、請示），或“工作情況—問題—計劃”的遞進結(jié)構(gòu)（如報告）。例如，通知的“緣由”需說明發(fā)文背景（如“根據(jù)XX要求”“為解決XX問題”），“事項”分點闡述具體內(nèi)容，“要求”明確執(zhí)行標(biāo)準與時限。（三）語言規(guī)范：準確簡潔，莊重得體機關(guān)文書語言需擺脫口語化、隨意性，體現(xiàn)“公文氣質(zhì)”：準確性：時間、數(shù)量、范圍表述精確，避免模糊詞。如“X月X日前完成”優(yōu)于“大概下個月完成”；“覆蓋人員XX名”優(yōu)于“很多人”。簡潔性：刪繁就簡，避免重復(fù)冗余。如“現(xiàn)予通知”替代“現(xiàn)在給予下面的通知”，“妥否，請批示”替代“是否可以，請領(lǐng)導(dǎo)批示”。莊重性：使用書面語、公文慣用語（如“茲”“擬”“妥否”“特此函達”），避免網(wǎng)絡(luò)用語、俚語。例如，商洽工作用“函商”而非“商量”，請求支持用“懇請”而非“麻煩”。得體性：根據(jù)行文方向調(diào)整語氣：上行文（如請示、報告）謙敬得體（如“妥否，請批示”），下行文（如通知、批復(fù)）明確權(quán)威（如“請嚴格遵照執(zhí)行”），平行文（如函）平和協(xié)商（如“盼復(fù)”“望支持為盼”）。二、常見文種范例指導(dǎo)（一）通知：傳達要求，部署工作寫作要點：明確“誰來做、做什么、怎么做、何時做”，結(jié)構(gòu)清晰，要求具體。范例：關(guān)于開展本年度機關(guān)檔案整理工作的通知各科室、直屬單位：為規(guī)范機關(guān)檔案管理，提升檔案利用效率，根據(jù)《機關(guān)檔案管理規(guī)定》要求，結(jié)合我單位工作實際，現(xiàn)就開展本年度機關(guān)檔案整理工作有關(guān)事項通知如下：一、整理范圍本年度產(chǎn)生的文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、電子檔案及其他具有保存價值的檔案材料。二、工作要求1.責(zé)任分工：各部門指定專人負責(zé)，于[X月X日]前完成本部門檔案的收集、分類、編號工作；2.標(biāo)準執(zhí)行：嚴格遵循《歸檔文件整理規(guī)則》，確保檔案材料完整、準確、系統(tǒng)；3.特殊要求：電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理，做好備份和加密處理。三、時間安排1.自查階段（[X月X日]—[X月X日]）：各部門完成檔案初步整理，填寫《檔案整理自查表》；2.集中審核階段（[X月X日]—[X月X日]）：辦公室組織專人對各部門檔案進行審核，提出整改意見；3.驗收歸檔階段（[X月X日]）：完成全部檔案的歸檔工作，移交檔案室統(tǒng)一管理。四、聯(lián)系方式特此通知。XX機關(guān)辦公室X年X月X日（二）請示：請求批準，尋求指示寫作要點：理由充分（說明“為何請示”）、事項具體（說明“請示什么”）、語氣謙敬，一文一事。范例：關(guān)于申請購置高清投影儀的請示XX局：我科室承擔(dān)機關(guān)會議組織、培訓(xùn)授課及對外宣傳展示等工作，現(xiàn)有投影儀設(shè)備使用超五年，存在亮度不足、色彩失真、故障頻發(fā)等問題，嚴重影響工作效率。為保障會議質(zhì)量、提升展示效果，擬購置高清投影儀一臺，具體情況如下：一、設(shè)備需求1.型號：XXX（品牌）XXX（型號）；2.參數(shù)：分辨率4K，亮度≥3500流明，對比度≥____:1；3.預(yù)算：約XX元（附《設(shè)備報價單》）。二、經(jīng)費來源擬從本年度辦公經(jīng)費中列支，不新增財政支出。妥否，請批示。XX科室X年X月X日（三）報告：匯報工作，反映情況寫作要點：客觀陳述工作成果、問題與計劃，避免夾帶請示事項（特殊情況除外），結(jié)構(gòu)分塊清晰。范例：XX科室本年度工作報告XX局：本年度，我科室在局黨組領(lǐng)導(dǎo)下，圍繞中心工作，扎實推進各項任務(wù)，現(xiàn)將工作情況報告如下：一、主要工作及成效（一）履職盡責(zé)，完成核心任務(wù)1.完成XX項目調(diào)研，形成調(diào)研報告3篇，為決策提供參考；2.組織XX培訓(xùn)活動X場，覆蓋人員XX名，隊伍業(yè)務(wù)能力顯著提升。（二）優(yōu)化服務(wù)，提升工作效能建立“一站式”服務(wù)機制，辦理業(yè)務(wù)XX件，群眾滿意度達98%；簡化辦事流程X項，平均辦理時限縮短XX%。二、存在問題1.創(chuàng)新意識不足，工作方法偏傳統(tǒng)，對新政策的運用不夠靈活；2.人員力量薄弱，應(yīng)對復(fù)雜任務(wù)時存在統(tǒng)籌壓力。三、下一年度工作計劃1.探索“互聯(lián)網(wǎng)+”工作模式，開發(fā)線上服務(wù)平臺，提升服務(wù)便捷性；2.加強與兄弟單位交流，借鑒先進經(jīng)驗，優(yōu)化工作流程。特此報告。XX科室X年X月X日（四）函：商洽工作，詢問答復(fù)寫作要點：內(nèi)容聚焦商洽/詢問/答復(fù)事項，語氣平和，格式靈活（可不帶主送機關(guān)，但需明確行文對象）。范例：關(guān)于商洽共建黨員教育實踐基地的函XX紀念館：為深入學(xué)習(xí)貫徹黨的二十大精神，加強黨員黨性教育，我單位擬與貴館共建黨員教育實踐基地，現(xiàn)函商有關(guān)事項：一、合作內(nèi)容1.資源共享：依托貴館紅色資源，開展黨員主題黨日、現(xiàn)場教學(xué)等活動；2.課程開發(fā)：共同開發(fā)黨員教育課程，打造特色教學(xué)品牌；3.交流互鑒：建立人員交流機制，互派骨干學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗。二、合作保障1.我單位負責(zé)組織黨員參與活動，提供宣傳推廣支持；2.貴館負責(zé)提供場地、講解及教學(xué)資料支持。三、商請事項請貴館于[X月X日]前反饋合作意向，如無異議，我單位將派專人對接后續(xù)工作。專此函達，盼復(fù)。XX機關(guān)黨委X年X月X日三、寫作注意事項（一）避免常見錯誤文種誤用：請示與報告混淆（請示需“一文一事+請求批復(fù)”，報告?zhèn)戎亍皡R報情況+無需批復(fù)”）；函與通知誤用（函用于平行機關(guān)商洽，通知用于下行文部署）。格式錯誤：頁碼未居中、落款日期用漢字（應(yīng)為阿拉伯?dāng)?shù)字）、發(fā)文字號排版錯誤（如“XX發(fā)〔2024〕X號”中括號為六角括號）。內(nèi)容冗長：“穿靴戴帽”式開頭（如“在上級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心下……”與主題無關(guān)），事項闡述重復(fù)啰嗦。邏輯混亂：請示理由不充分（如僅說“設(shè)備老舊”，未說明“影響工作的具體表現(xiàn)”），報告結(jié)構(gòu)松散（工作、問題、計劃缺乏關(guān)聯(lián)）。語言不當(dāng)：口語化表述（如“我覺得這樣做更好”），用詞錯誤（如“截止”與“截至”混淆，“制定”與“制訂”誤用）。（二）審核與修改要點1.審核環(huán)節(jié)：自審：作者完成初稿后，檢查內(nèi)容是否緊扣主題、格式是否合規(guī)、語言是否準確；初審：科室/部門負責(zé)人審核，重點把關(guān)工作邏輯、數(shù)據(jù)真實性；復(fù)審：辦公室或分管領(lǐng)導(dǎo)審核，關(guān)注行文方向、政策合規(guī)性。2.修改方法：內(nèi)容增刪：補充缺失的工作細節(jié)（如報告中“培訓(xùn)活動的具體效果”），刪除無關(guān)內(nèi)容（如通知中多余的背景介紹）；結(jié)構(gòu)調(diào)整：優(yōu)化段落順序（如將“問題”前置，突出整改導(dǎo)向），合并重復(fù)內(nèi)容（如通知中相似的工作要求）；語言潤色：替換口語詞（如“搞”→“開展”），修正語